Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde.
Pour mettre en œuvre et développer les programmes ambitieux et motivants de Concern,
| Nous cherchons : | Un Assistant (e) Administration et Finances |
| Lieu : | Basé(e) Diffa |
| Superviseur : | Le titulaire de ce poste sera sous la responsabilité hiérarchique de l’Administrateur de base de Diffa, et sous la supervision technique du Programme & Partnership Finance Manager de Niamey. Il collaborera avec les RH de Niamey sur les questions Admin et RH |
| Type de contrat : | CDD |
| Autres Avantages : | Couverture médicale, prime de transport, prime de tabaski/Prime de ramadan/Prime scolaire, et autres avantages. |
I. Rôle principal :
Sous la responsabilité de l’Administrateur de base de Diffa, l’Assistant Admin Finance sera en charge des activités comptables et financières de Diffa ainsi que le suivi des activités d’administration/RH. Mais aussi, il (ou elle) appuiera les programmes dans leurs activités quotidiennes. Il ou elle s’assurera que tous les paiements faits respectent toutes les procédures de Concern Worldwide et gérera la petite caisse selon les procédures mises en place. Il donnera aussi un appui aux partenaires de Concern qui sont basés à Diffa.
II. Tâches et responsabilités principales :
Les principales tâches détaillées et responsabilités
Les responsabilités spécifiques pour ce poste sont les suivantes:
Gestion comptable
- Aider à vérifier tous les documents avant qu’ils soient payés afin de se rassurer de leur exactitude, véracité et conformité aux procédures ;
- Effectuer les paiements en cash sur base des documents validés par les responsables budgétaires appropriés, y compris les avances sur salaire validées par le CD.
- Aider à faire la vérification des documents comptables de Diffa en conformité avec les fichiers électroniques du cash; et aussi des procédures en place à la fin de chaque mois;
- S’assurer que tous les autres contrôles internes sont en place et tenir informé le CFC des irrégularités constatées ;
- Passer en revue le manuel de finances pour la compréhension des politiques et des procédures de finances ;
- Responsable de l’archivage
- Aider à toutes autres tâches relatives à la comptabilité du pays
- Aider dans la préparation des audits et vérifications financières ;
- Effectuer la réconciliation bancaire mensuelle.
- S’assurer du niveau de liquidité du Coffre et transmettre à temps les demandes de fonds pour le fonctionnement et la mise en œuvre des activités
- Suivre tous les aspects fiscaux et sociaux, s’assurer du respect des lois fiscales et sociales et du paiement des taxes dans les délais.
Systèmes Financiers
- Appuyer les responsables de programme lors de la préparation et révision des budgets et les conseiller pendant l’exécution,
- Aider à préparer les demandes de liquidités mensuelles en collaboration avec les responsables des budgets
- Faire le suivi des floats
- Apporter son appui dans la préparation du rapport mensuel financier et pièces justificatives à soumettre au Contrôleur Financier à la fin du chaque mois (après autorisation)
La paie
- Aider à faire le suivi des fiches de temps (time sheet) de tous les staffs
- Faire une vérification des salaires du mois en s’assurant de la conformité avec les procédures en vigueurs ;
- Réconcilier sur une base mensuelle le montant total des salaires approuvé au montant réellement payé et informer le CFC des cas des agents non payés dans le mois ou de toute autre erreur survenue lors du paiement de salaires.
- Suivre que les déclarations de l’ITS et de la CNSS sont établies en conformité avec la fiche de paie et que le paiement est fait dans les délais requis par la législation;
Archivage et Admin
- Assurer l’archivage des factures et autres documents comptables
- Assurer que les documents justificatifs de tous paiements sont rangés de manière ordonnée et sécurisée, et qu’ils sont transmis à la coordination mensuellement ou avant selon les nécessités
- Participer dans la préparation des audits et veiller au mouvement des documents
- Assurer que les formulaires usuels finance (demande de paiement, demande de float, demande de per diem, etc.) et Admin (demande de congé, etc.) sont imprimés, disponibles et accessibles par l’ensemble du personnel
- Collecter les demandes validées des congés du personnel de Diffa et autres infos salaires, et les transmettre à la RH Admin Officer de Niamey pour prise en compte dans les informations salariales
- Apporter un appui aux processus locaux de recrutement tel que délégué par le RH Admin Manager
- Collecter les données relatives aux dossiers du personnel selon les nécessités, en coordination avec la HR Admin Officer de Niamey
- Assurer la liaison entre le personnel et la compagnie d’assurance maladie, y compris ses structures conventionnées, en coordination avec l’administrateur de base de Diffa et le RH Admin Manager basé à Niamey.
