Contexte de l’organisation
Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation humanitaire de droit international qui soutient la communauté humanitaire en établissant des plates-formes de coordination d’accès humanitaire dans des contextes précaires. INSO fournit aux ONG sauvegardées une gamme de services gratuits, y compris le suivi des incidents en temps réel, les rapports analytiques, des données contextuelles précises et la cartographie liée aux incidents, le soutien à la gestion des crises, les orientations du personnel et de la formation.
Les services INSO fournissent aux ONG à gérer quotidiennement leurs responsabilités en matière de gestion des risques et à améliorer leur connaissance globale de la situation afin de soutenir les décisions d’accès humanitaire fondées sur des données probantes.
Aujourd’hui, INSO fournit un soutien quotidien à plus de 1000 ONG dans 16 pays au monde et a acquis une solide réputation de performance, de principes et de professionnalisme.
INSO est enregistré aux Pays-Bas, avec son siège mondial à La Haye.
La mission INSO Mali
INSO Mali a démarré en 2013 et a lancé ses services complets en 2014. INSO Mali fournit des services pour améliorer l’acheminement de l’aide humanitaire et préserver la sécurité du personnel employé par les ONG qui fournissent une aide humanitaire et d’urgence.
POSTE 1 : Assistant Ressources Humaines
Date de clôture des candidatures : 13-12-2024
Date de début du contrat souhaité au 1 er -01-2025
Pour le besoin de ses activités à Bamako, INSO Mali recherche une personne expérimentée pour le rôle de « Assistant Ressources Humaines »
La poste est basée à Bamako .
Aperçu du poste :
Sous la supervision directe d’Operations Officer au Mali, l’Assistant RH participera à la gestion des ressources humaines et de l’administration au niveau du pays, avec l’appui technique du Operations Officer. Il/Elle accompagnera les administrateurs des bases INSO au Mali.
Principales Tâches
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
Mise en œuvre de la politique RH nationale
- Participant au développement de la politique RH nationale ;
- Participer à la définition et suivre l’application de la politique RH et de protection sociale du pays ;
- Être force de proposition pour l’amélioration des conditions de travail des employés ;
- Participer à la refonte de la grille de salaire si nécessaire (benchmark, suivi du panier de la ménagère…) ;
- S’assurer du respect des procédures RH au niveau du pays ;
- Se tenir informé de tous les textes et toutes les évolutions liées au droit du travail, à l’emploi en général, à la formation du personnel
Profils de poste
- S’assurer que chaque employé de INSO dispose d’un Profil de Poste cohérent avec le poste occupé ;
- Participe à la mise à jour des profils de poste ;
- Archiver et mis à disposition des managers les profils de poste de la mission ;
- Informe/alerte le manager si des profils de poste sont manquants.
Recrutement
- Mets en forme et diffuse les offres d’emploi via les canaux appropriés ;
- Chargeur de la convocation des candidats pour les tests ;
- Participe aux entretiens des candidats.
Contrats
- S’assurer que chaque employé d’INSO a un contrat à jour et respectant le droit du travail ;
- S’assure de la validation par l’administration (inspection du travail, médecin du travail) des contrats de travail ;
- Responsable de l’archivage et scan des dossiers du personnel ;
- S’assurer que les dossiers du personnel sont complets ;
- Accueille les nouveaux employés et élabore le plan de briefing des nouveaux arrivants (avec la participation des managers) ;
- S’assure que chaque employé à une carte de service ;
- Préparer les contrats et avenants pour validation ;
- Alerter les managers sur les fins de contrat à venir dans un délai raisonnable ;
- S’assurez que tous les documents d’embauche sont dument signés.
Payes
- Est en charge de la mise à jour de la base staff d’INSO sur la mission ;
- Réceptionne, contrôle, questionne et corrige les variables des salaires des personnels envoyées par les assistants Admin terrain ;
- Préparer la paye et soumettre pour validation ;
- Avec le Finance Officer, organiser et préparer la paye & les virements ;
- S’assure de l’édition des bulletins de payes et de leur signature.
