L’ONG humanitaire Médecins du Monde (MdM) recrute pour ces 03 postes (11 Octobre 2023)

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Objectif 1 : Gestion du matériel et des stocks

• En collaboration avec le Base Log/Admin, anticipation des besoins en équipements pour la base.
• Assurer le bon usage et l’entretien des équipements MDM (nettoyage, sécurité, protection; maintenance) avec des inventaires appropriés.
• Tenir un inventaire approprié des stocks, le cas échéant, et en rendre compte régulièrement.
• Assurer le suivi des équipements, l’étiquetage et mettre à jour mensuellement la liste des équipements des actifs ;
• S’assurer que chaque équipement possède un numéro d’identification sinon doit se référer à son superviseur,
• Assurer la bonne utilisation et manipulation des radios VHF par tous les utilisateurs.

2 :  Assurer la chaîne d’approvisionnement logistique, examiner et préparer toute la documentation

• Fournir un soutien dans les études et analyses de marché périodiques ;
• Assurer le meilleur rapport qualité-prix en examinant les prix et la qualité disponibles, la validité des devis et les délais ;
• Vérifier les références et l’existence des nouveaux fournisseurs et effectuer les due diligences ;
• Examiner et confirmer toutes les demandes de mission (MR) avant de les traiter, s’assurer que MR comprend toutes les spécifications et pièces justificatives requises ;
• Mettre à jour et partager le Suivi des Achats (PFU) consolidé sur une base hebdomadaire,
• Suivre le processus d’importation et de dédouanement des expéditions internationales
• Soutenir l’agent de liaison avec la capitale dans le traitement rapide des paiements de visa d’expatrié et de vol.
• Préparer la demande de devis (RFQ), préparer la grille d’évaluation (EG) et obtenir l’approbation selon les procédures standards de MdM ;
• Préparer le contrat d’achat ou le bon de commande (PO) du fournisseur et coordonner les fournisseurs lors de la livraison des biens et services spécifiques à la mission.
• Participer aux processus d’appel d’offres et prendre des procès-verbaux ;
• Soutenir le LogCo dans le suivi de l’archivage des documents d’approvisionnement SharePoint et fournir un rapport sur les lacunes chaque trimestre (mars, juin, septembre, décembre);
• Mettre à jour le catalogue de prix avec les nouveaux prix d’achat et/ou fournisseurs ou au moins tous les deux mois ;
• Maintenir une base de données de fournisseurs à jour pour la mission ;

3 :     Négocier les accords-cadres et les contrats avec les fournisseurs

• Soutenir l’agent de liaison avec la capitale dans la recherche de services (hébergement hôtelier, services de réparation et d’entretien)
• Soutenir le responsable des TIC dans l’achat de matériel lié aux TIC
• Préparer les dossiers de passation des marchés pour les accords-cadres et les contrats et mettre à jour les outils de suivi pertinents (Suivi des acquisitions et Suivi des contrats) ;
• Assurer la liaison avec les entrepreneurs/fournisseurs pour assurer le respect du contrat, y compris la réunion initiale ;
• Recueillir et préparer toutes pièces justificatives liées à la mise en œuvre ou à la modification du contrat ;
• Communiquer au supérieur hiérarchique tout écart par rapport au contrat initial.
• S’assurer que tous les documents requis conformément au contrat sont fournis par les deux parties ;
• Recueillir et examiner tous les documents de livraison ;
• Préparer la transaction de paiement selon les conditions de livraison et de paiement du contrat.

4 : Gestion des installations

• Assurer la réparation et l’entretien à temps du générateur
• Surveiller la consommation de carburant des véhicules et du générateur
• Suivre les achats locaux de biens et services pour la Base selon les procédures de passation des marchés de MdM
• Évaluer les besoins en véhicules pour une base en relation avec les activités de projet et de bureau
• Assurer la réhabilitation des locaux & contrôle régulier.
• Assurer la participation de la logistique dans la sélection des locaux pour projets & bureaux
• En collaboration avec le responsable TIC, S’assurer que les moyens de communication sont disponibles pour le travail professionnel (internet, téléphone etc.)
• En collaboration avec le Base Log/Admin, effectuer les évaluations logistiques sur le terrain chaque fois que nécessaire et fournir le soutien à l’équipe sur le terrain.