- Suivre les factures d’eau et d’électricité, et assurer qu’elles sont payées à temps.
- Faire le suivi du contrat de bail, collecter les factures du loyer et les soumettre l’administrateur de base de Diffa pour des actions appropriées en coordination avec l’Administration à Niamey.
- Organiser l’hébergement des visiteurs à la case de passage en consultation avec l’administrateur de base de Diffa.
- Archiver les pièces originales soumises par les partenaires
Les principales tâches détaillées et responsabilités
Les responsabilités spécifiques pour ce poste sont les suivantes:
Autres taches – générale
En dehors de ces tâches et responsabilités mentionnées ci haut, l’Assistant Admin Finance pourrait être demandé à :
- Changer temporairement de lieu d’affectation suivant les exigences du programme pour une couverture de poste au cas nécessaire.
- Participer aux formations et ateliers organisés identifiés par le supérieur hiérarchique.
- Procéder à des orientations pour le Département des Finances à l’attention de nouveaux gestionnaires responsables de budget ou au sein du secteur;
- En liaison avec l’administration et la logistique, assurer une bonne gestion, le suivi et l’enregistrement des immobilisations ;
- Maintenir la confidentialité de toutes les informations acquises à l’occasion de l’exercice de ses fonctions et responsabilités, soit par des collègues ou concernant toute autre activité menée par Concern en général, qui n’ont pas encore été rendu public par la Direction.
- Participer activement aux exercices collectifs tels que la préparation ou les mises à jour du plan de la Préparation pour une Réponse d’Urgence Efficace (PEER), du Plan de Gestion de la Sécurité (SMP) et des autres initiatives
- Participer dans les interventions humanitaires d’urgence de Concern à la demande du supérieur hiérarchique.
- Suivre toutes les politiques, procédures et directives en vigueur ou futures mises en place par Concern et assurer que tous les membres de l’équipe sous sa supervision (le cas échéant) font pareil.
- Exécuter toute autre tâche pertinente et raisonnable à la demande du supérieur hiérarchique comme fait l’intérim pendant les périodes d’absence ou de congé annuel.
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES :
Essential :
Essentielles:
- Diplôme universitaire en Comptabilité ; Gestion financière ou en Administration des Affaires est souhaitable ;
- Titulaire ou équivalent, constitue un plus;
Désirables:
- Connaissances approfondies en Comptabilité acquises pendant au moins 2 ans d’expérience de travail dans une fonction similaire avec une ONG;
- Connaissance des politiques et procédures financières des bailleurs;
- Connaissance des politiques et règlements gouvernementaux sur la gestion financière et la fiscalité;
- Compétences et connaissances des systèmes de comptabilité;
- Expérience de la formation, d’initiation et de soutien pour le personnel des finances et le personnel des autres départements;
- Parfaite connaissance du Français et anglais;
- Connaissances opérationnelles du Microsoft Office (Word et Excel) et compétences dans l’usage d’e-mail;
- Capable de travailler indépendamment et de prendre et proposer des initiatives ;
- Apte à l’apprentissage de nouvelles méthodes ;
- Capacité de mettre en œuvre les politiques et procédures de Concern en vue d’assurer un support efficace et efficient à accomplissement de l’objectif de l’organisation ;
- Bonne aptitude interpersonnelle, organisationnelle et de gestion du temps;
- Bonne aptitude de gestion du personnel, Compréhension des autres,
- Capacité de garder la plus grande discrétion et confidentialité ;
- Flexibilité sur les horaires et jours de travail, et volonté d’effectuer des voyages professionnels à travers le Tchad.
- Empathie avec les objectifs de Concern et engagement envers le renforcement des capacités, la responsabilité, la participation et l’égalité du genre.
Les dossiers comportant un CV détaillé d’un maximum de 4 pages avec les références du / de la candidat (e), une lettre de motivation, et une copie de la carte ANPE devront parvenir par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected] au plus tard le 12/09/202 à 10H00.
Veuillez mettre comme sujet de messagerie la référence du poste : Réf du poste: Réf du poste: FINANCE/AFA/13/2024
