Fondé en 1933, l’International Rescue Committee (IRC) a pour mission d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisées par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main.
Intitulé du poste 1 : Responsable des subventions
Secteur : Bourses
Catégorie d’emploi : CDD
Type d’emploi : Temps plein
Ouvert aux expatriés : Oui
Localisation : Bamako, Mali
Modalités de travail : En personne
Description de l’emploi
L’IRC a ouvert son programme national au Mali en 2012. Nos programmes vont de l’assistance humanitaire aux activités de relèvement précoce, en mettant l’accent sur la protection de l’enfance, l’éducation, le bien-être économique, la nutrition, la santé, l’eau et l’assainissement et la gouvernance. Nous travaillons dans le nord, le centre et le sud du Mali. Les conflits et la sécheresse ont provoqué le déplacement de centaines de milliers de personnes au Mali et dans les pays voisins. La situation sécuritaire dans le nord reste fragile. Néanmoins, les besoins des personnes déplacées à l’intérieur du pays et des communautés d’accueil touchées par le conflit restent pressants, et la question de l’accès humanitaire est un processus en cours.
Aperçu du poste
Basé au Mali, le responsable des subventions fournira un soutien à la gestion des subventions et à l’établissement de rapports sur l’ensemble du portefeuille du Mali. Le responsable des subventions travaillera en étroite collaboration avec le personnel du programme, des finances de suivi et d’évaluation, des opérations et de l’équipe de direction (SMT) pour assurer une gestion de qualité des fonctions avant et après l’attribution des subventions. Le responsable des subventions soutiendra la conformité des donateurs, la production de rapports en temps opportun, le classement des documents de projet et la visibilité interne/externe. Le titulaire du poste contribuera au renforcement des capacités d’un assistant aux subventions et travaillera en étroite collaboration avec le responsable des partenariats et le responsable de la communication. Le coordinateur des subventions supervisera le responsable des subventions.
Ce poste est géré par le coordinateur des subventions et est basé à Bamako, avec des déplacements fréquents sur le terrain.
Principales responsabilités :
Rapports des donateurs
• En coordination avec le coordonnateur des subventions, l’adjoint aux subventions et le gestionnaire des subventions, établir les échéanciers des rapports narratifs et financiers ainsi que des annexes. Assurer leur distribution et leur suivi auprès de tous les membres de l’équipe impliqués dans le processus de rédaction et de révision.
• Coordonner la rédaction des rapports narratifs donateurs, y compris les annexes. Assurer une relecture complète et de qualité, respectant le schéma interne de validation et de communication de la mission, ainsi que les délais imposés par le siège et les donateurs.
• Signaler tout problème de non-conformité ou de sous-performance significative détecté lors de l’examen des rapports au coordonnateur des subventions.
• Avec le soutien du coordonnateur des subventions, coordonner l’élaboration de rapports narratifs de haute qualité et des annexes connexes avec les équipes concernées. Agir à titre de rédacteur principal si nécessaire.
• Gérer tous les délais de rapport, coordonner et consolider les rapports pour garantir que les documents sont de la plus haute qualité et conformes aux exigences des donateurs.
Suivi des subventions
• Assurer un suivi efficace des subventions en cours grâce à des mises à jour régulières des outils de suivi standards et internes (OTIS et outil de suivi des subventions). Diffuser ces informations à tous les collègues concernés.
• Superviser et soutenir les outils de gestion des subventions/projets tels que FM01, BvA, PCM et OTIS pour assurer un suivi précis des opportunités, des rapports et des ajustements programmatiques tout au long du cycle de vie du projet.
• En collaboration avec le coordonnateur des subventions et le gestionnaire des subventions, maintenir à jour les flux de travail et les archives des opportunités OTIS.
• Fournir des conseils techniques sur les réglementations de l’IRC et des donateurs afin de garantir la conformité dans tout l’IRC Mali. Identifier et résoudre les problèmes de manière proactive.
Réunions du cycle de projet
• Soutenir l’équipe des subventions dans l’organisation des réunions de gestion du cycle de projet (PCM) en préparant les documents nécessaires et en assurant la logistique.
• Contribuer de manière proactive aux réunions du cycle de projet en collaboration avec les chefs de projet concernés. Assurer une mise en œuvre de qualité et dans les délais du projet.
• Promouvoir l’utilisation des outils PCM au sein de la mission. Assurer la formation continue des équipes support et programme à l’utilisation des outils de gestion PCM en collaboration avec l’équipe Grants.
Orientations quotidiennes du personnel sur les questions de responsabilité
• Guider le personnel du programme et des opérations sur les questions de responsabilité en répondant à leurs questions quotidiennes liées aux règles des donateurs.
• Renforcer les capacités des équipes sur les exigences et les attentes des donateurs, selon les besoins, par le biais de sessions de formation et de mentorat individuel.
• En collaboration avec le coordinateur des subventions, organiser des sessions de formation pour le personnel de l’IRC Mali sur les rapports et les exigences des donateurs.
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe des subventions et des partenariats pour assurer une compréhension commune des exigences en matière de responsabilisation.