 5 : Gestion de la flotte

• Responsable de la supervision des services de soutien logistique en collaboration avec le Base Log/Admin pour toutes les bases.
• Assurer la gestion efficace des ressources (flotte, actifs, utilitaires)
• Assurer la bonne planification hebdomadaire des véhicules
• En collaboration avec les chauffeurs et la voiture, louer un véhicule pour assurer la réparation et l’entretien à temps du véhicule de la flotte.

6 : Réunion de base et rapport

• Participer à des réunions avec le personnel de la base logistique ou rédiger des procès-verbaux pour les réunions du personnel de la base, selon les besoins, en étroite collaboration avec la base de données
• Participer aux réunions logistiques et aux programmes de planification des mouvements une fois par semaine,
• Participer avec la Base Log/Admin au SITREP mensuel, chaque semaine du mois
• Participer avec le Base Log/Admin au rapport mensuel Logistique chaque fin de mois (suivi du carburant et de la maintenance des véhicules et des groupes électrogènes, inventaire des équipements des actifs, inventaire des aucun actif, suivi des achats) etc.
• Le rapport de visite sur le terrain doit être rédigé en cas de visite à la clinique et envoyé au journal/administrateur de la base.
• Rassembler et analyser les rapports de toutes les bases et faire rapport au coordinateur logistique
• Partagez mensuellement les suivis consolidés des contrats et des achats avec le coordinateur logistique.

Responsabilités supplémentaires

• Cette description de poste n’est pas censée être exhaustive et l’employé effectuera également d’autres tâches connexes selon les besoins et sera responsable du rapport et de la communication des progrès et de la réalisation de la tâche spécifique assignée.
• Le responsable de la logistique doit être flexible et adaptable en ce qui concerne la mise en œuvre du travail/des activités quotidiennes.
• Le responsable de la logistique doit s’acquitter de toutes les tâches de manière professionnelle conformément au règlement/code de conduite du personnel de mission de MdM Nigeria et à la charte humanitaire ;

Relations Internes & Externes

Interne

• Coordinateur Logistique : Relation hiérarchique : approche intégrée – Coordination – partage d’informations – Support technique – échange d’informations et collaboration sur les questions d’approvisionnement
• Chargé d’approvisionnement : échange d’informations et collaboration sur les questions d’approvisionnement.
• Coordonnateur financier/administrateur de base : échange d’informations et collaboration sur les questions d’approvisionnement
• Chargé de liaison avec la capitale : échange d’informations et collaboration sur les questions d’approvisionnement et de transport
• Autres (Programme) : échange d’informations et coordination validation des achats par la signature des documents de logistique et de flux d’approvisionnement.

Externe

• Prestataires de services & Vendeurs : relation de travail, échange d’informations, coordination,
• Représentants locaux des organisations humanitaires internationales : échange d’informations

EXIGENCES DU POSTE

QUALIFICATIONS

• Un diplôme national supérieur ou un baccalauréat en administration des affaires OU en logistique OU en achats et approvisionnements.
• Certification en CIPS, Approvisionnement ou Logistique souhaitable.

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE

ESSENTIEL

• Au moins 3 ans d’expérience approfondie dans la gestion et la coordination des capacités d’approvisionnement et/ou de logistique, de préférence dans le domaine humanitaire ou du développement.
• Haut niveau d’intégrité et de transparence.
• Solides compétences organisationnelles combinées à la capacité de coordonner un large éventail de personnes et de responsabilités.
• Capacité à organiser et à prioriser la charge de travail, en faisant preuve d’initiative le cas échéant et en faisant preuve d’un bon jugement.
• Posséder de solides compétences analytiques, de communication, interpersonnelles et de négociation.
• Compétences multitâches efficaces avec capacité à coordonner et à bien gérer la pression et le stress.
• Flexible, capable de vivre et de travailler dans un environnement stressant et peu sûr.

PRÉFÉRÉ

• Une expérience antérieure de travail pour des ONG est un atout, en particulier des ONG internationales et/ou liées à la santé.
• Maîtrise d’une ou plusieurs langues nationales/régionales, un atout