INTERSOS est une Organisation Humanitaire Non Gouvernementale, à but non lucratif, qui a l’objectif d’assister les victimes de désastres naturels et de conflits armés. INTERSOS base son action sur les valeurs de la solidarité, de la justice, de la dignité humaine, de l’égalité des droits et des opportunités pour tous les peuples, du respect des diversités, de la cohabitation, de l’attention aux groupes sociales les plus vulnérables.
Contexte général du projet
Depuis 2015, le bassin du Lac Tchad est affecté par des attaques des GANE contre les populations civiles et les forces de défense et sécurité (FDS) tchadiennes. Ces attaques à répétition engendrent des déplacements de populations vers les zones sécurisées. Après une relative accalmie en 2018, une augmentation du nombre d’attaques est constatée depuis 2019. Le nombre de PDI est passé de 381 289 au mois de novembre/décembre 2021 à 200 031 PDI du 08 Juin au 18 Juillet 2022. Cette diminution est principalement due au renforcement de la méthodologie de vérification pour éviter les doubles comptages ou la surestimation des informateurs clés.
C’est dans ce contexte que INTERSOS met en œuvre plusieurs projets dans la province du LAC avec deux (2 )grandes bases (BOL et BAGASOLA) et une (1) sous-base avancée (LIWA) avec des équipes opérationnelles tant programmatiques/ techniques que support et qui travaillent étroitement avec le bureau de coordination à N’Djaména.
Objectif général du poste
Objectif principal
Réaliser ou superviser toutes les activités de logistique , d’approvisionnement et d’ITC dans la base et les projets associés selon les normes et protocoles INTERSOS afin de disposer du matériel, des infrastructures et des véhicules dans des conditions de fonctionnement optimales.
Planifier, superviser et gérer les opérations de logistique et de soutien à l’approvisionnement pour assurer le bon déroulement des activités de la base/du projet.
Principales responsabilités et tâches
Tâches
Gestion des informations logistiques
- Saisir les données logistiques dans le logiciel INTERSOS Logistics (Intersos Management Platform – IMP) de manière précise et en temps opportun. Fournir une formation au personnel de la base si nécessaire et soutenir la mise en œuvre du logiciel INTERSOS Logistics dans la mission.
Gestion de la chaîne d’approvisionnement et approvisionnement
- Planifier, coordonner et superviser les activités d’approvisionnement de la base et définir le niveau de priorité. Mettre en œuvre les outils et procédures adéquats
- Effectuer les achats locaux (RFQ et Achat Direct) de biens et services dans le respect des exigences INTERSOS et des donateurs et s’assurer que le supérieur hiérarchique est au courant de tout problème lié à la qualité ou à la disponibilité des articles à acheter.
- Suivre les paiements de tous les fournisseurs et collecter auprès d’eux toutes les pièces justificatives nécessaires, c’est-à-dire les reçus et les bons de livraison. Assurez-vous avant tout paiement que tous les originaux sont au bureau de coordination
- Soutenir le responsable de l’approvisionnement du pays ou le coordinateur/responsable de la logistique du pays pour garantir que tous les achats sont terminés sur IMP et que tous les documents nécessaires sont téléchargés et correctement archivés dans le service financier.
- En collaboration avec le coordinateur logistique pays/responsable des approvisionnements et le PM. Est responsable de l’utilisation efficace de l’IMS et de la comptabilité des stocks.
- Suivre le plan d’approvisionnement défini et coordonner les achats locaux avec le personnel du projet
- Soumettre les demandes d’achat au Country Supply Manager pour les ITB et les appels d’offres et/ou tout autre achat qui ne peut pas être effectué localement.
- Faciliter la négociation avec les acheteurs locaux et entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs
- Exécuter des évaluations de marché et mettre à jour les listes de fournisseurs pré-qualifiés
- Mettre à jour tous les dossiers des fournisseurs et s’assurer que toutes les formations liées au fournisseur ont été entièrement mises à jour sur l’IMP.
