DIKO est une organisation non gouvernementale de développement et humanitaire, nigérienne- africaine, avec une vocation universelle et basée sur des valeurs éthiques qui guident son travail. Elle a pour vocation de soutenir les populations vulnérables notamment les femmes, les enfants et les personnes à besoins spécifiques à travers la promotion d’une justice sociale, la lutte contre les inégalités et le respect des droits humains.
POSTE : Assistant (e) logistique (02) à Niamey
Mission principale de l’ONG
Promouvoir et défendre la dignité humaine et les droits sociaux, économiques, politiques, écologiques et culturels, des groupes sociaux les plus vulnérables, notamment des femmes et des enfants à travers la culture de la paix, l’accès juste et équitable aux ressources et aux services sociaux de base, à l’autonomisation des femmes et à la protection et à l’assistance adéquate aux populations affectées par les crises humanitaires.
Composition du service (effectif)
DIKO comprend les organes suivants :
- Un Conseil d’Administration,
- Une direction exécutive,
- Des Bureaux régionaux,
- Des bases,
- Des équipes opérationnelles.
Positionnement de l’agent dans l’organigramme du service
Rattacher au département Logistique et Achats en tant qu’Assistant (e) logistique.
LES MISSIONS DU POSTE
Mission principale, raison d’être ou finalité du poste
Sous la supervision du responsable national Logistique et Achats de DIKO, le/l’assistant (e) de la logistique sera chargé (e) de l’exécution dans le respect strict des procédures et exigences des bailleurs de fonds ainsi que les politiques et procédures de DIKO de toutes les opérations liées à la gestion des bâtiments et logements, la gestion des stocks, la gestion des transports, la gestion efficace et rationnelle de la flotte, des équipements logistique et IT ainsi que les mobiliers du bureau. Il/elle assistera le Responsable logistique et achats dans d’autres activités sur demande.
Objectif 1 : Gestion des bâtiments et logements
- Participe à la recherche et l’identification des possibilités de locations des bâtiments ;
- Assure le suivi des contrats de bail ;
- Gère l’installation des matériels et des équipements dans les bâtiments et assure leur entretien ;
- Participe à l’élaboration des règles de sécurité dans le cadre de l’utilisation des bâtiments ;
- Organise les déménagements ou réaménagements des locaux ;
- Être responsable des travaux d’entretien (recherche des prestataires de services ou réparation en interne) ;
- Assure la sécurisation des locaux ;
- Supervise la distribution des clés et leur utilisation ;
- S’assure que les réparations et les interventions d’entretien et maintenance des batiments, plombeire, électricité, menuiserie sont effectuées
- Gère le service d’entretien bureau (agents de ménage)
Objectif 2 : gestion des stocks
- S’assure de la bonne tenue des stocks à savoir : le rangement, la propreté, l’intégrité ;
- Veiller à l’organisation du stock (par article/département/date de péremption etc.) ;
- S’assurer des suivis documentaires des stocks : création et mise à jour des fiches de stock. Cohérence avec les bons de réception et les bons de sortie de stock ;
- S’assurer de la mise à jour quotidienne des fiches de stock et registre de stock au moment des sorties et des entrées des matériels
- Veiller à la bonne tenue de l’inventaire des stocks.
- S’assurer du bon contrôle des réceptions (quantité et qualité).
- Assurer la réalisation du rapport mensuel de stock afin de connaître la disponibilité des articles en fin de mois et le transmettre le 05 de chaque mois ;
- Faire des contrôles inopinés du magasin une fois dans le mois
- S’assurer de la mise à jour des documents de suivi tels que : La liste des personnes autorisées à signer la sortie des matériels en stock, La liste des personnes autorisée à participer à la réception du matériel programme
- Veiller à ce que les procédures et documentation de stockage et déstockage soient scrupuleusement respectées.
- Veiller à ce que l’état de stock soit partage
Objectif 3 : Gestion des Transports
- Assure les opérations de dédouanements et autres formalités pour les véhicules ;
- Assure l’envoi des marchandises, détermine les moyens les plus adaptés, négocie les tarifs et s’assure que les conditions pour la signature d’un contrat de location sont bien remplies.
- S’assure que le matériel a accompagné des bons documents selon la procédure DIKO ;
- Négocier et gérer les contrats avec les transporteurs ;
- Assurer la conformité avec les règlementations de transport ;
- Gérer les réclamations et les litiges liés au transport
- Analyser les performances de transport et identifier des améliorations
- Coordonner avec les autres départements pour d’approvisionnement efficace
Objectif 4 : Gestion du parc automobile
- Organise le planning hebdomadaire des déplacements.
- Supervise le travail des chauffeurs (maintenance quotidienne, log book, nettoyage des véhicules…)
- S’assure que les véhicules sont toujours en état de fonctionnement et s’occupe de la maintenance et des réparations en utilisant les formulaires DIKO.
- S’assure que les carnets de bord des véhicules sont opérationnels à tout moment.
- S’assurer que les documents administratifs et autres documents de bord du véhicule sont à jour et bien suivis (assurance, vignette, carte grise, attestation de visite technique,)
- S’assurer que les équipements de secours du véhicule sont en place (roue de secours, triangle de signalisation, trousse de clés secours);
- S’assurer que tous les documents des véhicules sont au complet et bien gérés.
- Est Responsable du stock des pièces détachées et autres intrants liés au parc automobile
- Supervise l’approvisionnement régulier des véhicules en carburant
- Fourni le rapport mensuel de consommation de carburant chaque mois
- Fourni un rapport mensuel en version électronique (soft) à son supérieur rendant compte de la consommation moyenne et des coûts.
