L’International Rescue Committee (IRC) intervient face aux pires crises humanitaires au monde, en aidant à rétablir la santé, la sécurité, l’éducation, le bien-être économique et l’électricité des personnes dévastées par les conflits et les catastrophes.
POSTE 1 : Manager des Archives – Niger
Le Manager des Archives est chargé de superviser, organiser et maintenir les systèmes de gestion documentaire de l’International Rescue Committee (IRC) au Niger, en garantissant leur conformité aux lois locales, aux politiques et procédures de l’IRC, ainsi qu’aux exigences des donateurs et engagements contractuels. Il/elle est responsable de la gestion des archives physiques et numériques, de la formation des équipes à la gestion documentaire, et du respect des normes établies en matière de conservation, d’accès et de confidentialité des documents.
Sous la supervision du Directeur Adjoint des Finances (DDF), le Manager des Archives travaille en étroite collaboration avec les équipes financières, supply chain, administratives et des programmes pour assurer une gestion efficace et conforme des dossiers et archives dans le box.
PRINCIPALES RESPONSABILITES
Gestion des archives :
- Superviser la mise en place et la maintenance des systèmes d’archivage physique et numérique ;
- Veiller à l’organisation, au classement et à la conservation des documents selon les politiques de l’IRC et les lois locales ;
- Assurer la sauvegarde et la sécurité des documents sensibles et confidentiels ;
Conformité et contrôle :
- Garantir la conformité des pratiques de gestion documentaire avec les exigences des donateurs et les réglementations locales ;
- Effectuer des contrôles réguliers pour s’assurer de l’exactitude et de l’intégrité des archives.
Formation et sensibilisation :
- Former le personnel sur les politiques et procédures de gestion documentaire ;
- Sensibiliser les équipes à l’importance de la gestion des archives dans le respect des obligations contractuelles et réglementaires.
Soutien aux audits :
- Faciliter l’accès aux documents nécessaires pour les audits internes et externes ;
- Assurer une traçabilité claire des dossiers et des processus archivés.
Numérisation et digitalisation :
Collaborer avec les équipes IT pour développer et maintenir des solutions numériques d’archivage ;
Assurer le scannage des documents pour les sauvegarder en format numérique ;
Mettre en place un système de gestion électronique des documents (GED).
Organisation et classement des documents :
- Mettre en place un système de classement adapté ;
- Identifier les documents à conserver et ceux à éliminer selon les normes de conservation.
Conservation des archives :
- Veiller à la bonne conservation physique des documents ;
- Utiliser des outils numériques pour conserver et sécuriser les documents électroniques.
Accès aux archives :
- Faciliter l’accès aux archives pour les employés ou les partenaires autorisés ;
- Maintenir un registre des consultations pour garantir la sécurité des documents.
Gestion du cycle de vie des documents :
- Identifier les documents à archiver définitivement, ceux à détruire ou à transférer vers d’autres entités (en cas de partenariat ou de fin de projet).
Profil
- Licence ou maîtrise en comptabilité, administration, commerce ou études commerciales ;
- Expérience avérée dans la gestion des archives physiques et numériques, idéalement dans un environnement humanitaire ;
- Une expérience de travail dans un système de gestion archivage en ligne (par exemple Box, Dropbox, Google Drive) serait un atout ;
- Une expérience de travail avec la comptabilité informatisée est requise, la comptabilité INTEGRA System est préférable ;
- Capable de travailler avec une supervision limitée, être flexible et à l’aise dans une force de travail multiculturelle ;
- Excellentes compétences interpersonnelles, organisationnelles et de gestion du temps avec la capacité d’organiser les tâches simultanément et de prioriser le travail ;
- Maîtrise avancée de Microsoft Windows, Word, Excel, Access et Microsoft Outlook ;
- Doit être minutieux ;
- Solides compétences en communication orale et écrite ;
- Honnête, fiable et digne de confiance ;
- Capacité à travailler sous pression ;
- Capacité à maintenir le plus haut degré de discrétion et de confidentialité ;
- Volonté d’adhérer et d’appliquer les règles de l’IRC ;
- Doit être capable de gérer efficacement une charge de travail importante.
Spécialiste en éducation et développement de la petite enfance (ECDE) – RDC