Congés
- Réaliser le suivi des congés payés des employés de la mission (selon les règles de la mission) ;
- S’assure d’une prise de CP régulière par tous les employés ;
- S’assure de la documentation des congés.
Fin de contrat
- Calculer et éditer les Soldes de tout Compte (STC) ;
- S’assure avec le/la Responsable Finance que les employés en fin de contrat quittent INSO libres de dettes envers l’organisation ;
- Récupère le badge et le matériel INSO en lien avec la logistique ;
- Editer les certificats de travail et les met à la signature du Directeur ;
- S’assurer que tous les documents nécessaires sont édités et dument signés lors des fins de contrat ;
- Archiver séparément les dossiers des ex-employés.
Tâches Spécifiques
ADMINISTRATION
- S’assurer que les déclarations et paiements des taxes et cotisations sont effectués aux organismes concernés ;
- Superviser la mise à jour des dossiers de suivi du personnel s’assurer du respect des délais (pack RH)
- Effectuer les démarches nécessaires auprès des autorités en cas de besoin (déclarations du personnel, dépôts de documents…)
- Préparer les contrats de bail de la mission ;
- Est en charge du suivi des contrats de bail de la mission ;
- Met à jour les tableaux de suivi ;
- Réaliser l’archivage des baux (contrats, paiements, amendements…) ;
Profil recherché
- Diplôme en administration des affaires, ressources humaines ou dans un domaine pertinent ;
- Excellente Licence en Français et de la langue locale, tant à l’écrit qu’à l’oral ;
- Au moins 2 ans d’expérience professionnelle pertinente, de préférence au sein d’ONG ;
- Maîtrise des outils Microsoft Office ;
- Souci du détail et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
Qualités personnelles
- Confidentialité, intégrité et prévention des conflits d’intérêts ;
- Motivation personnelle, courtoisie et humilité ;
- Esprit d’équipe et bonne gestion des relations interpersonnelles ;
- Savoir planifier et organiser son travail ;
- Être flexible, dynamique, savoir proposer des initiatives ;
- Être capable de travailler sous pression ;
- Communicateur efficace ;
- Capacité à travailler dans des environnements multiculturels.
Politique de protection et de recrutement
INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité des nouveaux membres potentiels du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.
À ce titre, les pratiques de recrutement suivantes seront appliquées :
- Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins trois références professionnelles satisfaisantes ;
- INSO interrogera les candidats sur tout intervalle important entre les différents postes ou des changements fréquents d’employeurs et d’adresses ;
- Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles ainsi que les adhésions seront vérifiées. ;
- Le candidat retenu devra fournir une preuve d’identité valide (passeport, carte d’identité) ;
- Tous les nouveaux employés présentent une orientation sur les codes et procédures INSO en termes de politique de protection (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
- Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.
Comment postuler ?
Les personnes intéressées sont priées d’envoyer leurs dossiers de candidature (lettre de motivation, CV, références d’au moins 3 personnes) à [email protected] et de définir « INSO – Ressources Humaines Assistant- BKO » dans la ligne objet de l’e-mail.
POSTE 2 : Chargé de Logistique
Date de clôture des candidatures : 13-12-2024
Date de début du contrat souhaité : 01 -01-2025
INSO recherche chargée Logistique Formation passionné(e), rigoureux(se), dynamique et engagé(e) pour assister l’équipe de formation dans la planification, l’organisation et la mise en œuvre des formations qu’INSO propose à ses partenaires.
Résumé des fonctions :
Sous la supervision directe du responsable des Opérations, Logistics Officer aura pour mission l’exécution de toutes les tâches logistiques (achat, actifs, flotte, sécurité) et apportera un appui constant aux bases d’INSO.
