Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur.
POSTE 1 : Assistant Supply Chain-Yaoundé
1. Contexte
RDC Cameroun met actuellement en œuvre des projets de protection, de sécurité alimentaire et de moyens de subsistance en situation d’urgence dans les régions de l’Adamaoua, de l’Est et du Sud-Ouest. Dans le cadre de ses activités, la Direction Pays recherche donc un/une Supply Chain Assistant.
2. Objet
Sous la supervision directe du Supply Chain Manager, le (la) Supply Chain Assistant(e) est chargé(e) de fournir un soutien aux équipes en matière de logistique et d’approvisionnement.
3 . Responsabilités et Taches
- Gestion des équipements :
- Vérifier que tous les biens, anciens et nouveaux, sont correctement enregistrés et étiquetés ;
- S’assurer que les équipements sont bien répertoriés dans le tableau de suivi des équipements ;
- Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi des équipements ;
- Effectuer un inventaire physique des équipements tous les trois mois ;
- S’assurer que chaque faisant l’objet d’un prêt à un utilisateur ait bien son formulaire d’affectation et/ou de restitution ;
- S’assurer de la bonne utilisation des biens de l’organisation.
- S’assurer du bon état et de l’entretien général des équipements.
- Appliquer les procédures de gestion des équipements telles que décrites dans l’OH du RDC ;
- Participer à l’archivage électronique des documents de suivi des équipements sur le shrarepoint.
- Gestion de la flotte de véhicules
- Participer au suivi de l’état de fonctionnement des véhicules et des groupes électrogènes ;
- S’assurer que les vérifications quotidiennes des véhicules sont faites par les chauffeurs ;
- Assurer le suivi des tomcards et de la consommation des véhicules ;
- Mettre à jour quotidiennement les tableaux de suivi de la flotte véhicules ;
- S’assurer de la disponibilité des équipements de sécurité et de premiers secours dans les véhicules utilisés par les équipes DRC (flotte DRC et véhicules loués) ;
- Controler la présence des documents à bord des véhicules ;
- Assurer que les véhicules loués soient en conformité avec les normes du RDC ;
- S’assurer que le contrôle quotidien des générateurs (niveau de liquide de refroidissement, niveau d’huile et de carburant) est effectué par les gardiens ;
- S’assurer que le suivi des heures de fonctionnement des générateurs est effectué sur la fiche de suivi des heures par les gardiens ;
- Assurer que les opérations de maintenance des générateurs sont faites en concordance avec le manuel des opérations ;
- Faire remonter les besoins en maintenance auprès du Supply Chain Manager ;
- Elaborer le planning des mouvements ;
- Participer à l’archivage électronique des documents de suivi de flotte véhicules et générateurs sur le sharepoint;
- Appliquer les procédures de gestion des véhicules et générateurs telles que décrites dans l’OH du RDC.
-
Gestion des achats :
- Travailler en étroite collaboration avec le Supply Chain Manager pour définir les documents d’achats menant à la passation des commandes ;
- Participer au processus d’achat (demande de cotations et l’évaluation des offres) pour les prestations de fournitures de biens et de services devant être délivrées au niveau du bureau ;
- Suivre les commandes et s’assurer de la réception des biens et services.
- Participer à l’identification des fournisseurs sur sa zone ;
- S’assurer que les documents d’achats soient complets avant paiement ;
- Assurer un archivage électronique et papier des documents d’achats ;
- Appliquer les procédures du manuel des opérations du DRC pour la gestion des achats.
- Gestion des stocks :
- Assurer une gestion du stock du bureau en collaboration avec le Supply Chain Manager ;
- Superviser les livraisons et les expéditions à destination des bases du RDC et établir les documents nécessaires (waybill, Accusé de réception des marchandises…) ;
- Assurer à l’inventaire physique mensuel des stocks ;
- S’assurer que tous les documents soient présents pour une bonne gestion des stocks (waybill, bon de sortie et d’entrée, accusé de réception, stock card, rapport de stock…) ;
- Assurer un archivage électronique et payer des documents de la gestion des stocks ;
- Respecter les procédures de gestion de stock telles que décrites dans le manuel des opérations du DRC.
-
Reportage :
- Participer à l’écriture mensuelle des rapports de gestion des véhicules et générateurs ;
- Participer à l’élaboration des rapports mensuels de la chaîne d’approvisionnement ;
- Participer à l’écriture des rapports mensuels de gestion des stocks.
Ces responsabilités ne sont pas exhaustives et sont susceptibles d’être réajustées en fonction des besoins opérationnels dans le respect du rôle global de la /du Supply Chain Assistant.
