Catholic Relief Services (CRS) est l’agence humanitaire internationale officielle de la communauté catholique des États-Unis. CRS s’efforce de sauver, de protéger et de transformer des vies dans le besoin dans plus de 100 pays.
Assistant administratif H/F
Résumé du poste :
Sous la supervision directe du Chargé des Opérations, l’Administrative Assistant fournira des services dans la réalisation au jour le jour d’activités administratives réactives, efficaces et efficientes en appui à la mission de Catholic Relief Services (CRS) de servir les personnes pauvres et vulnérables. Vous fournirez des services constants et de qualité et contribuerez à la bonne gestion des ressources pour aider à garantir l’efficacité.
Le/La titulaire de ce poste est tenu de s’assurer de la gestion stricte des ressources de CRS selon ses principes directeurs et du strict respect de la confidentialité des documents ou dossiers qu’il aura à transporter, acheminer, photocopier ou traiter.
Responsabilités du poste :
-Assurer l’accueil des visiteurs et les orienter ;
-Rédiger les correspondances administratives, faire le classement des courriers sortants et recevoir et classer les courriers entrants
-Assurer la gestion du courrier au départ et à l’arrivée du bureau.
-Aider dans la saisie des rapports, la photocopie et le scan des documents.
-Organiser et tenir à jour les classements et la tenue des archives du bureau :
-Assurer la demande et les renouvellements des agréments, protocole d’accord et accords de projet.
-Assurer un classement fluide des agréments, protocoles d’accord, accords de projet et toutes documentation du Programme comme requis;
-Prendre note et rédiger les comptes rendus des réunions du staff ;
-Etablir et mettre à jour régulièrement la liste des hôtels utilisés par CRS à N’Djamena et dans les provinces.
-Appuyer les dispositions logistiques pour les employés et les visiteurs. Fixer et coordonner les rendez-vous.
-Assurer la gestion des stocks (fourniture et consommable alimentaire du bureau).
-Faire le suivi des demandes de remboursement des frais médicaux (Mise à jour quotidienne du tableau de suivi de remboursement)
-S’occuper de lundi REDI et l’approvisionnement en eau minéral pour le bureau.
-Tenir la petite caisse du bureau et assurer sa gestion dans le respect strict de la politique y relative.
-Faire la réservation des vols UNHAS a l’intérieur du pays.
-Assurer toute autre tâche spécifique demandée par la hiérarchie dans l’intérêt de CRS.
Qualifications de base :
-Un Baccalauréat ou un BTS en Gestion/Administration des entreprises ou dans un domaine connexe exigé, un BTS ou License souhaité
-Une formation en Management, en Gestion et Administration des entreprises ou une expérience dans le domaine sera un atout.
-Minimum Expérience professionnelle : deux ans en Gestion et administration générale, de préférence dans une ONG internationale ;
-Connaissance de langues : Une maîtrise de l’anglais professionnel écrit et parlé est requise pour ce poste et l’arabe et les langues locales seraient un atout.
-Avoir une bonne connaissance de CRS et de ses politiques et procédures, est un atout.
-Avoir de bonnes compétences en rédaction administrative • Expérience et maîtrise des logiciels MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et des systèmes de gestion de l’information.
Capacités personnelles requises :
-Forte attention aux détails avec de bonnes compétences en organisation, secrétariat, gestion du temps et priorisation.
-Conduite éthique, conformément à des codes professionnels et organisationnels reconnus d’éthique.
-Grande capacité à nouer des relations avec les autres.
-Capable de garder des informations confidentielles.
-Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats.
-Souci du service au client avec d’excellentes compétences pour la communication, les relations interpersonnelles et la négociation.
Compétences au niveau de toute l’agence (pour tous les employés de CRS) :
Elles sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et utilisées par chaque membre du personnel pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.
Elles sont les suivantes:
-Intégrité
-Amélioration continue et innovation.
-Construire des relations constructives et de confiance
-Développer les talents et assurer la croissance professionnelle
-Esprit stratégique
-Responsabilité et redevabilité
Principales relations de travail :
Supervision: Sous la supervision directe du Head of Operations.
Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail. Les procédures d’acquisition de talents de CRS reflètent notre engagement à protéger les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et l’exploitation. CRS donne la priorité aux candidats qui sont citoyens/résidents permanents des pays où nous avons des bureaux CRS.
CRS est un employeur qui respecte l’égalité des chances. En postulant à cet emploi, je comprends et reconnais que CRS exige de son personnel qu’il traite toutes les personnes avec dignité et respect et qu’il prévienne activement le harcèlement, la maltraitance, l’exploitation et le trafic d’êtres humains. De plus, je comprends que si je suis un (e) candidat (e) retenu (e), je serai soumis(e) à une vérification approfondie des antécédents et que mes références personnelles / professionnelles seront utilisées pour évaluer mes comportements liés aux sujets susmentionnés relatifs à la protection.
CRS est un employeur qui respecte l’égalité des chances et encourage vivement les candidatures féminines. CRS offre des meilleures conditions de travail pour les femmes allaitantes au bureau et pendant les voyages / visites de terrain.
NB : Veuillez noter que seuls (es) les candidats (es) retenus(es) seront contactés (es). Vous pouvez envoyer votre dossier de candidature comprenant un CV et une lettre de motivation avec trois noms des références professionnelles à l’adresse suivante : [email protected] en mentionnant en objet de l’email seulement « 22025035 ».
La date limite de réception des candidatures plus tard 07 mars 2025.
