Médicos del Mundo (Médecins du Monde Espagne) est une organisation humanitaire internationale dont la mission est de fournir des soins médicaux aux populations les plus vulnérables dans le monde entier, y compris en Espagne.
II. Position dans l’organisation
Responsable hiérarchique : Coordinateur Programmes
Liens fonctionnels : Chefs de projet, responsable médical, services supports capitale
Equipe sous sa supervision : Attaché de santé, gardiens, personnel d’entretien
III. Responsabilités
- Objectifs Généraux
- Défendre les principes humanitaires et opérationnels de Médicos del Mundo (MdM-E) ;
- Développer la collaboration et de bonnes relations avec l’équipe cadre du District Sanitaire (DS) de Djibo, les partenaires techniques et financiers du DS de Djibo ;
- Participer à la planification, la réalisation, le suivi et l’évaluation des activités du projet ;
- Gérer la base de Djibo ;
- Aider à formuler les stratégies en cas d’une nouvelle orientation du projet, aider à l’évaluation des besoins en ressources humaines, sécurité, ressources matérielles, formation pour le bon fonctionnement du projet et de la base de Djibo ;
- Rédaction des rapports périodiques de la base (rapport mensuel, trimestriel, analyses etc.) et des réunions d’équipe ;
- Participer à l’organisation d’éventuelles missions exploratoires ;
- Détecter, avec les autres membres de l’équipe, des nouveaux besoins médicaux et en référer au Coordinateur Programmes et au Responsable Médical ;
- Gérer l’ensemble des ressources humaines de la base de Djibo ;
- Privilégier et soutenir l’intégration dans le système de santé de l’ensemble des interventions du projet ;
- Appuyer à la gestion des urgences dans la zone d’intervention et /ou dans une autre région à la demande de la Coordination.
1.2. Responsabilités et activités spécifiques
1.2.1. Superviser la planification, la mise en œuvre, le suivi et la coordination des activités des différents projets développés dans sa zone de responsabilité (DS de Djibo)
– S’assurer de la disponibilité des documents méthodologiques du projet et s’assurer de leur mise à jour au besoin ;
– Assurer la mise en place de la planification opérationnelle des projets ;
– Participer à la planification périodique des interventions en lien avec le budget ;
– Elaborer et soumettre au Coordinateur Programmes et au Responsable Médical les rapports d’activités des projets (hebdomadaire, mensuel) ;
– Participer aux discussions sur la conduite des projets et la définition des objectifs et proposer des solutions lors des réunions d’équipe ;
– Participer au suivi des activités planifiées et/ou exécutées, et au besoin réorienter ces activités en lien avec les Chefs de Projet avec efficacité, afin d’atteindre les objectifs des projets ;
– Assurer la coordination avec les autres intervenants humanitaires au sein de la province.
1.2.2. Assurer le monitoring, la capitalisation, l’archivage et le reporting des projets
– Compiler, vérifier la fiabilité et analyser les données des projets avant transmission à la Coordination Programmes, aux Chefs de Projet et à la Coordination Médicale ;
– Participer aux missions d’évaluation ou d’audit internes et externes des projets ;
– Veiller à la rédaction régulière des rapports d’activité de sa responsabilité ;
-Participer à la rédaction des rapports bailleurs selon les besoins.
1.2.3. Assurer la gestion financière, administrative, RH et logistique de la base selon les procédures MdM-E
– Gestion de la comptabilité : s’assurer de la mise en place et appliquer les procédures de payements, ainsi que les bonnes procédures d’enregistrement comptable, envoyer le pack de comptabilité mensuel à la Coordination Financière, contrôler les pièces comptables et l’inventaire de caisse ;
– Gestion de la trésorerie : élaborer le prévisionnel de trésorerie de la base et de la sécurisation des fonds ;
– Gestion budgétaire : participer à la mise à jour mensuelle et trimestrielle des suivis budgétaires en préparant les prévisionnels et faire l’analyse du budget réalisé pour sa base ;
– Gestion administrative : appliquer les procédures administratives, financières et de RH de la base, élabore et s’assure du suivi et du payement des contrats de sa base, assure l’archivage physique et informatique des documents administratifs de sa base, s’assure de la sauvegarde des données administratives de sa base ;
– Gestion RH : s’assurer de la bonne mise en œuvre des procédures RH de MdM-E pour la zone de Djibo, notamment en matière de contrats, de planification et suivi des congés divers ; participer au recrutement du personnel de sa zone de couverture selon les procédures internes, en lien avec le Coordinateur Programmes et l’Administration RH ; évaluer les performances du personnel placé sous sa responsabilité conformément aux échéances prédéfinies ; animer et motiver l’équipe au quotidien ; veiller à ce que le personnel de la base de Djibo prenne connaissance des règles internes de la mission et de l’éthique humanitaire ; organiser des réunions périodiques avec le personnel placé sous sa responsabilité ;
– Gestion logistique : gérer les approvisionnements et achats, les stocks et le parc d’équipements, et plus spécifiquement, assure les achats pour sa base selon les procédures MdM-E, assurer l’approvisionnement d’intrants et d’équipements selon le.s projets en place, mais aussi sa gestion au niveau de MdM-E, assurer en lien avec le responsable sécurité aux déplacement de ses équipes ;
1.2.4. Analyser le contexte et gérer la sécurité de la base
– Encourager et participer à la collecte des informations et à l’analyse du contexte socio-économique, sanitaire, politique et sécuritaire ;
– Suivre la bonne application des procédures et règles de sécurité ;
– Veiller à la sécurité de tout le personnel et des biens de la base ;
– Représenter MdM-E pour les questions sécuritaires dans sa zone ;
– Se coordonner avec les autres acteurs humanitaires en termes sécuritaires ;
– Veiller aux briefing sécuritaires d’arrivée et à la formation/sensibilisation sécuritaire de son équipe ;
– Gérer les incidents sécuritaires concernant son équipe et les biens sous la responsabilité de la base.
Candidature
IV. Profil du candidat
Formation : Diplôme universitaire « bac + 3 ou 4 » en finance-comptabilité, ou logistique exigée. Certificat de formation Bioforce apprécié.
Expérience professionnelle et compétences :
- Expérience professionnelle d’au moins deux (02) ans dans un poste similaire exigée ;
- Expérience de travail au sein d’une ONG internationale humanitaire exigée ;
- Expérience avérée en administration, finance et logistique exigée ;
- Expérience dans la région du Sahel appréciée ;
- Expérience de projets de santé /nutrition au Burkina Faso appréciée ;
- Expérience avec le partenaire financier UNICEF appréciée ;
- Maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power Point, Internet)
Qualité :
- Aptitudes managériales indispensables ;
- Capacité de communication, esprit d’équipe ;
- Capacités à travailler en situation de stress ;
- Sens de l’organisation et gestion des priorités ;
- Honnêteté, intégrité, adaptation ;
- Sens des responsabilités ;
- Maitrise des langues locales appréciée.
V. Conditions
- Rémunération: Conformément à la grille salariale de MdM-Espagne Burkina-Faso selon profil et expérience ;
- Type de contrat : CDD de droit local ;
- Début souhaité: 1er septembre 2024 ;
- Durée : jusqu’au 31 mars 2025;
- Bases: Djibo (région Sahel).
VI. Postuler à cette offre
Merci de postuler en envoyant votre candidature (maximum 2Mo) avec votre CV, une lettre de motivation, et les références de vos N+1 de vos 3 derniers postes
au plus tard le 21 juillet 2024, par email : [email protected],
en précisant « Candidature – Responsable de Base Djibo » dans l’objet de l’email.