Principales responsabilités
Mission 1 : Gestion de l’approvisionnement
- Obtenir les autorisations appropriées pour les achats auprès des gestionnaires en fonction de leur limite d’autorisation ;
- Obtenir les cotations appropriées des fournisseurs pour les achats de biens ou d’équipements ;
- Participer au comité de sélection lors des procédures d’achat ;
- Aide dans l’acquisition de biens et services pour les bureaux régionaux ;
- Justifier les avances d’espèces obtenues auprès du chargé des finances, immédiatement après avoir effectué les achats, ou au plus tard à la fin de la semaine ;
- Souder l’intégralité des avancées d’espèces obtenues avant la fin de la clôture comptable mensuelle ;
- Soumettre l’intégralité des pièces justificatives au chargé des finances, afin de lui permettre de préparer les paiements par chèque ou transfert dans les meilleurs délais ;
- Organisateur de l’expédition du matériel et des fournitures acquis aux bureaux régionaux et réceptionner les envois d’archives, courriers ou de matériel des bureaux régionaux ;
- Organisateur de façon cohérente l’archivage des documents de passation de marché ;
- Soumettre sur une base hebdomadaire le suivi des achats à l’officier des Opérations ;
- Démontrer ses talents de négociateur avec les fournisseurs en matière de prix, service de livraison, qualité, garantie, etc.… ;
- Etablir le catalogue des prix ;
- Contribuer à la mise en place des accords-cadres ;
- Tenir à jour une liste des fournisseurs du bureau de Bamako, et consolider la liste pays ;
- Consolider, suivre et mettre à jour le plan d’achat ;
- Participer à l’évaluation annuelle des prestataires de services et des fournisseurs de biens.
Mission 2 : Gestion du parc véhicules
- Planifier et suivre les mouvements quotidiens des véhicules suivant le déplacement du personnel ;
- Planifier et suivre les opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission ;
- S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules ;
- Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi des véhicules ;
- Suivre la consolidation des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules ;
- Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées ;
- Effectuer le suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules.
Mission 3 : Gestion des stocks
- Assurer l’inventaire physique des actifs du bureau et maisons de Bamako, sur une base régulière et appuyer les bureaux terrains pour en faire de même ;
- Tenir à jour les fiches de stock de suivi des consommables du bureau et des maisons de Bamako ;
- Veiller à ce que tous les mouvements de stocks soient supportés par une documentation requise ;
- Préparer la demande d’achat tous les 3 mois pour reconstituer les stocks de fournitures et préparer la demande d’achat de carburant au stock critique ;
- Veiller sur une base hebdomadaire que les fiches de suivi de carburant soient correctement remplies et soumettre à la fin de chaque mois l’analyse de consommation de carburant du bureau au responsable des Opérations pour examen ;
- Veiller à la sécurité du stockage et à l’utilisation efficace et efficiente du carburant des véhicules et générateurs.
Mission 4 : Gestion du parc équipement
- Veiller au fonctionnement efficace des installations et équipements grâce à des contrôles réguliers ;
- Tenir informer le responsable des opérations des contrôles effectués sur les installations et équipements, y compris les réparations et entretiens nécessaires ;
- S’assurer que le personnel résidant dans les maisons d’INSO soit informé à l’avance des réparations et entretiens à venir ;
- Assurer les contrôles périodiques requis pour les générateurs ;
- Veiller à ce que la capacité des générateurs soit effectuée, non surchargée et prendre, si nécessaire, les mesures correctives.
Mission 5 : Gestion des ressources humaines
- Superviser et évaluation des chauffeurs, des gardiens, Assistant Log et l’agent de suivi logistique du bureau de Bamako ;
- Vérifier que le personnel sous sa responsabilité assure de manière correcte, les tâches qui ont été définies dans leur description de poste ;
- Informer le responsable des Opérations des difficultés avec le personnel sous sa responsabilité et en cas de manque de performance ;
- Organiser la planification des quarts de travail des chauffeurs, les remplacements en cas d’absence, ou jours fériés ;
- Organisateur de la planification des congés du personnel sous sa responsabilité et des remplacements ;
- Veiller, sur une base hebdomadaire, à ce que le personnel sous sa responsabilité ait les équipements requis, et préparer un formulaire de demande si cela est nécessaire ;
- Participer au processus de recrutement et d’évaluation des membres de l’équipe logistique ;
- Etablir les plannings de l’équipe sous sa responsabilité ;
- Assurer ou participer aux formations logistiques.
