SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 40 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans 26 pays, les équipes de SI – 3 200 personnes au total composées d’expatriés, de salariés nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.
Mission
- Sous la supervision du responsable administratif adjoint, le responsable administratif soutient l’apprentissage et le développement professionnel du personnel de Solidarités International. Il/elle aidera à doter les employés de SI des connaissances, des compétences pratiques et de la motivation nécessaires pour mener à bien leurs activités professionnelles de manière efficace.
- Il/elle assistera la direction des RH dans l’évaluation des besoins de formation des employés, la facilitation des programmes et l’organisation des journées de formation.
- Il/Elle assure la parfaite tenue de la caisse et des livres de caisse, ainsi que le suivi, la saisie et l’archivage des pièces comptables.
- Il/elle est responsable de la sécurité de sa caisse.
Responsabilités
- Sous la supervision de son responsable hiérarchique, prépare les contrats, les avenants et les fins de contrat régulières pour les employés du secteur affecté.
- Après validation et signature par le Responsable RH, organise la signature du ou des documents requis par le Collaborateur à la date prévue et dans le respect des Procédures du donateur et de Solidarités International
- Met à jour et assure la documentation complète et adéquate des dossiers RH et des dossiers informatiques RH selon les procédures de Solidarités International (contrat de travail, fiche de poste, avantages sociaux, congés, dossier administratif personnel etc…)
- Aide à assurer le respect des politiques financières et RH des donateurs et de SI, dans la préparation administrative quotidienne des employés de son secteur assigné, y compris les indemnités journalières, les remboursements médicaux, les indemnités de déplacement, les demandes de congés et les autres exigences des employés.
- Met à jour le suivi mensuel des salariés, enregistre les avances de salaire et les données dans le logiciel HOMERE sur une base hebdomadaire
- Paie : vérifie les variables mensuelles de chaque salarié en fonction des feuilles de présence et du planning mensuel et des avantages sociaux aux fins de la paie (gratifications, indemnités de réaffectation…), saisit les données de la paie mensuelle dans Homere et après validation, assure en collaboration avec le service Finance la préparation des enveloppes et le paiement pour la zone affectée
- Compile les informations sur les prix du marché collectées auprès du cuisinier et met à jour le COLA mensuellement.
- Collecter, compiler les informations et mettre à jour le suivi des DP de manière régulière.
- Sous la supervision de son supérieur hiérarchique, soutenir la mise à jour du plan de formation, assurer le suivi et soutenir l’identification des besoins de formation en fonction des résultats de l’évaluation.
- Planifiez et évaluez le « retour sur investissement » de tout programme de formation ou de développement en surveillant et en examinant les progrès des stagiaires au moyen de questionnaires et de discussions avec les gestionnaires.
- Participer à des activités de team building et à l’organisation d’événements.
Exigences
- Soutenir le processus de recrutement en liaison avec le gestionnaire et le superviseur RH pour assurer un suivi étroit :
- Rédaction d’annonces d’emploi
- Annoncer les postes selon la stratégie de diffusion décidée par son responsable hiérarchique.
- Recevoir et trier les candidatures, informer régulièrement le responsable hiérarchique de l’avancement, classer et classer correctement les dossiers de recrutement.
- Participe aux entretiens des candidats (niveau A1 à B2) pour le domaine assigné.
- Prépare le planning d’intégration en collaboration avec son responsable hiérarchique et le chef de service, oriente les nouveaux collaborateurs recrutés (niveau A1 à B2) sur la politique RH de SI (Règlement intérieur du personnel, indemnités et avantages spécifiques…) et explique le contenu des documents et processus RH de SI pour le domaine assigné.
Comptabilité / Tenue de livres :
- Établir un état des besoins en liquidités en concertation avec l’Administrateur.
- Effectuer des retraits et des paiements d’avances, conformément aux procédures établies.
- Tenez les livres d’avance et le journal de caisse.
- Enregistrer les allocations budgétaires et les codes comptables des dépenses
- Avant l’enregistrement, vérifiez que les pièces justificatives sont conformes aux procédures de Solidarités International.
- Assurer la traduction des documents comptables si nécessaire.
- Vérifiez quotidiennement les soldes de trésorerie et signalez toute anomalie au responsable hiérarchique.
- Archiver les pièces comptables conformément aux procédures de Solidarités International, après un dernier contrôle des pièces justificatives.
- Assurer la sécurité de la caisse et la confidentialité des informations.
- Rassembler, vérifier et transférer toutes les demandes de paiement bancaire du terrain au bureau régional.
Reportage / Communication :
- Participer à la présentation du Règlement Intérieur du Personnel et assurer des séances de rafraîchissements pour le secteur assigné.
- Participer à la réunion hebdomadaire et au reporting hebdomadaire.
- Assurer la publication des informations sur le panneau d’information.
- Rapporter à son responsable hiérarchique toute information ou problème lié à son activité.
- Signalez toute préoccupation d’un employé à son responsable hiérarchique.
- Soutenir l’administration de l’enquête annuelle sur l’engagement des employés et aider à l’analyse des données et à l’identification des résultats clés.
Gestion d’équipe :
- Accueillir et informer les nouveaux collaborateurs ou bénévoles travaillant sous sa responsabilité
- Mettre en œuvre des activités de formation en fonction des exigences opérationnelles et des besoins de formation identifiés.
- Servir d’intermédiaire entre les chefs d’équipe
- Gérer et accompagner l’équipe sous sa responsabilité.
Profil
- Expérience professionnelle : 2 années d’expérience pertinente (ONG/secteur privé ou public) et 2 années d’expérience progressive dans une ONG internationale, de préférence en finances et en administration des ressources humaines.
- Éducation : Baccalauréat ou équivalent dans des cours pertinents, une maîtrise serait un avantage supplémentaire
- Langues : Anglais obligatoire (Haoussa – avantage supplémentaire)
- Compétences techniques : Bonne connaissance des outils financiers et expérience en gestion de trésorerie
- Compétences informatiques : Bonne connaissance de Saga, Homere ou applications similaires, Excellente connaissance des packages MS Office ; Excel, Word, Outlook, PowerPoint
- Qualités personnelles : Rigoureux, organisé, capable de gérer une charge de travail importante, bonne capacité d’apprentissage, bonne communication, souci du détail, intégrité, réactif, esprit d’équipe, assertif, résistance au stress.
SOURCE : Myjobmag
