L’ONG humanitaire MÉDECINS du MONDE (MdM) recrute pour ces 04 postes (12 Juin 2024)

Le responsable de la logistique de Damboa travaille sous la supervision du coordinateur de terrain.

Il/Elle soutient le coordonnateur de terrain pour tout le soutien nécessaire dans la fonction de base (bureau et maison d’hôtes), notamment :

• Gestion de flotte
• Assistant de journalisation, supervision des chauffeurs et des gardes,
• Gestion de l’énergie
• Gestion du matériel et des stocks,
• Approvisionnement
• Accompagnement des équipes projet,
• Visite d’activité sur le terrain,
• Reporting logistique mensuel
• Gestion de l’équipe de journalisation.

Tâches et responsabilités

• Responsable de la supervision des services de soutien logistique en collaboration avec le journal/administrateur de la base et le coordonnateur de terrain.
• Assurer la gestion efficace des ressources (flotte, actifs, utilitaires).
• Assurer une bonne planification hebdomadaire des véhicules.
• En collaboration avec les chauffeurs et la voiture, louer des véhicules pour assurer la réparation et l’entretien à temps du véhicule de la flotte.
• Assurer un parfait suivi de la consommation de carburant du parc de véhicules et du parc de groupes électrogènes.
• Lorsque le véhicule circule pour entretien et réparation, il doit retirer la visibilité MDM et la remettre au retour du véhicule au bureau.
• Assurer la réparation et l’entretien à temps du générateur.
• Surveiller la consommation de carburant pour les véhicules et les générateurs.
• Suivre les achats locaux de biens et services pour la Base selon les procédures d’approvisionnement de MdM.
• Évaluer les besoins en véhicules d’une base par rapport aux activités de bureau.
• Assurer la réhabilitation des locaux, de la clinique & contrôle régulier.
• Assurer la participation de la logistique dans la sélection des locaux pour les projets & bureaux.
• Veiller à ce que des moyens de communication soient disponibles pour le travail professionnel (internet, téléphone, etc.).
• En collaboration avec le coordonnateur de terrain et le service logistique, mener les évaluations logistiques sur le terrain chaque fois que nécessaire et fournir le soutien à l’équipe sur le terrain.

Gestion du matériel et des stocks

• En collaboration avec le Coordonnateur Terrain et le service Logistique, anticipation des besoins en équipements pour la base.
• Assurer le bon usage et l’entretien des équipements MDM, (nettoyage, sécurité, protection; maintenance)… chaque équipement supplémentaire doit être verrouillé métallique de manière non sécurisée, étagère métallique verrouillée, le document d’inventaire doit être collé à l’intérieur de la porte des étagères.
• Assurer le suivi du matériel (Inventaires physiques au moins une fois tous les 3 mois, s’assurer que tout le matériel est étiqueté, sinon il doit le référer au responsable informatique).
• Mettre à jour mensuellement la liste des équipements des actifs.
• Veiller à ce que chaque membre du personnel reçoive du matériel en signe de réception du matériel et le tenir à jour. Lorsque le personnel restitue son matériel en fin de contrat, s’assurer après vérification de l’état du matériel que le personnel signe le formulaire de retour de matériel.
• S’assurer que chaque équipement possède un numéro d’identification sinon il faut se référer à son superviseur.
• En cas de panne d’un équipement, assurez-vous que le document suivant est soumis au coordinateur de terrain et au responsable informatique.
• Rapport de panne avec rapport d’incident complet c’est à dire motif de la panne.
• Avec l’appui du responsable informatique, s’assurer de la bonne utilisation du matériel informatique (chaque membre du personnel doit nettoyer son ordinateur portable, ne pas le mettre sous l’eau, à l’ombre, dans la poussière), etc.
• Assurez-vous que chaque membre du personnel dispose du matériel de nettoyage de son ordinateur (petite brosse, mouchoir, spray informatique).
• Assurez-vous que le gardien suit la procédure de tous les combinés VHF en charge tous les jours après le service et suivez la procédure avant de mettre en charge, videz complètement la batterie puis démarrez la recharge.

