Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7 000 employés et 8 000 volontaires. L’ONG Humanitaire DRC recrute un Responsable de la chaîne d’approvisionnement (Supply Chain Manager) – couverture temporaire. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, la DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à mais non lucrative, politiquement neutre et indépendante et non confessionnelle.
Objectif général du poste :
Assurer la coordination et la direction stratégique de toutes les fonctions de la chaîne d’approvisionnement (achats, entreposage, logistique, entretien des bureaux) et de la fonction informatique afin de garantir le bon fonctionnement de toutes les fonctions de soutien pour répondre aux besoins du programme, conformément au manuel des opérations de DRC, aux règles et réglementations des donateurs et du gouvernement.
Ce poste est axé sur le pays et garantit le respect des procédures et des lignes directrices de la RDC dans le pays. Il contribue à l’élaboration des stratégies nationales, qui sont traduites en plans d’action et en tâches quotidiennes. Il fournit un soutien et/ou des conseils techniques aux opérations nationales tout en surveillant les activités nationales.
Responsabilités :
Gestion générale
- Superviser la gestion quotidienne d’une équipe de 40 personnes composée de responsables des achats, de la flotte, de l’entrepôt, de la maintenance et de l’informatique, basée au bureau national de RDC ainsi que dans différentes bases dans les provinces de l’Ituri et du Nord-Kivu ;
- Veiller à ce que l’ensemble du personnel dispose de plans de travail clairs, travaille efficacement, soit au clair sur les tâches à accomplir et rend compte fréquemment de son travail ;
- Organisateur des réunions mensuelles avec l’ensemble du personnel des services d’appui concerné, soit en personne, soit en ligne. Rédiger le procès-verbal de ces réunions et veiller à ce que les points d’action soient mis en œuvre. Veiller à ce que le personnel des services d’appui communique clairement et de manière proactive avec les parties impliquées, y compris les fournisseurs et les collègues ;
- Procéder à des évaluations continues des performances du personnel annuellement à l’aide des systèmes de DRC, à l’élaboration de plans de renforcement des capacités de l’équipe et de plans de développement individuels, le cas échéant ;
- Renforcer les capacités des chefs d’équipe et du personnel, en élaborant et en mettant en œuvre des orientations, une formation et une supervision sur le terrain, un mentorat et un coaching, en travaillant de manière structurée, en planifiant, en classant, en communiquant, en étant proactif et réactif, en veillant à ce que le personnel de la chaîne d’approvisionnement se considère comme un prestataire de services interne pour l’ensemble des opérations ;
- Superviser le respect du code de conduite de DRC au sein du département de la chaîne d’approvisionnement et des fournisseurs, en veillant à ce que le personnel du département comprenne parfaitement ce qu’est la corruption et soit formée au moins une fois par an sur les détails du code de conduite et les mesures de lutte contre la corruption ;
- Veiller à ce que l’ensemble du personnel du département de la chaîne d’approvisionnement connaisse les procédures de dénonciation de la corruption et d’autres violations du code de conduite, y compris le mécanisme de signalisation ;
- Développer et soutenir un esprit d’équipe, assurer un travail d’équipe harmonieux entre les équipes de soutien et les équipes de programme.
Chaîne d’approvisionnement
- Veiller au respect des procédures d’approvisionnement, y compris des plans d’approvisionnement et des fiches de suivi, en veillant à ce que les achats soient effectués en temps voulu ;
- Suivre de près les indicateurs clés de performance du département et veiller à ce que les rapports mensuels soient soumis dans les délais et de grande qualité ;
- Contrôler en permanence l’interaction du personnel de la chaîne d’approvisionnement avec les fournisseurs en veillant au respect de la séparation des tâches, des conditions générales des fournisseurs de DRC et du code de conduite de DRC ;
- Veiller à ce que le processus de la chaîne d’approvisionnement de DRC aboutisse au meilleur rapport qualité-prix pour DRC et les personnes qui relèvent de sa compétence, notamment en réalisant des études de marché dans des catégories clés ;
- Effectuer des visites régulières dans chaque bureau d’approvisionnement afin d’évaluer et de soutenir la conformité et la mise en œuvre de procédures opérationnelles sur la chaîne d’approvisionnement (y compris toutes les politiques mises à jour sur l’intranet de DRC) dans tous les bureaux sur le terrain ;
- Examiner les documents relatifs aux appels d’offres (nationaux et internationaux) avant leur publication, en coordination avec le soutien du bureau régional et du siège ;
- Fournir un support aux sites de terrain pour gérer le processus d’appel d’offres (rapport de stocks, analyse technique et attribution du contrat) ;
- Compilateur et fournir des rapports mensuels sur les achats à l’équipe de gestion de projet et/ou aux responsables de la gestion des achats ;
- Organisateur des formations à l’approvisionnement pour le personnel non logistique et des formations de remise à niveau (si ou quand nécessaire) pour le personnel de la chaîne d’approvisionnement ;
- Veiller à la mise en œuvre des recommandations de l’audit externe et de l’audit de DRC concernant les composantes de la chaîne d’approvisionnement ;
- Veiller à ce que tous les documents d’approvisionnement soient correctement stockés et archivés afin de fournir une piste d’audit appropriée pour les audits internes et externes ;
- Réaliser des études de marché dans des catégories clés afin de s’assurer que DRC bénéficie du meilleur rapport qualité-prix.
