Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7 000 employés et 8 000 volontaires, recrute.
Fonctions et responsabilités
Gestion des subventions et élaboration de propositions
- Diriger la coordination, la planification, l’animation et le suivi des réunions mensuelles sur les subventions. Rédiger, finaliser et partager l’ordre du jour et les documents pertinents, en veillant à ce que les points d’action des réunions soient suivis.
- En coordination avec les bureaux du programme, des finances, des ressources humaines et des zones, organiser et faciliter les réunions d’ouverture, d’examen et de clôture des subventions, en fournissant des présentations sur les stipulations contractuelles importantes, la conformité des donateurs et les délais.
- Développer et maintenir des connaissances à jour et approfondies sur les politiques des donateurs et du gouvernement et soutenir les équipes de mise en œuvre pour assurer une conformité totale
- Assurer la maintenance ponctuelle et précise des dossiers de subventions sur SharePoint et Insite de la DRC, ainsi que la maintenance précise et ponctuelle du système de gestion des subventions (GMS) sur Dynamics, conformément à la conformité du bureau de pays.
- Coordonner et faciliter les révisions techniques et financières pour les projets en cours, y compris les réalignements budgétaires, auprès des donateurs. Si nécessaire, assurer la révision de la grammaire et de la cohérence des documents de soumission.
- Avec le soutien du PDQM, développer, mettre à jour, rationaliser et diffuser des outils et des ressources de gestion des subventions pour renforcer la capacité du bureau de pays à se conformer à la gestion du cycle de projet (PCM) de la RDC, aux directives de gestion des subventions et aux réglementations des donateurs.
- Aider le PDQM à planifier et à coordonner l’élaboration de propositions de projets de haute qualité, y compris les récits, les budgets, les récits budgétaires, les plans de travail, les listes de personnel et autres annexes requises.
Rapports
- Envoyez des rappels de subvention mensuels aux équipes détaillant les délais à venir, les exigences de rapport, y compris les modèles, et les délais d’examen interne.
- Diriger les processus de reporting des donateurs en coordonnant, compilant, éditant et fournissant des commentaires pour garantir l’élaboration de récits de haute qualité et des soumissions en temps opportun, conformément aux exigences de reporting des donateurs.
- Réviser et éditer les rapports pour en vérifier la qualité et la cohérence, en garantissant la conformité avec les exigences de reporting des donateurs. Veiller à ce que toutes les soumissions des donateurs soient documentées.
- Concevoir et faciliter la mise en œuvre d’outils de qualité des programmes, y compris les processus de reporting et les responsabilités.
Gestion des partenariats :
- Soutenir la gestion et la facilitation des sous-subventions des partenaires, y compris la communication, la coordination des rapports et le suivi des dépenses des partenaires pour garantir le respect des stipulations financières de la sous-subvention.
- Faciliter le processus d’évaluation des partenaires et rédiger, finaliser et partager un ensemble minimal de documents pour une gestion réussie des partenariats.
- Rédiger, réviser et apporter un soutien à la négociation d’accords de projet, y compris de sous-accords (ONGI), d’accords de partenariat et de protocoles d’accord
- Soutenir le programme et l’équipe de soutien dans le renforcement des capacités des partenaires en mettant l’accent sur la gestion des subventions ainsi que sur les réglementations et les relations avec les donateurs.
Autre
- Préparer la documentation nécessaire, telle que des rapports, des présentations et des documents organisationnels, à partager avec les parties prenantes de la RDC, y compris des séances d’information pour le personnel de la RDC et les entités externes demandant des informations sur les programmes de la RDC.
- Assurer la liaison avec les collègues des finances sur les suivis budgétaires mensuels (BFU) et les niveaux de dépenses des subventions actives.
- Soutenir les Finances dans la clôture des subventions dans les délais.
- Travailler avec des collègues pour identifier et trouver des solutions aux problèmes ou aux constatations liés à la conformité.
- Identifier les domaines et proposer des solutions pour améliorer l’efficacité opérationnelle dans les domaines connexes.
En plus de ce qui précède, le coordonnateur de la gestion des subventions peut être amené à effectuer d’autres tâches demandées par le PDQM, mais toujours dans le cadre de cette description de poste.
Qualifications
Requis:
- Au moins 3 à 5 ans d’expérience en gestion de subventions internationales dans le secteur du développement/humanitaire
- Excellente connaissance des règles, réglementations et procédures des donateurs, y compris, mais sans s’y limiter, des donateurs américains et européens, des mécanismes de financement de l’UE et des agences des Nations Unies.
- Expérience avérée dans la soumission réussie de packages de rapports.
- Expérience avérée en renforcement des capacités et formation du personnel et des partenaires.
- Baccalauréat dans un domaine lié au travail humanitaire, aux sciences politiques, au développement international, à l’économie ou à d’autres domaines pertinents.
- Maîtrise professionnelle complète de l’anglais avec la capacité de produire des produits bien rédigés pour des rapports et des communications formels.
- Solides compétences en matière d’organisation et de planification, avec une excellente attention aux détails.
- Bonne compréhension des règles et réglementations des donateurs
- Maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint
- Capable de respecter les délais tout en gérant et en hiérarchisant les demandes concurrentes.
- Analyse des problèmes et méthode de travail orientée vers les solutions.
- Capable de rechercher, d’apprendre et de diffuser rapidement de nouvelles connaissances et informations.
- Capable de communiquer clairement et en temps opportun.
- Capable de s’adapter rapidement, avec une ouverture pour apprendre et poser des questions.
Souhaitable:
- Maîtrise dans un domaine lié au travail humanitaire, aux sciences politiques, au développement international, à l’économie ou à d’autres domaines pertinents.
- Haoussa (courant) souhaitable
Compétences et qualités requises
- Compétences de base du DRC :
- En quête d’excellence
- Collaboration
- Prendre les devants
- Communication
- Faire preuve d’intégrité
- Capacité à travailler dans un environnement multinational et multiculturel.
- Excellentes compétences en rédaction, en relecture et en communication
- Excellentes compétences organisationnelles et multitâches
- Forte capacité d’adaptation, de prise d’initiative et de travail dans un environnement multiculturel.
- Intérêt pour le secteur humanitaire et l’environnement des donateurs
- Capacité d’écoute, d’analyse et de synthèse
- Excellentes compétences en communication, ainsi que patience et politesse
- Sens exemplaire de l’éthique au travail.
Règlement général
- L’employé doit suivre les instructions du DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le Code de conduite et le Cadre de responsabilité humanitaire.
- L’employé ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée du contrat DRC sans autorisation préalable.
- L’employé ne doit s’engager dans aucune activité qui pourrait nuire à la DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat de la DRC.
- L’employé ne doit pas donner d’interviews aux médias ni publier de photos ou d’autres documents liés au projet sans autorisation préalable.
- L’employé doit restituer tout l’équipement emprunté pour le projet à DRC après la fin de la période du contrat ou sur demande.