Réunion de base et rapport

• Participer à des réunions avec le personnel de la base logistique ou rédiger des procès-verbaux pour les réunions du personnel de la base, selon les besoins, en étroite collaboration avec la base de données
• Participer aux réunions logistiques et aux programmes de planification des mouvements une fois par semaine,
• Participer avec le Coordonnateur Terrain et le service Logistique au SITREP mensuel, chaque semaine principale du mois.
• Participer avec le Coordonnateur Terrain et le service Logistique au rapport mensuel Logistique chaque fin de mois (suivi du carburant et de la maintenance des véhicules et des groupes électrogènes, inventaire des équipements, inventaire des actifs, suivi des achats), etc.
• Un rapport de visite sur le terrain doit être rédigé en cas de visite à la clinique et envoyé au coordinateur de terrain de la base et au service logistique.

Gestion d’équipe

• En collaboration avec le Coordonnateur Terrain et le service Logistique, adaptation de l’équipe en fonction de la charge de travail (incluant main d’œuvre journalière et recrutements temporaires).
• Fournir un support technique à l’équipe sur les problèmes logistiques.
• Participer au recrutement si besoin.
• Mener l’entretien d’évaluation pour Log Assistant et les chauffeurs.
• Superviser et soutenir Log Assistant dans ses fonctions et tâches.
• Participer aux actions disciplinaires.
• En collaboration avec le coordinateur de terrain et le service logistique, identifier les besoins de formation et organiser la formation pour eux.
• S’assurer que les règles/directives RH sont suivies dans la gestion de l’équipe de journalisation.

Suivi de sécurité et de contexte

• Informer le Coordonnateur Terrain et le service Logistique de toute évolution du contexte local.
• Signaler au coordinateur de terrain et au service logistique en cas d’incident de sécurité.
• Mise en œuvre des mesures d’urgence, si nécessaire, sous la supervision du coordonnateur de la base sur le terrain et du service logistique.

Autres

•   Éducation : Baccalauréat et plus
• Expérience Professionnelle 2 Ans
• Établir de bonnes relations avec les différents départements pour avoir une mise en œuvre fluide du projet MdM.
• Faire preuve de flexibilité dans l’exercice de ses fonctions pour garantir que les bénéficiaires reçoivent des services de bonne qualité.
• Informez immédiatement le point focal sécurité en cas de problème de sécurité.
• Effectuer d’autres tâches à la demande du coordinateur de terrain et de l’équipe de coordination.
• L’anglais n’a plus de secret pour vous ! Tant mieux, c’est obligatoire pour ce poste.
• Maîtrise d’une ou plusieurs langues nationales/régionales.

MISSION PRINCIPALE :

Le Responsable Logistique est en charge d’encadrer l’équipe logistique pour la gestion d’une base (Bureau/Entrepôt) et de suivre les activités logistiques pour faciliter la partie opérationnelle du projet avec les ressources, procédures et outils définis par MDM. En outre, le responsable de la logistique soutiendra et suivra pleinement les activités logistiques dans la base de Damboa en collaboration avec le responsable de la logistique. Plus précisément et conformément aux priorités et plan d’action sera donné par le Coordonnateur Terrain en étroite collaboration avec le Coordonnateur Logistique.

RELATIONS DE TRAVAIL :

Lien hiérarchique : Coordinateur Terrain Borno

Lien fonctionnel : Coordinateur Logistique

Équipe sous sa supervision directe : Chargé de Logistique, Chargé d’Approvisionnement et Magasinier.

