L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés contraints de fuir la guerre ou une catastrophe. À l’œuvre aujourd’hui dans plus de 40 pays, nous redonnons sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées et qui luttent pour survivre. L’IRC ouvre la voie du mal au foyer.
Titre du poste : Responsable de la chaîne d’approvisionnement
Lieu : Fillingue, Niger
Description de l’emploi
Objectif 1: Assurer la conformité des politiques et procédures d’approvisionnement de l’IRC dans tout le circuit d’achat au niveau de la base de Tillabéri.
- Assurer le respect des politiques et procédures sur toute la chaîne d’approvisionnement afin de s’assurer qu’elles sont conformes vis-à-vis aux SoP et aux règles du donateur.
- Faire tous les Contrôles diligentés (références des fournisseurs, visites sur les sites, données historiques, conformité avec ATC) pour les Fournisseurs autorisés et les Fournisseurs contractés pour la mission IRC Niger
- Maîtriser et appliquer les différents SoP en matière d’achats et encadrer l’équipe achats et des autres départements sur ces questions.
- Informer rapidement le Coordinateur Terrain ou le Supply Chain Coordinator ou le DDO de tout sujet de préoccupation lié à des violations potentielles ou soupçonnées des politiques et procédures ainsi qu’en cas de signaux d’alerte de fraude.
Objectif 2 : Assurer une gestion efficace et optimale des achats au niveau de la base de Tillabéri
- Supervision du processus des achats exécutés à Tillabéri
- Analyses des offres (Bids analysis) en vue d’identifier la source optimale d’achat pour tous les achats effectués par Tillabéri.
- Préparation et suivi des dossiers d’appel d’offre pour les demandes d’achat qui en requièrent.
- Conduire les processus d’élaboration des MPA/MSA
- La création et la gestion d’une liste des fournisseurs autorisés et contractés au moyen des processus de présélection et sélection de l’IRC.
- Mise en place et tenue à jour d’une liste des prix estimatifs au niveau de la base de Tillabéri.
- Maintient à jour de classeur de chaque fournisseur et la documentation du « Contrôle de diligence ».
- Maintien de relation et suivi continu avec OREIN des canevas de demande d’exonération.
- Supervision de la mise à jour du registre de toutes les exonérations obtenues.
- Assurer la bonne tenue des archives électroniques sur Box
- Partage hebdo, bimensuel et mensuel du PRTS avec une analyse des situations et des recommandations/actions.
- Partage mensuel du rapport de suivi du plan d’achat en ressortant les niveaux d’exécution et les actions attendues.
- Maintenir une communication continue avec les demandeurs d’achat sur les différentes étapes de l’évolution de leurs demandes.
Objectif 3 : Assurer le renforcement de capacités périodiques et continus des staffs et des fournisseurs sur la question des achats.
- Identification des besoins en formations des staffs programmes et Supply chain sur la base des demandes, des insuffisances constatées et des changements des procédures en vue de préparer un plan de formation en matière de procurement
- Organisation des formations périodiques sur les politiques, les outils et les procédures Supply Chain à l’endroit des staffs programme et Supply Chain sur la base des besoins identifiés et selon le plan.
- Organisation des rencontres formatives annuelles des fournisseurs IRC sur les politiques, procédures des achats de l’organisation.
Objectif 4 : Gestion des activités de maintenance des locaux (Geusts house, bureau, maisons).
- Superviser l’assistant Supply chain chargé des achats des biens et services pour les locaux (bureau, Guest House, maison.)
- S’assurer que toutes les demandes des biens et services en liens avec les locaux de IRC Fillingué sont traités dans le délai. Tenir à jour un tracker analysant cette situation.
- Mettre en place des conventions avec les prestataires fiables (froid, électricité, plomberie, menuiserie…) pour une optimisation des travaux dans les locaux
Objectif 5 : Supporter le Coordinateur Terrain et les autres staffs de la logistique dans les autres fonctions de la Supply chain.
Gestion de stock et Asset
- Suivi du plan de tenue des Stock check 20% et participe à l’analyse des données de ce contrôle
- Appui le Warehouse & Asset Assistant dans le maintien de la cohérence des données du registre national Asset (prenant en compte les registre de Niamey et des bureaux terrains).
Gestion du transport
- Compilation, analyse et interprétation des maintenances tracker des différents bureaux afin d’assurer un meilleur suivi des maintenances et de la gestion des pièces de rechanges.
- Tenue d’une base de données nationale des véhicules, motos et générateurs (T1, âges, état.)
Rapport
- Assurer les premières vérifications des rapports mensuels pays avant de transmettre au Supply chain Coordinator pour l’analyse et le SCMR.
- Mise à jour mensuelle des plans d’achat avec les données des achats exécutés à Tillabéri et sur les bureaux terrains
Livrables escomptés :
- Les différents Rapports mensuels réguliers à temps
- Un système d’archivage physique et électronique accessible et clair tenu à jour.
- Gestions des achats dans le délai.
- Des formations conduites à l’endroit des programmes et des autres départements sur la question des achats
Qualifications
Une grande capacité en communication administrative et opérationnelles
Un minimum de BAC+3 dans un domaine pertinent relatif à la description du poste.
Jouir d’une expérience d’au moins 3 ans en gestion de la chaîne d’approvisionnement (achats, transport, gestion de stock, gestion des équipements) dans des grandes organisations. Expériences des grandes ONGs internationales est un atout.
Bonne connaissance des législations fiscales du Niger (TVA, BIC, Exonération…)
Compétences informatiques, notamment en ce qui concerne les Word, Excel, PowerPoint et une grande maitrise de l’internet.
Etre disponible pour toute éventualité.
Être proactif pour s’adapter aux changements pouvant advenir rapidement dans un contexte complexe de sécurité.
Parfaite intégrité personnelle.
Attention au détail.
Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples.
Esprit d’équipe et aptitudes en résolution de problèmes.
Bonne connaissance des législations du Niger en matière de commerce
Lire aussi : TOTALENERGIES recrute pour ce poste (28 Novembre 2023)