Conformité
• Maintenir une connaissance complète et à jour des directives des donateurs liées au portefeuille du Mali, y compris, mais sans s’y limiter : BHA, ECHO, SDC, SIDA, DG INTPA.
• En collaboration avec le coordonnateur des subventions, assurer la formation du personnel de l’IRC sur la conformité et les exigences spécifiques aux donateurs.
• Assurer le signalement immédiat des problèmes de conformité suspectés par le biais de mécanismes de signalement appropriés.
• Agir en tant que point focal pour les collègues du siège responsables de l’administration et de la conformité des subventions, y compris la gestion des soumissions sur le système de suivi de gestion des opportunités en ligne de l’IRC (OTIS).
Collecte de fonds
• Soutenir la planification, la rédaction et la révision des propositions de projets pour garantir qu’elles répondent aux exigences des donateurs et aux besoins du terrain.
• Contribuer à l’élaboration de la stratégie de mobilisation des ressources et identifier de nouvelles opportunités de financement en collaboration avec l’équipe de direction et les services concernés.
Partenariats
• Soutenir l’équipe Partenariats dans la conduite des processus de diligence raisonnable pour les partenaires en collectant et en analysant les informations nécessaires.
• Faciliter la coordination avec les partenaires locaux et internationaux, en veillant à ce que les objectifs du partenariat soient alignés sur les stratégies de l’IRC.
• Aider l’équipe Partenariats à gérer les relations avec les partenaires, y compris la préparation et le suivi des accords de partenariat.
• Assurer la conformité des partenaires avec les exigences des donateurs et de l’IRC en fournissant des conseils et une formation selon les besoins.
• Participer aux évaluations de performance des partenaires et proposer des améliorations pour renforcer les capacités des partenaires.
Gestion de l’information
• Agir en tant que gardien de la documentation des connaissances institutionnelles et des activités du programme en coordination avec les superviseurs et les coordonnateurs de secteur concernés.
• Tenir à jour des dossiers électroniques complets pour les programmes. Veiller à ce que les collègues de l’IRC aient accès aux fichiers et aux informations pertinents en facilitant l’organisation et l’accès aux documents nécessaires.
Communication et visibilité
• Soutenir le coordonnateur des subventions dans la représentation de l’IRC au Mali en préparant des fiches d’information, des résumés de projets ou tout autre document demandé.
• Aider le coordonnateur des subventions et le chargé de communication à améliorer la visibilité de l’IRC au Mali en soutenant la mise en œuvre d’activités de communication externe, telles que des communiqués de presse, des rapports annuels et des campagnes de sensibilisation.
Relations avec les donateurs et communication
• En consultation avec le coordonnateur des subventions, assurer la liaison avec les donateurs et les donateurs potentiels, ainsi qu’avec d’autres partenaires opérationnels. Participer aux réunions et représenter l’IRC et ses intérêts en entretenant des relations positives et constructives.
• En coordination avec les collègues concernés, répondre aux demandes d’informations des donateurs sur la conformité et répondre aux questions de conformité des donateurs si nécessaire.
• Assurez-vous que le personnel concerné est informé de toutes les communications avec les donateurs, des changements réglementaires et des réunions ou événements.
• Soutenir l’élaboration de mises à jour et de communications du programme en vue d’une diffusion externe. Participer à la préparation de bulletins d’information, de rapports d’étape et de supports de communication destinés aux donateurs.
• Faciliter et participer aux visites et/ou réunions des donateurs en préparant les ordres du jour, les présentations et en coordonnant les aspects logistiques.
Exigences de l’emploi:
• Baccalauréat ou équivalent en affaires internationales, en développement, en économie politique internationale ou dans une autre matière pertinente
• 2 à 3 ans en gestion de subventions et en développement/conception de propositions/d’affaires.
• Connaissance des réglementations de conformité des donateurs (BHA, USAID, ECHO, DG INTPA, etc.)
• Expérience avérée et réussie dans l’élaboration de projets et de rapports aux donateurs.
• Bon communicateur avec de solides compétences en matière d’organisation, de gestion du temps et d’analyse
• Maîtrise de l’anglais, parlé et écrit.
• Solides compétences en rédaction et en édition avec une grande attention aux détails.
• A démontré une attention aux détails et la capacité de suivre les procédures, de faire preuve d’initiative, de respecter les délais et de travailler de manière autonome et en coopération avec les membres de l’équipe.
• Flexibilité pour s’adapter aux exigences et aux circonstances changeantes.
• Capacité à jongler avec des priorités concurrentes, à respecter des délais et à travailler sous pression dans un environnement précaire.
• Aptitude à s’adapter à un contexte différent en matière de sécurité, de culture, de climat ou de santé.
• Volonté de voyager
• Engagement envers les droits des femmes et la vision, la mission et les valeurs de l’IRC, y compris la sensibilité aux contextes culturels.
Environnement de travail
Le Grants Manager sera basé à Bamako (niveau de sécurité 3 : orange), avec un environnement de travail standard (bonne connexion internet, climatisation, etc.). Le Grants Manager vivra dans une maison individuelle à Bamako. Il s’agit d’un poste non accompagné.
Intitulé du poste 2 : FINANCE OFFICER / LE RECRUTEMENT EST LOCAL A UVIRA-RDC
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