- Archive les documents relatifs au suivi, à la maintenance et à la réparation des véhicules.
- Elaborer un calendrier et un plan de maintenance pour les véhicules et les groupes électrogènes
- Assure la gestion des véhicules de location : faire le check validation de véhicules et le briefing du chauffeur avant le départ
- Etablissement des ordres de mission
- S’assure des réservations des vols sur la Platte form UNHAS
- Briefing départ en collaboration avec le responsable sécurité
Objectif 5 : Gestion des équipements
- Met à jour l’inventaire et la liste des actifs du bureau et des différents projets.
- S’assure que chacun des équipements est correctement enregistré dans l’inventaire des immobilisés et identifiable (étiquetage avec numérotation).
- Gère les inventaires semestriels de tous les équipements durables et non durables (consommables).
- Assume la maintenance de tous les matériels et équipements à la demande de ses utilisateurs.
- Gère le stock de consommables bureau, le prévisionnel des commandes, les inventaires et s’assure que le stock est bien tenu et organisé.
- Assure la maintenance quotidienne du parc informatique ;
- Assure le suivi de la maintenance des groupes électrogènes
Objectif 6 : gestion IT/Com
- Mettre à disposition de chaque poste les équipements informatiques et de télécommunication prévus et nécessaire à la bonne réalisation de ses activités ;
- Établir une documentation complète, organisée et à jour dans un classeur de chaque actif, conformément au manuel logistique DIKO ;
- Établir un suivi préventif régulier des équipements (entretien des imprimantes, mise à jour maîtrisées des ordinateurs, sauvegarde des données) ;
- Veillez au bon suivi (notamment documentaire) des actifs lors de la réception, de la remise, des réparations etc. ;
- Établir le rapport de suivi des actifs chaque mois.
Intérêts, contraintes difficultés du poste
- Sécurité des données ;
- Atteindre des objectifs et respect des consignes données par les responsables hiérarchiques ;
- Qualité des prestations et du service rendu ;
- Qualité des relations avec les personnes extérieures et les partenaires ;
- S’engager à respecter les politiques internes de l’ONG notamment la (PEAS) et la politique genre ;
- S’engager à s’assumer de la mise en œuvre optimale de ces politiques dans son cadre de travail ;
- Etre disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son superviseur direct ;
- Adhérer aux valeurs de l’ONG DIKO dans l’exercice de ses fonctions.
| Champ d’autonomie et de responsabilité
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Champ des relations
- En interne : Les staffs du programme, l’équipe support et la direction exécutive ;
- Fournisseurs.
Coopérations et coordinations à développer
- Coopération étroite avec les équipes techniques pour faciliter les activités terrain ;
- Assure la ponctualité lors des réunions avec les autres partenaires à la demande du responsable ;
- Assure le reporting de toutes les réunions et rencontre à la direction exécutive de Niamey.
Profil du poste
– Avoir un diplôme de Bac+2/Licence en Logistique ou diplôme connexe
– Posséder au moins deux (02) ans d’expérience professionnelle à un poste similaire ;
– Expérience avérée dans la gestion logistique des projets et ONG ;
– Compétences en analyse et en traitement de données ;
– Bonnes compétences en communication ;
– Excellente maitrise de l’outil informatique et du PACK OFFICE ;
– Maitrise du logiciel ERP est un atout ;
– Bonne maitrise de la gestion du cycle de projet ;
– Bonne connaissance des bailleurs et de leurs procédures est un atout.
– Excellente maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ;
– Excellentes capacités rédactionnelles.
Les « savoir-faire » : (que doit-il être capable de faire ?)
L’assistant (e ) logistique doit savoir :
- Utiliser les outils de bureautiques sous Open Office ;
- Parler la langue française ;
- Utiliser la messagerie électronique ;
- Rédaction des comptes rendus de réunion et rapport d’activité ;
- S’organiser au mieux afin que les prestations produites respectent en temps et niveau de qualité, les termes d’une bonne visibilité.
Les « savoir-faire » comportementaux : (quelles sont les façons souhaitables d’agir ?)
- S’exprimer avec aisance,
- Travailler en équipe,
- Faire preuve d’autonomie et d’initiative, rendre compte à sa hiérarchie,
- Faire preuve de discrétion,
- Faire preuve de rigueur et d’organisation.
Comportements
- Communique clairement et efficacement ;
- Flexible et prêt à apprendre ;
- Faire preuve d’un respect évident pour tous et en particulier envers les enfants et les femmes sans discrimination ;
- Faire preuve d’honnêteté et de transparence en se responsabilisant et en responsabilisant les autres afin de respecter les objectifs convenus et les codes de conduite humanitaire et de DIKO ;
- Avoir l’esprit d’équipe et désireux d’obtenir le meilleur résultat global,
- Veiller à ne pas observer un comportement de nature à ne pas ternir l’image de l’organisation en particulier et des agents humanitaires en général ;
- Rester calme et positif sous la pression.
III/ Dépôt de candidature
- Le dossier de candidature comprenant :
- Une lettre de motivation non manuscrite adressée Président de DIKO ;
- Un curriculum vitae (3 pages maximum, comprenant 3 références de travail) ;
- « Candidature au poste d’Assistant (e) logistique (02) » au plus tard le 13 Août 2025 à 17H00 à travers le lien ci-après : https://forms.gle/HzyvGZK5UG3fEQCg7
- Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler, seuls les candidats retenus seront contactés pour la suite.
- NB : ONG DIKO se réserve le droit de n’est pas donner une suite à cet appel et aucun dossier déposé ne peut être retiré.