4. Qualifications requises
- Niveau d’étude : diplôme universitaire (BTS, DUT) en logistique et/ou gestion de la chaîne d’approvisionnement ou qualification professionnelle équivalente .
- Expérience professionnelle d’au moins 1 an dans la logistique / Supply Chain avec une ONG internationale.
- Solides compétences organisationnelles, interpersonnelles, de négociation et de communication.
- Capacité de travailler sous pression.
- Fortement motivé, axé sur les résultats et créatif dans la résolution de problèmes.
- Connaissances informatiques en Pack Microsoft (Excel, Office, Outlook, etc).
- Bonne compréhension et engagement vis-à-vis des valeurs de la RDC.
- Maîtrise du français écrit au niveau professionnel et parlé est obligatoire .
- L’anglais serait un atout.
5. Réglementations générales
- L’employé doit suivre les instructions de DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le code de conduite et le cadre de responsabilité humanitaire.
- L’employé ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée du contrat RDC sans autorisation préalable.
- L’employé ne doit pas s’engager dans une activité qui pourrait nuire à DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat DRC .
- L’employé ne doit pas accorder d’interviews aux médias ni publier de photos liées aux programmes de RDC ou partager d’autres documents sans en recevoir l’autorisation préalable.
- L’employé doit restituer tout l’équipement prêté par DRC pour effectuer le travail après la fin de la période du contrat ou sur demande de DRC.
6. Compétences et qualités exigées
- À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
- Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
- Collaborateur : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur avis et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
- Prendre les rêves : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
- Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
- Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement .
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite ;
- Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative ;
- D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires ;
- De bonnes capacités organisationnelles sont requises ;
- Sens de l’éthique exemplaire;
- Capacité à travailler en équipe et bon sens de l’humour.
POSTE 2 : Responsable Supply Chain – Yaoundé
La responsabilité globale:
- Responsable d’assurer le bon fonctionnement du module procure to pay et de gestion des actifs à l’échelle nationale au sein de l’ERP DRC (DRC Dynamics).
- Soutenir le personnel et les fonctions logistiques/approvisionnements dans tous les bureaux de la RDC.
Ressources humaines
- Diriger et gérer l’équipe de logistique et d’approvisionnement (y compris la planification des personnes, le recrutement, l’intégration, la performance, le bien-être et le développement).
- Les capacités renforcent l’équipe de la chaîne d’approvisionnement et soutiennent son développement, sa formation, sa gestion disciplinaire ainsi que l’évaluation régulière de ses performances.
Gestion des achats
- Développer et/ou examiner la documentation ITB (restreinte, nationale et internationale) avant de faire de la publicité ou d’inviter des fournisseurs.
- Assurer un support à distance dans la gestion des ITB (rapport TOC, analyse technique et attribution du contrat).
- Fournir un soutien aux sites de terrain pour gérer le processus d’appel d’offres (rapport TOC, analyse technique et attribution du contrat).
- Compiler les rapports mensuels reçus des bureaux extérieurs pour fournir des rapports sur les achats nationaux aux responsables concernés.
- Organiser des formations sur les achats pour le personnel non logistique et des formations de recyclage à petite échelle (si/quand nécessaire) pour le personnel des achats.
- assurer la qualité et la conformité de toute la documentation relative à l’approvisionnement avant qu’une quelconque validation ne soit demandée.
- Veiller à ce que tous les documents d’approvisionnement soient correctement stockés et archivés afin de fournir une piste d’audit appropriée pour tout audit interne et externe.
- Maintenir et mettre à jour un budget annuel de la chaîne d’approvisionnement détaillant les prévisions de dépenses pour les coûts de fonctionnement.
- Gérer les contrats des fournisseurs, l’accord-cadre d’approvisionnement et les performances.
- Réaliser des études de marché dans des catégories clés pour garantir que la RDC bénéficie du meilleur rapport qualité-prix.
- Vérifiez que les contrôles d’auto-conformité de tous les OP sont vérifiés avant la soumission.
- Soutenir les ONG partenaires locales en renforçant leurs processus de chaîne d’approvisionnement.
Gestion de flotte et de carburant
- Assurer la conformité et la mise en œuvre du manuel des opérations dans tous les bureaux extérieurs.
- Fournir à SMT des rapports mensuels complets sur la gestion de la flotte (coûts) et son efficacité.
- Conseiller sur l’utilisation de la flotte et le bon dimensionnement des exigences de la flotte selon les besoins du programme.
- Assurer une bonne gestion et un suivi de la consommation de carburant des véhicules et des génératrices.