Mission 6 : Gestion administrative et Organisation des bureaux
- Tenir à jour la liste des actifs du bureau de Bamako dans les formats standards appropriés ;
- Assigner un numéro de référencement à chaque nouvel actif durable ;
- Préparer les fiches d’allocation des actifs au personnel INSO ;
- Organisateur du retour des actifs du personnel INSO en fin de contrat ;
- Mettre à jour la liste des actifs lorsque ces derniers sont achetés ou déclassés ;
- Maintenir et organiser de manière cohérente l’archivage des documents relatifs aux actifs (fiche d’allocation, garanties, documents de cession ou de vente…) ;
- Veillez à la préparation de la salle de réunion lorsque cela est nécessaire,
- Assister le département Administratif dans tous les processus logistiques pour l’obtention des visas, permis et autres documents demandés par le gouvernement malien pour le personnel international ;
- Assurer l’organisation des voyages et l’aménagement de l’hébergement à/de Bamako pour le personnel INSO et/ou leurs invités.
Diplômes /expériences :
- Niveau Bac+4 minimum en Gestion Logistique et Transport ou tout autre domaine pertinent ;
- Minimum 5 ans d’expérience en gestion logistique (Achat, flotte, actif…) ;
- Utilisation efficace des programmes Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) ;
- Grande capacité à s’organiser dans le travail ;
- Capacité à travailler en équipe, de donner la priorité aux volumes élevés de travail tout en respectant les délais courts ;
- Compréhension claire des principes et pratiques humanitaires.
Compétences :
- Capacité à travailler dans une équipe multiculturelle ;
- Capacité à représenter INSO avec professionnalisme et exemplarité ;
- Volonté de travailler dans un environnement exigeant :
- Autonomie dans le travail.
Langues :
- Français (langue de travail) courant avec d’excellentes capacités rédactionnelles.
- D’autres compétences linguistiques souhaitables telles que l’anglais ou la langue maternelle, tant à l’écrit qu’à l’oral
Politique de protection et de recrutement :
INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité des nouveaux membres potentiels du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.
À ce titre, les pratiques de recrutement suivantes seront appliquées :
- Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins deux références professionnelles satisfaisantes ;
- INSO interrogera les candidats sur tous les intervalles importants entre les différents postes ou des changements fréquents d’employeurs et d’adresses ;
- Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles ainsi que les adhésions seront vérifiées ;
- Le candidat retenu devra fournir une preuve d’identité valide (passeport, carte d’identité) ;
- Tous les nouveaux employés présentent une orientation sur les codes et procédures INSO en termes de politique de protection (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
- Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.
Comment postuler ?
Les personnes intéressées sont priées d’envoyer leurs dossiers de candidature (lettre de motivation, CV, attestations et certificats de travail, références d’au moins 3 personnes) à [email protected] et de préciser « INSO- Logistics Officer – BKO » dans la ligne d’objet de l’e-mail.
POSTE 3 : ASSISTANT EN TECHNOLOGIE INFORMATIQUE
Date de clôture des candidatures : 13-12-2024
Date de début du contrat souhaité au 1 er -01-2025
Pour le besoin de ses activités à Bamako, INSO Mali recherche une personne expérimentée pour le rôle de « IT Assistant »
La poste est basée à Bamako .
Aperçu du poste :
Sous la supervision directe du responsable des Opérations au Mali, ce poste a pour objectif de garantir que les besoins informatiques et Internet de l’ensemble du personnel d’INSO sont satisfaits de manière efficace. L’assistant informatique est également responsable de la gestion administrative de base, incluant l’approvisionnement et l’achat de matériel informatique
Le poste d’assistant informatique est particulièrement enrichissant, offrant une opportunité unique de collaborer au sein d’une équipe soudée pour soutenir la fourniture de services de sécurité à la communauté des ONG.
Principales Tâches
Mission 1 : Gestion Informatique
- Fournir un support informatique de première ligne aux employés, que ce soit en personne ou à distance via TeamViewer et Microsoft Teams.
- Installer et configurer les systèmes d’exploitation ainsi que les applications informatiques.
- Veiller à ce que les e-mails et les fichiers électroniques essentiels soient sauvegardés sur le stockage en nuage d’INSO.
