L’ONG humanitaire CONCERN WORLDWIDE recrute pour ce poste (28 Août 2024)

À propos du rôle

Il s’agit d’un poste de remplacement de 24 mois avec conditions accompagnées basé à Niamey, au Niger avec 50% du temps prévu et passé dans les zones du programme (Tahoua, Diffa, Tillaberi), avec un salaire de Grade 5 ( 50 107 € – 55 674 €).

Vous serez rattaché au directeur du pays et gérerez la ligne hiérarchique du coordinateur administratif des ressources humaines, du conseiller informatique sous-régional et du coordinateur logistique. Vous assurerez la liaison avec le directeur des programmes, le contrôleur financier du pays, d’autres membres clés du personnel et le conseiller logistique régional basé à Dublin.

Nous aimerions que vous commenciez en juin 2024.

Votre objectif : En tant que membre de l’équipe de direction de Concern Niger (SMT), le directeur des opérations (SD) dirigera la mise en œuvre efficace et efficiente des programmes de Concern en gérant les systèmes de soutien requis tout en respectant les politiques et normes de Concern Worldwide et des donateurs.

Dans un environnement de travail dynamique, avec une équipe en pleine expansion et un portefeuille croissant de programmes et de donateurs, vous participerez activement au développement stratégique et à la gestion du programme de Concern au Niger. Vous veillerez à ce que les systèmes logistiques, de ressources humaines, d’administration, de TIC et de sécurité mis en place permettent la mise en œuvre en temps voulu de programmes de qualité aux populations vulnérables du Niger, conformément à nos priorités stratégiques.

Vous serez responsable, sans toutefois s’y limiter, de :

Gestion des systèmes

• Révision des procédures dans tous les sites avec des visites régulières de suivi et de soutien (jusqu’à 50 % du temps sur le terrain) pour garantir que les procédures sont adaptées au contexte opérationnel.

• Réaliser des évaluations logistiques, administratives et de sécurité pour tous les nouveaux programmes et établir des systèmes pour les nouveaux emplacements et interventions.

• Gestion des systèmes d’information pour surveiller et rendre compte de l’efficacité et de l’efficience des services administratifs, RH, informatiques, transport et logistique
• Fournir des recommandations pertinentes et opportunes au SMT sur les changements et améliorations nécessaires des politiques et procédures des systèmes en fonction des besoins du programme et des changements de contexte.
• Veiller à ce que des systèmes de contrôle soient en place et mis en œuvre efficacement dans tous les départements des systèmes afin de garantir la responsabilité et l’utilisation conforme des fonds des donateurs/internes.
• Révision de tous les contrats externes pour assurer la cohérence, la clarté et minimiser la responsabilité de Concern.

Gestion budgétaire

• Identifier et mettre en œuvre des économies potentielles et faire des recommandations à la SMT.
• Elaboration des budgets administratifs, de transport et de salaires nationaux et suivi des dépenses y afférentes. Identification proactive des problèmes à discuter avec les responsables du budget et la direction générale.

• Exigences relatives aux systèmes d’établissement des coûts pour les demandes de financement.
• Identifier toutes les exigences spécifiques du système du donateur pour garantir la conformité

Gestion de bureau/maison

• Assurer la mise en place de fournitures, de personnel et de systèmes de soutien adéquats dans tous les locaux de Concern
• Assurer une gestion active des baux de locaux et une évaluation des contrats
• Assurer que toutes les questions liées aux autorisations gouvernementales sont gérées de manière proactive.
• Veiller à ce que tous les bureaux, maisons d’hôtes et résidences du personnel international répondent aux normes de sécurité, de santé et de sûreté.

Gestion des ressources humaines et administratives

• Responsable hiérarchique du coordonnateur administratif des RH
• Garantir que Concern est entièrement conforme à la législation et aux exigences nationales en matière d’emploi et aux politiques et procédures RH mondiales
• S’assurer que le personnel est formé sur la politique de protection et que les mécanismes de signalement et de réduction des risques d’abus fonctionnent efficacement.
• Supervision des procédures de griefs et de discipline
• Superviser les dispositions logistiques pour les visiteurs
• Diriger les processus d’évaluation des salaires et des avantages sociaux et s’assurer que les résultats sont analysés et partagés avec l’équipe de direction et les autres membres du personnel, le cas échéant.
• Superviser la gestion du régime d’assurance maladie pour le personnel national.
• Promouvoir l’équilibre entre les sexes à tous les niveaux du monde du travail.
• Convenez des objectifs avec SMT pour le recrutement et assurez-vous qu’ils sont atteints.
• Assurer la mise en place d’un système efficace d’évaluation du développement des performances (PDR) et la fourniture d’une formation continue aux responsables hiérarchiques et au personnel.
• Identifier les besoins de formation stratégiques.

• Assurer que la structure des systèmes est adaptée et pertinente pour soutenir efficacement la mise en œuvre du programme.
• Suivi et évaluation des performances de l’équipe ; fourniture de commentaires correctifs si nécessaire et prise de mesures décisives en cas de mauvaise performance.

• Veiller à ce que toutes les questions liées aux demandes et prolongations de visas d’entrée et de travail des expatriés soient gérées de manière proactive.

Gestion des transports

• Assurer un entretien rentable de la flotte de véhicules de Concern Worldwide.

• Assurer des rapports précis et opportuns sur le carburant et le transport et toutes les recommandations au CMT.
• Évaluer régulièrement les besoins de transport du programme national et veiller à ce que des solutions appropriées soient mises en œuvre
• S’assurer que tous les bureaux adhèrent à la politique de transport et de gestion de flotte, avec une attention particulière aux procédures de carburant.