- Superviser la gestion des mouvements des véhicules et s’assurer qu’ils sont correctement entretenus.
La gestion d’actifs
- Assurer la conformité et la mise en œuvre du manuel des opérations dans tous les bureaux extérieurs.
- Fournir des rapports mensuels complets par pays sur les stocks/actifs à SMT.
- Mettre en œuvre tous les outils disponibles pour améliorer la gestion des stocks.
- Fournir des conseils sur les méthodes d’élimination des actifs inutilisés ou expirés avec l’approbation préalable du bailleur de fonds/du directeur pays de la RDC.
- Superviser l’inventaire annuel et s’assurer du bon respect des directives de DRC (qualité, délais, rapprochement avec la comptabilité…)
- Fournir le rapport sur les actifs du donateur conformément aux directives des donateurs.
Gestion d’entrepôt
- Assurer la conformité et la mise en œuvre du manuel des opérations dans tous les bureaux extérieurs.
- Fournir un rapport mensuel complet du pays sur les stocks de l’entrepôt à SMT (liste et valeur du stock en main)
- S’assurer que l’inventaire mensuel et trimestriel est effectué.
- Fournir des conseils sur les méthodes d’élimination des produits inutilisés ou périmés avec l’approbation préalable du donateur/du directeur pays de la RDC.
Système ERP DRC Dynamics
- Assurer la bonne application des processus de la chaîne d’approvisionnement ERP dans le pays.
- Appliquez les rapports et les analyses de données du système de chaîne d’approvisionnement ERP pour améliorer les performances de la chaîne d’approvisionnement.
- Assurer la qualité des données dans le système ERP et qu’elles soient régulièrement mises à jour si nécessaire.
Responsabilité
- Responsable de garantir que toutes les activités de la chaîne d’approvisionnement sont menées conformément au manuel des opérations de la DRC.
- Responsable de la réalisation des buts et objectifs stratégiques de la RDC dans le domaine de responsabilité.
- Responsable de prendre des décisions judicieuses basées sur les politiques, les MOP, les normes et les conseils d’experts techniques de la RDC.
-
Qualifications requises
Expérience et compétences techniques : (inclure les années d’expérience).
Essentiel:
- Minimum 5 ans d’expérience en gestion de la logistique humanitaire dans le domaine de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, de la gestion de flotte, de la gestion des actifs et du soutien à la distribution.
- Au moins 3 ans d’expérience en gestion de personnes dans le secteur humanitaire, notamment dans les organisations internationales.
- Connaissance et expérience des relations avec les prestataires de services et la gestion des entrepreneurs.
- Excellentes compétences informatiques dans MS Word et Excel, ainsi qu’une expérience de travail avec un système ERP.
- Expérience des procédures et de la documentation standard en matière de passation des marchés.
- Expérience de travail dans un environnement difficile.
- Expérience de travail dans une (I)ONG.
- Maîtrise professionnelle complète du français ou de l’anglais avec une capacité de travail dans l’autre.
- Compétence dans la fourniture de conseils techniques et de formations.
- Capacité à préparer des modules de formation de base sur la gestion comptable et à animer des formations sur le terrain.
- Maîtrise avancée d’Excel.
- Excellentes compétences interpersonnelles et de travail en équipe, travaillant avec différents groupes et nationalités.
- Excellentes compétences en gestion du temps, en planification et en priorisation.
Souhaitable:
- Master en logistique et/ou gestion de la chaîne d’approvisionnement, par exemple.
- Une certification en chaîne d’approvisionnement logistique humanitaire sera un atout supplémentaire.
- Expérience de travail avec des donateurs concernés (par exemple, BHA, PRM, DANIDA, ECHO, DDC, CDCS, AICS, SIDA, directives de la Commission européenne).
- Capacité à préparer les budgets des donateurs.
- Connaissance et expérience professionnelle au Cameroun ou dans la région CEMAC.
-
Compétences et qualités requises
- Compétences de base de la RDC :
- En quête d’excellence.
- Collaboration.
- Prendre les devants.
- Communication.
- Faire preuve d’intégrité.
- Capacité à travailler dans un environnement multinational et multiculturel.
- Excellentes compétences en rédaction, en relecture et en communication.
- Excellentes compétences organisationnelles et multitâches.
- Forte capacité d’adaptation, de prise d’initiative et de travail dans un environnement multiculturel.
- Intérêt pour le secteur humanitaire et l’environnement des bailleurs de fonds.
- Capacités d’écoute, d’analyse et de synthèse.
- Excellentes compétences en communication, ainsi que patience et politesse.
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