LES RÔLES

Superviser l’équipe d’approvisionnement et soutenir l’approvisionnement de la base et du programme :

• Assurer le suivi de l’approvisionnement de la base et du projet : réception des commandes, sélection des procédures nécessaires, achats, emballage, organisation du transport et de la livraison.
• Établir et mettre à jour les délais d’achat en tenant compte des tableaux d’approvisionnement, des délais d’opération et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales.
• Recevoir, approuver sous la supervision de la coordination et traiter les demandes de devis et les bons de commandes internes.
• Superviser la préparation des documents d’achat et rédiger les contrats en coordination avec l’Adjoint LogCo et LogCo.
• Sélectionnez les fournisseurs et négociez les prix, les délais et les modes de livraison.
• Superviser les achats, en veillant à ce que les règles et procédures d’approbation soient respectées.
• S’assurer que les documents d’achats sont complets et archivés conformément aux procédures MDM.
• Régularisation de tous les dossiers d’achats (signature à avoir, lettre de dérogation, SharePoint…).
• Mise à jour des tarifs et des fichiers fournisseurs.
• Mettre à jour les outils de suivi des achats.

Gestion de flotte de véhicules :

• Négocier les contrats de location de véhicules conformément au cadre existant.
• Soutenir l’équipe de chauffeurs, y compris la planification, conformément aux politiques RH de MDM avec Log Officer.
• Superviser la planification et l’exécution des travaux d’entretien et de réparation sur les politiques des véhicules de mission avec le Log Officer et l’entrepreneur.
• Établir les horaires de déplacement des véhicules avec Log Officer.
• Assurez-vous qu’un kit de dépannage complet soit disponible à bord de tous les véhicules.
• Assurez-vous que les conducteurs sont conscients de leur obligation de respecter les règles et procédures de sécurité MDM.
• Vérifiez que les carnets de bord des véhicules sont en place et sont utilisés correctement.

Gestion des équipements et des actifs :

• Assurez-vous que le marquage des actifs est effectué.
• Assurer les réparations et l’entretien appropriés des équipements et des actifs.
• Organiser la mise au rebut des équipements et actifs obsolètes selon la procédure recommandée.
• Tenue de registres appropriée de tous les équipements et actifs de l’organisation.
• Veiller à ce que le registre des équipements et des actifs soit bien tenu et mis à jour.
• Effectuer le suivi des rapports d’incidents concernant les équipements et les biens endommagés ou perdus.

Gestion d’entrepôt/stocks :

• Assurer la sécurité de l’entrepôt et la sécurité du personnel.
• Vérification ponctuelle de tous les registres de l’entrepôt, c’est-à-dire que les fiches de pile, les grands livres et la base de données sont à jour et précis quotidiennement.
• Assurer la gestion des stocks de réserve/stocks tampons est bien fait.

Gestion de complexes et d’installations (bureaux, maisons d’hôtes et établissements de santé) :

• Assurer la sécurité de notre personnel dans les complexes, c’est-à-dire un environnement de travail sans danger.
• Assurez-vous que les équipements de lutte contre les incendies sont placés à des endroits stratégiques.
• Assurer un accès clair à toutes les zones préoccupantes au sein des complexes.
• Veiller à ce que nous ayons de l’éclairage, de l’eau et d’autres produits de première nécessité partout.
• Effectuer des contrôles aléatoires dans nos enceintes le matin et le soir.

Informatique et communication :

• Assurez-vous qu’il existe un Internet stable et fiable.
• Soutenir et assurer le déploiement et l’utilisation du système de communication VHF.
• S’assurer qu’il y a une bonne gestion des radios VHF, c’est-à-dire réparation, configuration, utilisation, etc.
• Appui à la formation du personnel sur l’utilisation et la communication VHF.

Entretien de la base (bureau, pharmacie, locaux) :

• Assurer la commande régulière de la maison d’hôtes (nourriture, eau, produits d’entretien…).
• Assurer l’entretien de la base (électricité, réparations). Selon les problèmes, réparez-le avec ou sans le propriétaire.
• Améliorer et développer les installations pour la zone de départ de l’expatrié.
• Supporter la sécurité avec l’équipe de gardes.

