INTERSOS est une ONG humanitaire indépendante qui vient en aide aux victimes de catastrophes naturelles, de conflits armés et d’exclusion. Ses activités sont fondées sur les principes de solidarité, de justice, de dignité humaine, d’égalité des droits et des chances, de respect de la diversité et de coexistence, en accordant une attention particulière aux personnes les plus vulnérables.
Objectif général du poste
Le coordinateur des opérations est responsable de la stratégie opérationnelle globale au niveau national.
Il/elle est également responsable de l’élaboration des politiques, des processus et des normes nationaux dans le domaine de responsabilité respectif. Il/elle permettra et supervisera le suivi et l’évaluation des opérations à travers le pays et enfin contribuera au développement du portefeuille et assurera la représentation interne et externe. In fine, il/elle participera activement à la prise de décision stratégique et de haut niveau, en étroite collaboration avec le Directeur Pays et le Gestionnaire de Programme.
Principales responsabilités et tâches
Stratégie et vision
- Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour de la stratégie pays avec le Coordinateur et le Représentant du Programme Pays, dans le cadre du plan stratégique global, des valeurs et des principes d’INTERSOS.
- Travailler avec l’équipe régionale de référents techniques opérationnels pour partager des idées et des recommandations, soutenir et mettre en œuvre l’amélioration continue des processus et procédures afin d’optimiser les résultats, et améliorer la qualité de livraison conformément aux normes de qualité.
- Déterminer et fixer des objectifs en ligne avec la mission et les buts et objectifs stratégiques du bureau régional pour les équipes de soutien des finances, des ressources humaines et de la logistique et des achats.
- S’assurer que des stratégies et des processus opérationnels sont en place pour répondre aux exigences et aux besoins opérationnels.
- Appuyer la mise en œuvre du programme en coordonnant la capacité opérationnelle de la mission.
- En collaboration avec les coordonnateurs techniques régionaux des directions opérationnelles, mettre en œuvre des processus de gestion opérationnelle en lien avec la vision stratégique de la mission basée sur les meilleures pratiques pour soutenir et améliorer la performance organisationnelle.
- S’assurer que les processus et les politiques opérationnels répondent aux besoins du programme et sont conformes aux politiques organisationnelles.
Départements d’assistance
- S’assurer que le service des finances dispose d’une planification financière appropriée pour la structure de la mission et que des systèmes de contrôle sont en place et respectés, et assumer l’entière responsabilité de la gestion financière.
- Rendre compte au coordonnateur et au représentant du programme-pays de toutes les opérations de la mission. Surveiller et évaluer les performances opérationnelles et financières par rapport aux plans et aux budgets, prendre des mesures correctives si nécessaire et informer le coordinateur du programme-pays et le représentant/superviseur hiérarchique des changements significatifs.
- Assurer la bonne mise en œuvre et la gestion de la liquidité (trésorerie) de la mission.
- Assurer la collaboration et la communication entre les départements de soutien opérationnel et l’équipe du programme lors de la soumission des propositions et des budgets en collaboration avec le coordonnateur et le représentant du programme-pays.
- Responsable de l’application correcte des politiques et procédures d’INTERSOS pour les départements de support (Logistique et Approvisionnement, Finance et RH) et de veiller à leur bonne mise en œuvre.
- Assurer la conformité aux politiques, aux procédures et à l’approvisionnement en matière de rapports aux donateurs.
- Assurer la collaboration de tous les départements d’appui dans la présentation correcte des rapports aux donateurs.
- S’assurer que tous les départements de soutien fournissent rapidement les informations requises par les audits externes, les contrôles ponctuels des donateurs et les exigences institutionnelles locales en matière d’états financiers et de l’OHADA.
- Maintenir le rendement opérationnel de la mission, en veillant à ce que la planification opérationnelle et les systèmes de contrôle de l’assurance de la qualité appropriés soient en place et respectés. Prendre les mesures correctives nécessaires et informer le bureau régional de tout changement ou risque important.
- Maintenir un dialogue continu et transparent avec le coordonnateur et le représentant du programme-pays pour s’assurer qu’il est tenu au courant des activités quotidiennes et qu’il est au courant des exceptions qui auront un impact sur les opérations.