Achats et gestion des actifs

• Gérer le coordinateur logistique
• Assurer un approvisionnement efficace en biens et services de manière transparente et responsable, en garantissant un bon rapport qualité-prix pour l’organisation et une utilisation justifiée des fonds des donateurs.
• Examiner et superviser un plan d’approvisionnement annuel pour chaque programme/projet.
• Établir et maintenir une liste de fournisseurs pré-qualifiés
• Formation, accompagnement et contrôle du personnel impliqué dans les achats
• Pilotage des appels d’offres, des contrats et des achats internationaux
• Etablissement et évaluation d’accords-cadres dans les domaines d’achats les plus fréquents

• Assurer une trace écrite claire et bien documentée dans les fichiers des systèmes
• Élaboration d’un plan pluriannuel de remplacement des actifs (flotte et informatique)
• Gestion du registre des immobilisations.
• S’assurer que tous les magasins et actifs sont gérés et comptabilisés conformément aux politiques de Concern et des donateurs.

Informatique

• Responsable hiérarchique du conseiller informatique sous-régional
• S’assurer que la politique et les procédures informatiques de Concern sont comprises et respectées par l’ensemble du personnel.
• Assurer la mise à disposition de systèmes de support efficaces, permettant le bon fonctionnement des systèmes informatiques et la gestion de l’information (y compris les serveurs, les mécanismes de cryptage, de sauvegarde et de protection).

• S’assurer que tous les équipements de communication HF, VHF et autres sont opérationnels, utilisés conformément à la politique de communication et que la formation requise est dispensée au personnel sur les protocoles d’utilisation
• Assurer la liaison avec le support informatique de Dublin et le conseiller informatique régional en ce qui concerne la maintenance informatique, l’équipement informatique et la gestion.

• Développer les capacités informatiques, les compétences et la confiance du personnel dans l’utilisation des progiciels courants.

Gestion de la sécurité

• Agir en tant que point focal de sécurité pour Concern Worldwide Niger et assurer la liaison avec les points focaux de sécurité de chaque bureau extérieur et avec d’autres ONG internationales.
• Soutenir les groupes focaux de sécurité dans chaque site et s’assurer qu’ils disposent des connaissances et des informations nécessaires pour fonctionner avec succès et qu’ils organisent des réunions régulières et fournissent des commentaires au SMT
• Réaliser des évaluations de sécurité pour les nouvelles zones d’intervention.
• Examiner et mettre à jour les procédures opérationnelles standard de sécurité spécifiques à la zone
• Révision et mise à jour du plan de gestion de la sécurité mondiale de Concern.

S’assurer que tous les nouveaux employés et visiteurs reçoivent des informations de sécurité complètes

Vos compétences et votre expérience incluront :

• Diplôme de Master pertinent (logistique, RH ou autre domaine pertinent).
• Cinq ans d’expérience dans un poste opérationnel au sein d’une ONG internationale, dont deux ans à un niveau supérieur
• Français et anglais courants (écrit et parlé).
• Gestion d’équipes diverses et multi-opérationnelles, y compris la capacité à diriger et à motiver les autres
• Solides compétences en formation et en mentorat.
• Travaux antérieurs dans un contexte similaire
• Gestion d’une équipe diversifiée de cadres supérieurs
• Travailler avec les principaux donateurs internationaux et répondre aux exigences de conformité des subventions.
• connaissances spécialisées et expérience dans un domaine des systèmes
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles et capacité à motiver les autres
• Compétences en matière de délégation, de gestion du temps et de priorisation
• Connaissances informatiques et bonnes connaissances de Word et Excel.
• Empathie avec la mission, la vision et les objectifs de Concern et notre groupe cible
• Expérience avérée en planification des ressources et en gestion budgétaire
• Expérience en matière d’appels d’offres et de gestion de contrats.

Nous aimerions également :

• Vous devez être flexible, fiable et proactif
• Vous devez être sensible à la culture et empathique envers les autres
• Vous êtes capable de travailler sous pression et dans des délais stricts ;
• Vous devez avoir un certain sens de l’humour
• Vous voyagez fréquemment dans des zones rurales et passez des périodes loin de la capitale dans des conditions assez basiques
• Une attitude positive

Responsabilité

Le directeur des opérations est responsable de ses performances devant le directeur de pays. Le soutien apporté au maintien d’un système de gestion et de suivi des informations du programme, ainsi que les commentaires du CMT concernant l’étendue et la qualité du soutien apporté à l’équipe de projet, ainsi que le respect des politiques et procédures de Concern Worldwide constitueront les principaux moyens d’évaluation des performances.

Code de conduite et politiques associées de Concern

• Assurer le respect du code de conduite de Concern et des politiques associées

• Assurez-vous que le personnel financier comprend et adhère au code de conduite de Concern et aux politiques associées
• Veiller à ce que les normes humanitaires fondamentales (NHC) soient comprises par le personnel du programme
• Contribuer et veiller à ce que le programme Haïti respecte ses engagements en matière de reddition de comptes.
• Promouvoir un environnement organisationnel juste, ouvert, protecteur et qui favorise une culture d’apprentissage.

Confidentialité

• Assurer la non-divulgation de toute information acquise dans l’exercice de ses fonctions, relative aux pratiques et aux activités de Concern Worldwide, à toute autre personne ou organisation sans autorisation, sauf dans l’exécution normale des fonctions susmentionnées.
• Assurer à tout moment une surveillance et une sécurité strictes des données et documents financiers, y compris le stockage sécurisé, le classement précis et complet et la limitation de l’accès au bureau des finances au personnel autorisé uniquement
• Assurer le strict respect des procédures financières et de la politique anti-fraude de Concern Niger et rester à tout moment dans les limites de ces politiques