- Collaborer à la préparation du rapport logistique mensuel
Gestion des installations et des communications
- Assurer l’installation et l’entretien d’espaces de bureaux fonctionnels et d’installations de maisons d’hôtes dans des conditions de vie adéquates et conformément aux normes minimales INTERSOS et au manuel d’identité de la marque. Veiller à l’application des mesures de sûreté et de sécurité définies et effectuer des visites d’inspection pour évaluer les besoins de réhabilitation des installations
- Veiller à ce que les installations disposent d’une infrastructure et d’un équipement informatique et de communication appropriés pour soutenir les plates-formes logicielles INTERSOS et conformément aux politiques et procédures – permettant une communication permanente entre le capital, les projets, les bases et le siège et une bonne gestion des bases. Garantit que tout le personnel de la mission bénéficie d’une formation appropriée sur la façon d’utiliser les équipements de communication disponibles (par exemple, téléphones satellite, radios HF/VHF, ordinateurs, etc.)
La gestion d’actifs
- Assistance pour l’achat, l’utilisation et la maintenance des actifs informatiques, des équipements de bureau et de projet et des outils de communication, tout en garantissant que tous les actifs de base enregistrés dans IMP sont documentés, dotés de numéros d’actifs INTERSOS uniques, étiquetés et enregistrés conformément aux politiques et procédures de gestion des actifs.
- Soutenir le CLC/CLM dans le reporting de la liste des actifs à la fin du projet et superviser le roulement des actifs selon la destination définie avec le département des programmes.
- Superviser le contrôle régulier des immobilisations sur une base trimestrielle
Gestion des transports
- Veiller à ce que le modèle de gestion de flotte INTERSOS, les protocoles de sécurité des mouvements et le manuel d’identité de marque soient appliqués dans la base, que la flotte soit vérifiée, régulièrement entretenue et que les véhicules soient assurés et que les taxes soient payées.
- Suivi du suivi approprié de la consommation de carburant et de l’utilisation du journal de bord du véhicule, du journal d’entretien, du journal d’huile et d’autres formats et modèles de flotte par le personnel logistique sur le terrain. Veiller à ce que la documentation appropriée des véhicules (c.-à-d. location, assurance, inspection mécanique, etc.) soit correctement traitée par le personnel logistique
- Planifier les mouvements des véhicules, suivre les déplacements individuels et assurer la mise en œuvre des mesures de sécurité
Gestion des ressources humaines
- Surveiller les activités des entrepreneurs et de l’équipe sous sa responsabilité
Sécurité appliquée
- Surveiller les aspects techniques de la politique de réduction des risques du projet, du transport, de la communication, de la protection, de l’identification et de la préparation des aspects techniques de la politique et des directives de sécurité, du plan d’évacuation et du plan d’urgence, en surveillant au quotidien l’application des règles de sécurité et en rendant compte au CLC/CLM et Chef de Mission tout problème qui pourrait survenir. À cette fin, l’officier de logistique de la base doit créer un environnement approprié pour faciliter l’échange sécurisé d’informations.
Éducation
- Formation de niveau bac +2 dans l’un des domaines suivants : la logistique, les transports, les chaînes d’approvisionnement, la gestion, ou tout autre domaine technique comme l’informatique, le génie civil, etc. Des certifications en logistique et en chaînes d’approvisionnement seraient un atout.
Expérience professionnelle
- Deux ans d’expérience professionnelle avérée en logistique et/ou gestion des chaînes d’approvisionnement dans le secteur humanitaire ou dans le secteur privé.
Exigences professionnelles
- Connaissances essentielles en informatique (Word, Excel et Internet).
- La connaissance de Google Workspace serait un atout.
- Expérience souhaitable avec d’autres ONG.
- Les expériences en logistique dans le secteur privé sont acceptées.
Traduction
- La maîtrise du français (langue de travail sur la mission) est indispensable.
- L’arabe tchadien (langue locale) serait un atout.
Exigences personnelles
- Orientation vers le service,
- flexibilité comportementale,
- orientation vers les résultats et la qualité,
- travail d’équipe et coopération,
- gestion du stress,
- engagement envers les principes humanitaires.