- Fournir des conseils et un leadership pour assurer l’atteinte des objectifs opérationnels, des cibles et des plans stratégiques.
- Effectuer des visites régulières sur le terrain dans les opérations et préparer des rapports réguliers pour s’assurer que le coordinateur et le représentant du programme-pays ainsi que les coordonnateurs opérationnels régionaux sont informés des activités opérationnelles de la mission.
- Effectuer des évaluations des risques des activités opérationnelles et des processus connexes.
- Responsable de la bonne forme des documents de mission opérationnelle tels que les salaires, les procédures d’achat, les documents contractuels, etc.
Responsabilité et contrôle de la qualité
- Superviser et soutenir l’amélioration continue des processus opérationnels afin d’assurer la qualité et le respect des procédures.
- Explorez des solutions novatrices et faites preuve de créativité pour identifier les solutions qui maximisent l’impact sur les opérations.
- Superviser la mise en place et la gestion des indicateurs clés de performance dans le domaine de la supervision (RH, Logistique & Achats et Finance).
- S’assurer que des systèmes et des procédures appropriés sont établis et suivis, en veillant à ce que des pratiques exemplaires en matière de gestion des opérations soient élaborées et adoptées et à ce que des cadres de gestion des opérations appropriés soient mis en place.
- Agir en tant que point focal pour le suivi des audits et la coordination entre les départements opérationnels.
- Assurer la conformité de la gestion administrative avec les lois du travail et fiscales, et gérer la liaison avec les conseillers juridiques et fiscaux.
Représentation et plaidoyer
- En collaboration avec le coordinateur et le représentant du programme-pays, assurer des partenariats solides et efficaces avec les organisations, les donateurs et les autorités, en ligne avec la stratégie pays.
- Représenter INTERSOS dans les forums de coordination pertinents.
- Lorsque vous déléguez des pouvoirs, agissez à titre de représentant de l’organisation, au besoin.
Responsabilités de la direction
- Fournir des conseils et des orientations opérationnels aux chefs de projet et aux gestionnaires individuels pour assurer la conformité à tous les règlements, politiques et procédures. Mettre en œuvre avec succès les politiques et procédures d’INTERSOS.
- En coordination avec les coordonnateurs régionaux de la logistique et de l’approvisionnement, des ressources humaines et des finances, guider et superviser les gestionnaires de départements opérationnels et évaluer leurs performances.
- Veiller à ce que tout le personnel se conforme au Code de déontologie, au Cadre de sauvegarde et aux procédures d’Intersos.
- Suivre les dossiers disciplinaires et ceux nécessitant une attention particulière avec le service régional des ressources humaines.
- Organiser des réunions régulières avec les membres du personnel et entre les départements pour assurer une bonne gestion de l’information et la transparence au sein de la mission.
Sûreté et sécurité
- En coordination avec le Coordonnateur et le Représentant du Programme Pays, élaborer le plan de sécurité du pays, garantir sa bonne mise en œuvre et veiller au respect des procédures, au suivi des évolutions contextuelles, à l’analyse et à la formulation de recommandations.
Éducation
- BA dans le domaine pertinent. Maîtrise en administration des affaires ou équivalent.
Expérience professionnelle
- Expérience professionnelle essentielle d’au moins cinq ans dans des activités connexes au niveau de la coordination des équipes opérationnelles, avec au moins deux ans d’expérience professionnelle dans des fonctions liées à la finance ou à la comptabilité.
- Expérience antérieure d’une ONG.
Exigences professionnelles
- Compétences de base en informatique (Word, Excel et Internet).
- Gestion financière.
Traduction
- Français avancé.
- Connaissances professionnelles en anglais.
Exigences personnelles
- Vision stratégique.
- Leadership, gestion et développement des personnes.
- Compétences en planification et en organisation et capacité à respecter les délais.
- Travail d’équipe et coopération.
- Compétences en négociation et en réseautage.
- Flexibilité comportementale.
- L’innovation et la créativité.
- Capacité à gérer son temps et à travailler de manière autonome.
- Compétences en communication écrite et orale.
- Engagement envers les principes INTERSOS, orientation vers le service.
