Catholic Relief Services est l’agence humanitaire internationale officielle de la communauté catholique aux États-Unis. Catholic Relief Services (CRS) recrute Responsable de la chaîne d’approvisionnement.
L’ONG OXFAM International recrute pour ce poste (12 Juillet 2023)
POSTE 1 : RECEPTIONNISTE
Responsabilités principales
Effectuer divers travaux de support à l’administration et à tous les autres départements.
Tâches spécifiques :
L’Assistant (e) de bureau aura à accomplir les principales tâches suivantes :
· Faire de la réquisition pour les fournitures de nettoyage et de café ;
· Tenir un état d’inventaire des fournitures de nettoyage et de café ;
· Fournir diverses assistances comme les photocopies, le dispatching interne des courriers, les reliures, les classements de documents, et diverses courses ;
· Assister l’organisation logistique des diverses réunions, visites (réservation d’hôtels, billets, salle de conférence, matériel audiovisuelle, repas, visa, accueil…) ;
· Faire le suivi nécessaire des délais de renouvellement des contrats et polices d’assurances ;
· Suivre au besoin des procédures administratives entamées auprès des services externes ;
· Recevoir et diriger les visiteurs, répondre ou diriger les appels téléphoniques entrants,
· Aider à la saisie de documents administratifs (lettres, contrats…)
· Gérer les stocks de fournitures de bureau et de fournitures pour les véhicules
· Suivre dans le Data base les contrats qui arrivent à terme. Informer l’administration Manager de l’échéance des contrats.et faire les drafts des avenants si nécessaires.
· Archiver dans les chronos appropriés les contrats, les scanner et les enregistrer sur serveur
Effectuer divers travaux de support à l’administration et à tous les autres départements.
Tâches spécifiques :
L’Assistant (e) de bureau aura à accomplir les principales tâches suivantes :
· Faire de la réquisition pour les fournitures de nettoyage et de café ;
· Tenir un état d’inventaire des fournitures de nettoyage et de café ;
· Fournir diverses assistances comme les photocopies, le dispatching interne des courriers, les reliures, les classements de documents, et diverses courses ;
· Assister l’organisation logistique des diverses réunions, visites (réservation d’hôtels, billets, salle de conférence, matériel audiovisuelle, repas, visa, accueil…) ;
· Faire le suivi nécessaire des délais de renouvellement des contrats et polices d’assurances ;
· Suivre au besoin des procédures administratives entamées auprès des services externes ;
· Recevoir et diriger les visiteurs, répondre ou diriger les appels téléphoniques entrants,
· Aider à la saisie de documents administratifs (lettres, contrats…)
· Gérer les stocks de fournitures de bureau et de fournitures pour les véhicules
· Suivre dans le Data base les contrats qui arrivent à terme. Informer l’administration Manager de l’échéance des contrats.et faire les drafts des avenants si nécessaires.
· Archiver dans les chronos appropriés les contrats, les scanner et les enregistrer sur serveur
Qualifications et compétences
Qualifications
· Avoir au moins un BTS en secrétariat
· Savoir lire et écrire le français, l’anglais serait un atout ;
· Deux ans d’expérience professionnelle avec des responsabilités similaires ;
· Être très organisé(e), avoir le sens de l’initiative et être en mesure de travailler avec peu de supervision.
· Avoir au moins un BTS en secrétariat
· Savoir lire et écrire le français, l’anglais serait un atout ;
· Deux ans d’expérience professionnelle avec des responsabilités similaires ;
· Être très organisé(e), avoir le sens de l’initiative et être en mesure de travailler avec peu de supervision.
POSTE 2 : Chargé des risques et de la conformité
Responsabilités du poste :
- Collaborer avec le gestionnaire de la conformité et la direction du CP au renforcement des systèmes et processus de contrôle interne.
- Aider à identifier les risques et les difficultés et les solutions pour y répondre.