Gestion des activités de construction :

• Surveillance des activités de construction en cas de besoin.
• Examen du rapport d’avancement des travaux.
• Révision du certificat d’achèvement.
• Examiner les offres, les BoQ, les conceptions et les dessins pour la construction.
• Effectuer un suivi pour garantir que le plan et le BoQ sont strictement suivis.

Sécurité:

• Soutenir le coordonnateur de terrain dans tous les aspects des mesures de sécurité pour la mission.
• Assister aux réunions de sécurité si le coordinateur de terrain le demande.
• Assurer la mise en œuvre des protocoles de sécurité par les chauffeurs et les gardes, ainsi que par le biais des procédures de passation des marchés et de tout autre domaine de travail.

Gestion d’équipe:

• Recruter et suivre les performances de l’équipe logistique grâce à des évaluations régulières et un suivi du plan d’action.
• Fournir un support technique à l’équipe logistique et si nécessaire, des sessions de formation.
• Organiser des réunions régulières, des briefings et des débriefings avec l’équipe logistique.
• Aider le coordinateur de terrain à maintenir de bonnes communications inter-équipes, à générer une bonne dynamique d’équipe et à prendre les mesures appropriées lorsque des problèmes surviennent.

Rapports:

• Le suivi de la demande de mission doit être partagé avec le coordonnateur de terrain et le coordonnateur logistique.
• Rapports sur les stocks/inventaires à partager avec le coordinateur de terrain et le coordinateur logistique.
• Rapports sur l’équipement et les actifs à partager avec le coordonnateur de terrain et le coordonnateur de la logistique.
• Rapports sur la flotte et le générateur à partager avec le coordinateur de terrain et le coordinateur logistique.
• Récit mensuel à partager avec le coordinateur de terrain et le coordinateur logistique.

La liste des missions n’est pas exhaustive et pourra être modifiée en fonction des évolutions et des besoins spécifiques. Le Responsable Logistique basé à Maiduguri devra soutenir la base de Damboa autant que nécessaire et devra visiter la base régulièrement.

CONDITIONS DE TRAVAIL :

Visites régulières de terrain sur les sites d’intervention.

COMPÉTENCES REQUISES :

Formation et expérience

• Baccalauréat dans un cours pertinent / certificat en gestion logistique.
• Au moins 2 ans d’expérience professionnelle en logistique.
• Expérience en gestion de flotte, chaîne d’approvisionnement et stocks.
• Expérience dans les relations avec les fournisseurs et dans le suivi des procédures d’approvisionnement.

Compétences

• Excellentes compétences organisationnelles.
• Capacité à travailler rapidement, sous pression, dans des délais courts.
• Techniques de négociation.
• Flexibilité, réactivité, anticipation et adaptabilité.
• Respectueux et intègre.
• Capable de travailler et de vivre dans un contexte de sécurité spécifique.

Compétences techniques

• Excellente connaissance de l’environnement Windows (word, excel).
• L’anglais est obligatoire (oral et écrit), et la connaissance des langues du pays comme le haoussa serait un atout.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Sous la supervision du Superviseur Médical, le Médecin sera responsable des principales activités suivantes afin d’assurer la qualité des soins dans les cliniques mobiles :

• Fourniture gratuite de consultations de santé curatives
• Admission, suivi médical hebdomadaire et sortie des enfants malnutris du programme OTP
• Collecte, informatisation et analyse des données épidémiologiques hebdomadaires
• Reporting et participation aux différentes réunions

DESCRIPTION DES TÂCHES :

Fourniture gratuite de consultations de santé curatives

• Préparer tous les médicaments, matériels et équipements nécessaires pour les cliniques mobiles et s’assurer que tout est prêt avant de quitter le bureau de MdM
• Suivre les règles médicales de base d’hygiène lors des consultations de santé curatives
• Participer activement aux activités de triage avant de commencer les consultations de santé curatives
• Effectuer des consultations curatives :

Prenez un historique médical approprié, notamment :