- Préparer et remettre les nouveaux ordinateurs portables et téléphones aux nouveaux employés.
- Organisateur et planifier la mise à niveau et la maintenance de tous les ordinateurs portables, téléphones et équipements de bureau en collaboration avec l’agent informatique.
- Résoudre les problèmes liés à la synchronisation d’INSO, SharePoint ou OneDrive.
- Collaborer étroitement avec les départements d’INSO pour comprendre et répondre à leurs besoins informatiques.
- Participer au processus d’approvisionnement si nécessaire.
- Gérer le stock de matériel informatique en coordination avec le responsable logistique.
- Identifier les besoins en équipement informatique ou réseau manquant et en informer l’agent informatique.
Mission 2 : Gestion d’actifs
- Garantir la réception, l’inventaire et le stockage adéquat des équipements, tout en respectant les normes de sécurité.
- Établir un système de suivi et de maintenance préventive afin d’assurer la disponibilité et le bon fonctionnement des équipements.
- Administrer les procédures de prêt et de réaffectation des équipements entre divers projets ou équipes.
- S’assurer du respect des directives INSO concernant la gestion des équipements.
Mission 3 : Archives
- Numériser des documents physiques pour les convertir en formats numériques appropriés.
- Organisateur et classer les documents numérisés dans les bibliothèques SharePoint.
- Assurer une sauvegarde régulière des documents archivés sur SharePoint.
- Gérer le cycle de vie des documents, incluant leur création, révision, publication et suppression, conformément aux politiques établies.
- Ancien le personnel à l’utilisation de SharePoint pour l’archivage numérique et aux meilleures pratiques en gestion documentaire.
- Établir des procédures de contrôle d’accès pour garantir la confidentialité et la sécurité des documents archivés.
- Évaluer et améliorer régulièrement le système d’archivage numérique pour optimiser son efficacité et son accessibilité.
- Réaliser toutes les autres tâches qui pourraient être assignées.
Profil recherché
-
- Licence ou équivalent en technologie de l’information, en informatique ou dans un domaine pertinent.
- Expérience de travail pertinente dans un poste similaire.
- Vaste expérience des systèmes d’exploitation Windows et d’autres technologies Microsoft.
- Connaissance de la gestion de réseau.
- Souci du détail, proactivité, compétences en résolution de problèmes et souci du détail.
- Connaissances générales en informatique (configuration du réseau, matériel, dépannage).
- Français parlé et écrit courant.
- 2 ans d’expérience dans un poste similaire en ONG
- Aptitude avérée à cerner les problèmes, à les analyser et à participer à leur résolution.
- Excellentes compétences en communication et en organisation.
- Excellentes capacités d’écoute et de questionnement, combinées à la capacité d’interagir en toute confiance avec le personnel pour établir quel est le problème et expliquer la solution.
- Compréhension démontrée des principes et des pratiques humanitaires.
- Capacité à travailler efficacement et efficacement sans supervision.
- Solide éthique de travail et capacité à assumer la responsabilité de ses propres actes.
- Le détenteur doit protéger l’accès aux informations par des parties non autorisées.
- Certificats Microsoft
- Langue française
- Expérience en ONG
Politique de protection et de recrutement
INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité des nouveaux membres potentiels du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.
À ce titre, les pratiques de recrutement suivantes seront appliquées :
- Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins trois références professionnelles satisfaisantes ;
- INSO interrogera les candidats sur tout intervalle important entre les différents postes ou des changements fréquents d’employeurs et d’adresses ;
- Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles ainsi que les adhésions seront vérifiées. ;
- Le candidat retenu devra fournir une preuve d’identité valide (passeport, carte d’identité) ;
- Tous les nouveaux employés présentent une orientation sur les codes et procédures INSO en termes de politique de protection (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
- Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.
Comment postuler ?
Les personnes intéressées sont priées d’envoyer leurs dossiers de candidature (lettre de motivation, CV, références d’au moins 3 personnes) à [email protected] et de spécifier « INSO – IT Assistant -BKO » dans la ligne d ‘objet de l’e-mail :
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les candidatures incomplètes seront automatiquement rejetées.