- Aider à mettre en œuvre la politique de gestion financière des sous-récipiendaires (SRFMP) et donner des conseils à ce sujet.
- Appuyer la planification et la réalisation d’audits internes, de revues de contrôle et d’évaluations de la conformité, mener des activités d’audit selon les besoins. Aider à analyser les résultats et à faire des recommandations.
- Appuyer la conception et l’animation de formations sur les risques et de plans de renforcement des capacités institutionnelles pour CRS et ses partenaires.
- Appuyer les audits externes et la coordination de plans d’action pour clôturer les constatations d’audit.
Formation, expérience et capacités requises
Études et expérience
- Baccalauréat exigé. Licence en comptabilité, administration des entreprises ou une autre licence pertinente souhaitée. Une certification en comptabilité ou d’autres certifications pertinentes sont un plus.
- Minimum de 3 ans d’expérience professionnelle, dans l’idéal dans une organisation internationale, avec de plus en plus de responsabilités dans les opérations et/ou les programmes. Au moins 2 de ces années comprendront une expérience en audit, conformité ou gestion des risques.
- Connaissance des normes d’audit et des réglementations touchant à la conformité et connaissance de normes internationales de contrôle interne et de gestion des risques et de la conformité (par ex. COSO, ISO, COBIT)
- Connaissance des systèmes comptables.
- Maîtrise de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et des systèmes de gestion de l’information.
Compétences personnelles
- Bonnes compétences en gestion des relations
- Bonnes compétences analytiques, et de pensée systémique.
- Capacité à porter un bon jugement
- Conduite éthique, conformément à des codes professionnels et organisationnels reconnus d’éthique
- Proactif, plein de ressources, axé sur les résultats
Langue étrangère exigée/souhaitée
Voyages nécessaires (mettre le cas échéant le pourcentage de voyages demandé)
Principales relations de travail :
Supervision : R&C Manager
Interne : Opérations et programmes
Externe : Auditeurs
Compétences du REDI de l’organisme (pour tout le personnel de CRS) :
Les compétences de l’organisme clarifient les comportements et les attitudes attendus de tout le personnel. Lorsqu’elles sont démontrées, elles créent un environnement de travail stimulant, aident les membres du personnel à donner le meilleur d’eux-mêmes et permettent à CRS d’atteindre les objectifs de l’organisme.
- Responsabilité personnelle – Assume constamment la responsabilité de ses propres actions.
- Agit avec intégrité – Modélise constamment les valeurs alignées sur les principes directeurs et la mission de CRS. Est considéré comme honnête.
- Instaure et maintient la confiance – Fait preuve de cohérence entre ses paroles et ses actes.
- Collabore avec les autres – Travaille efficacement au sein d’équipes interculturelles et diverses.
- Ouvert à l’apprentissage – Recherche des expériences susceptibles de changer la perspective ou d’offrir l’occasion d’apprendre de nouvelles choses.
Compétences en leadership de l’Organisme :
- Mène le changement – Cherche continuellement des moyens d’améliorer l’organisme grâce à une culture d’agilité, d’ouverture et d’innovation.
- Développe et reconnaît les mérites des autres – Renforce la capacité des membres du personnel pour qu’ils atteignent leur plein potentiel et améliorent les performances de l’équipe et de l’organisme.
- Prédisposition à la stratégie – Comprend le rôle dans la transformation, la communication et la mise en œuvre de la stratégie et des priorités de l’équipe de l’organisme.
Compétences personnelles
- Bonne gestion du temps et capacité à travailler à des tâches multiples
- Souci du service au client et bonnes compétences en communication et relations interpersonnelles
- Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats
Langue étrangère souhaitée : anglais
Compétences au niveau de toute l’agence (pour tous les employés de CRS) :
Elles sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et utilisées par chaque membre du personnel pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.
- Relations de confiance
- Croissance professionnelle
- Partenariat
- Redevabilité
