Résumé du poste :
Vous coordonnerez la fourniture de services administratifs réactifs, efficaces et efficients à l’appui de la mission de Catholic Relief Services (CRS) de servir les pauvres et les vulnérables. Vous veillerez à ce que la gérance des ressources et une approche de service de haute qualité soient intégrées aux systèmes administratifs, aux politiques et aux procédures.
Ce poste couvre tous les aspects de l’administration et est chargé de s’assurer que les installations de bureau sont bien entretenues, nettoyées et confortables pour vivre et travailler.
Fonction principale :
Ce poste est spécifiquement responsable de la réalisation des activités liées aux installations de bureau. L’agent administratif principal exercera toutes les fonctions de soutien administratif simultanément tout en assurant la conformité avec les réglementations de CRS et des donateurs pour l’entretien des installations, les systèmes d’alimentation et l’administration générale.
Rôles et responsabilités clés :
Gestion administrative
- Coordonner et rendre compte des activités administratives et des ressources requises.
- S’assurer que les systèmes administratifs sont conformes aux normes de l’agence et aux réglementations des donateurs.
- Gérer les relations avec les intervenants externes (fonctionnaires, propriétaires, fournisseurs de services).
- Superviser l’utilisation des actifs et des installations du CP.
- En collaboration avec l’équipe de la chaîne d’approvisionnement du CP, soutenir l’approvisionnement en matériaux de bureau et gérer les systèmes d’actifs.
- En collaboration avec la personne focale de la sécurité de l’État et le responsable de la sécurité, mettre en œuvre des protocoles de sécurité et maintenir un environnement de travail sécurisé.
- Superviser les nettoyeurs et les agents de sécurité.
Soutien au projet
- Soutenir la mise en œuvre du projet BASICS grâce à des services administratifs efficaces.
- Coordonner les déplacements et la logistique du personnel du projet et des visiteurs.
- Gérer la planification d’événements pour les activités du projet.
- Assurer la bonne documentation et les systèmes de classement.
- Soutenir la gestion budgétaire et la conformité financière.
Gestion des installations
- Superviser l’entretien, les réparations et les améliorations des installations.
- Coordonner l’attribution et l’utilisation des espaces de bureau.
- Avec le soutien d’Abuja, gérer les systèmes d’alimentation hors réseau, en particulier l’installation solaire.
- S’assurer que tous les services publics et systèmes fonctionnent de manière optimale.
Connaissances, compétences et aptitudes
- Bonnes compétences en matière de planification, d’organisation et de gestion du temps.
- Forte orientation vers le service à la clientèle avec de très bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
- Conduite éthique et capacité à maintenir la confidentialité.
- Proactif, ingénieux, orienté vers les solutions et les résultats.
Qualifications souhaitées
- Une formation supplémentaire peut remplacer une certaine expérience.
- Expérience et compétences techniques dans les progiciels MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et les systèmes de gestion de l’information.
Langues – Anglais (oral et écrit).
Voyage – Doit être disposé et capable de voyager jusqu’à 25 %.
Responsabilités de supervision : Agents administratifs, adjoints et stagiaires.
Principales relations de travail :
Interne : Équipe de direction, personnel des finances, personnel de programme dans d’autres programmes pays de CRS.
Externe : Représentants d’autres projets, entrepreneurs, représentants gouvernementaux et parties prenantes du programme CRS Nigeria.
Qualifications
Qualifications de base
- Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine pertinent, de préférence. La maîtrise sera un plus.
- Minimum de 4 ans d’expérience de travail dans des fonctions de soutien administratif, avec des responsabilités croissantes.
- Expérience au sein d’une ONG locale ou internationale un atout.