Gestion de flotte
- Assurer la conformité et la mise en œuvre du volume du manuel d’exploitation sur la gestion du parc automobile (y compris toutes les politiques mises à jour sur l’intranet de RDC) dans le pays ;
- Veiller à ce que l’ensemble du parc automobile dans le pays soit géré efficacement. Donner des conseils sur l’utilisation de la flotte et le dimensionnement des besoins en flotte en fonction des besoins du programme. Cela inclut les plans de déplacement hebdomadaires, la priorisation des besoins de déplacement du personnel et des activités du programme, ainsi que la planification à long terme ;
- Veiller à ce que l’entretien de la flotte soit effectué de manière efficace et à ce que la flotte soit correctement approvisionnée en carburant. Cela implique une interaction fréquente et proactive avec le personnel concerné et du programme ;
- Fournir des rapports nationaux mensuels complets sur la gestion du parc automobile (coûts) à l’équipe de direction (SMT).
Gestion des actifs/équipements
- Assurer la conformité et la mise en œuvre des procédures opérationnelles sur la gestion des actifs et des équipements (y compris toutes les politiques mises à jour sur l’intranet de DRC) dans tous les bureaux locaux ;
- Fournir des rapports nationaux mensuels complets sur l’inventaire et les biens à l’équipe de gestion ;
- Fournir un rapport national mensuel complet sur l’inventaire de l’entrepôt à l’équipe de gestion (liste et valeur des stocks en main).
- Fournir des conseils sur les méthodes d’élimination des produits inutilisés ou périmés (cassés, périmés, etc.).
- Gérer l’équipement informatique et l’entretien, en supervisant le responsable informatique ;
- Superviser la réparation et l’entretien du bâtiment administratif, du mobilier et de l’équipement, du groupe électrogène et du carburant.
Planification et stratégie
- Veiller à ce que la planification annuelle des services d’appui soit effectuée, y compris la fixation et la réalisation d’objectifs, en veillant à ce que ces objectifs soient étroitement alignés sur les besoins des programmes ;
- Veiller à ce que la planification des projets tienne compte des exigences pertinentes en matière de services d’appui (telles que les délais et les budgets appropriés) ;
- Veiller à ce que la mobilisation des ressources soit réaliste et réponde aux besoins des fonctions d’appui, en utilisant le budget des opérations pour contribuer aux propositions ;
- Veiller à ce que les services d’appui soient adaptés aux besoins du programme ;
- Être le point focal pour l’autocontrôle de conformité, le registre des risques, l’audit interne et le contrat de résultats ;
- Travailler avec les responsables de secteur et le chef des services d’appui pour s’assurer que chacun des sous-départements (chaîne d’approvisionnement, flotte, actifs, entrepôt et informatique) a des objectifs et les atteints, conformément au manuel des opérations de RDC ;
- Établir et maintenir des relations solides avec les parties prenantes externes dans le cadre des services d’appui. Il s’agit notamment des fournisseurs, des organismes gouvernementaux compétents, etc.
DRC Dynamics (Système ERP)
- Veiller à ce que les fonctionnalités de l’ERP soient utilisées correctement par le personnel concerné ;
- Appliquer les rapports et les analyses de données de DRC Dynamics afin d’améliorer les performances globales ;
Agir en tant que super-utilisateur pour les fonctionnalités de la chaîne d’approvisionnement.
Expérience et compétences techniques (y compris le nombre d’années d’expérience professionnelle)
- Au moins 5 ans d’expérience dans une fonction de haut niveau dans le domaine de la chaîne d’approvisionnement dans un contexte humanitaire ;
- Au moins 3 ans d’expérience en gestion du personnel ;
- Diplôme universitaire en Gestion et administration, Logistique, ou tout autre domaine connexe
- Connaissance de la gestion du cycle de projet ;
- Connaissance de la gestion de la chaîne d’approvisionnement et des processus d’achat ;
- Connaissance du cycle budgétaire et des processus de suivi ;
- Connaissance des politiques des principaux donateurs et des procédures de conformité, comme le BHA, ECHO et Danida ;
- Expérience de travail avec DRC Dynamics ou un système ERP similaire ;
- Maîtrise professionnelle totale du français et de l’anglais ;
- Excellentes aptitudes à la communication – à la fois orale et écrite ;
- Des compétences dans les langues nationales (swahili, lingala, etc.) seront un atout ;
- Conformité et souci du détail ;
- Fort esprit d’équipe ;
- Excellentes compétences interpersonnelles, sensibilité culturelle et capacité d’adaptation ;
- Flexible, enthousiaste et désireux d’apprendre des autres ;
- Comprendre les questions humanitaires en République démocratique du Congo ;
Langues :
- Maitrise professionnelle du français et de l’anglais
- Maitrise des autres langues nationales comme le Swahili serait un atout
- Disposé à se rendre sur les sites de projets.
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