• Raison de la consultation
• Durée de la maladie ou des plaintes
• Principaux symptômes
• Antécédents médicaux et traitement.
• Effectuer un examen physique correct :
• Inspection, auscultation, percussion, palpation
• Vérification systématique des signes de gravité
• Diagnostiquer et traiter les maladies selon les protocoles en vigueur (c’est-à-dire les directives cliniques)
• Écrivez les plaintes, signes, symptômes, diagnostics et traitements les plus importants sur le formulaire d’inscription du patient.
• Expliquer le traitement au patient
• Donner une éducation individuelle à la santé liée à la maladie du patient
• Gérer les cas d’urgence selon les protocoles et la réglementation de MdM
• Remplir la fiche d’inscription pour chaque patient, selon le diagnostic de la fiche de surveillance de la morbidité
• Vérifier le statut vaccinal de tous les enfants ciblés par le PEV et orienter les enfants non vaccinés vers le vaccinateur.
• Enquêter sur toute information concernant des événements de santé inhabituels ou des épidémies de maladies, fournie par n’importe quelle source
• Veiller à ce que la confidentialité des patients soit respectée et traiter tous les patients avec respect et dignité

Admission, suivi médical hebdomadaire et sortie des enfants malnutris du programme OTP

• S’assurer que tous les enfants de 6 à 59 mois ont été dépistés (MUAC, H/W et œdèmes)
• Admettre les nouveaux cas dans le programme OTP selon les critères du protocole national de nutrition et administrer un traitement systématique aux cas de MAS
• Assurer le suivi hebdomadaire des cas de MAS et adapter les doses d’ATPE
• Cas de sortie selon les critères du protocole national de nutrition
• Référer les cas compliqués de MAS au centre de stabilisation identifié
• Remplissez le formulaire OTP spécifique

Collecte, informatisation et analyse des données épidémiologiques hebdomadaires

• Effectuer la collecte quotidienne des données concernant les consultations curatives
• Participer à l’informatisation et à l’analyse hebdomadaire des données médicales

Reporting et participation aux différentes réunions

• Préparer un rapport d’activités hebdomadaire à soumettre au chef d’équipe
• Participer de manière proactive aux réunions internes de MdM (médicales, sécurité…)
• Participez à toutes les formations organisées par MDM

AUTRES:

• Donner des suggestions pour améliorer le fonctionnement des cliniques mobiles MDM
• Participer au chargement et déchargement des véhicules et à la mise en place des cliniques mobiles
• Participer à l’inventaire physique hebdomadaire de la pharmacie de la clinique mobile
• Être flexible dans l’exercice de ses fonctions pour garantir que les bénéficiaires reçoivent des services de bonne qualité
• Effectuer d’autres tâches supplémentaires à la demande du chef d’équipe
• Informer immédiatement le point focal sécurité en cas de problème de sécurité sur le terrain

Compétences requises :

• Docteur en médecine ou toute expérience pertinente en santé publique et en gestion de projets
• Expérience significative dans des postes similaires
• Expérience dans la supervision d’établissements de santé
• Expérience dans un projet de renforcement du système de santé
• Expérience en gestion de cycle de programme et suivi budgétaire
• Expérience dans la gestion des épidémies et les interventions d’urgence
• Possibilité d’avoir une vision globale d’un programme (pas seulement sur le plan médical)
• Capacité à analyser un contexte épidémiologique et à proposer des interventions pertinentes
• Capacité à prendre des décisions rapides selon le contexte en coordination avec l’équipe
• Capacité à gérer et motiver une équipe
• Connaissance du contexte de Maiduguri

Compétences personnelles requises :

• Capacité à gérer une équipe et à travailler dans une équipe internationale
• Réactivité, anticipation, adaptabilité, capacité à prendre des initiatives
• Compétences organisationnelles
• Bonnes capacités rédactionnelles et de communication
• Capacité à gérer les priorités
• Esprit d’équipe
• Intérêt pour les droits de l’homme et le droit international humanitaire
• Respectueux des traditions et de la culture locale
• Capacité à travailler et à vivre dans des conditions tendues (climat, contexte culturel, promiscuité, isolement)

AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ : Veuillez noter que MdM ne s’engage ni n’accepte de pots-de-vin en échange d’opportunités d’emploi. Toute tentative d’offrir ou d’accepter des pots-de-vin entraînera la disqualification immédiate du processus de recrutement. »

En raison de la nature de ce rôle, nous examinerons les candidatures de manière continue et le poste pourrait être pourvu et clôturé avant la date de clôture. Les candidatures précoces sont encouragées.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Sous la supervision du logisticien, et en lien technique avec le logisticien de la base, le Chauffeur est en charge de conduire les véhicules MdM selon les procédures MdM, et d’assister l’équipe logistique pour l’entretien du bureau/auberge/entrepôt et le chargement/déchargement. marchandises et matériels dans les wagons.

DESCRIPTION DES TÂCHES :

Sûreté des véhicules de conduite et des passagers et sécurité des matériaux/équipements transportés :

• Suivant la réglementation de conduite MDM
• Adapter son comportement et sa conduite pour assurer la sécurité des passagers, des équipements MDM et du reste des usagers de la route (conducteurs, piétons, etc.).
• Conduisez toujours selon le code de circulation nigérian et en respectant les limites de vitesse
• Portez toujours la ceinture de sécurité pendant la conduite et assurez-vous que tous les passagers font de même
• S’assurer d’avoir un permis de conduire valide et l’avoir toujours prêt pour toute éventuelle inspection
• S’assurer que tous les documents nécessaires sont valides et renouvelés avant la date d’expiration (contrôle routier annuel, enregistrement des conducteurs principaux auprès du loueur, etc.)

Entretien du véhicule

• Vérifier régulièrement le moteur du véhicule, le niveau d’huile, le liquide de freinage, la pression d’air des roues, le liquide du pare-brise, etc.
• Alerter le superviseur direct en cas de problème technique ou de besoin de maintenance
• Organiser ou si possible réaliser toute maintenance nécessaire après validation du supérieur direct
• S’assurer que le véhicule est propre à l’intérieur et à l’extérieur
• S’assurer que tous les équipements et matériels nécessaires sont présents dans le véhicule et en bon état (outils, roue de secours, pont aérien, ceintures, cordes, etc.)
• Remplissage du réservoir de carburant chaque fois que le réservoir est à la moitié de sa capacité

Rester en veille au bureau entre deux mouvements

 Autres tâches/responsabilités :

• Réaliser des petits achats suivant les ordres du logisticien
• Remplir un journal de bord avec les kilomètres et la consommation de carburant qu’il fait
• Soutenir l’équipe pour les tâches manuelles (charger/décharger le véhicule)
• Participer aux réunions de travail internes et informer l’équipe MdM des problèmes de logs
• Signaler tout problème lié à la sécurité au superviseur
• Accompagnement dans l’organisation opérationnelle des sorties terrain
• Maintenir une confidentialité totale pour toutes les informations liées au travail

AUTRES:

• Être flexible dans l’exercice de ses fonctions
• Informer immédiatement le point focal sécurité en cas de problème de sécurité
• Effectuer d’autres tâches supplémentaires à la demande du responsable de la logistique
• Respecter les règles et règlements de MdM, y compris les règles du conducteur

EXIGENCES SCOLAIRES:

• Baccalauréat
• Expérience d’au moins 1 an sur le même poste
• Une bonne connaissance du contexte d’Abuja et de ses environs.

AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ : Veuillez noter que MdM ne s’engage ni n’accepte de pots-de-vin en échange d’opportunités d’emploi. Toute tentative d’offrir ou d’accepter des pots-de-vin entraînera la disqualification immédiate du processus de recrutement. »

En raison de la nature de ce rôle, nous examinerons les candidatures de manière continue et le poste pourrait être pourvu et clôturé avant la date de clôture. Les candidatures précoces sont encouragées.