L’ONG humanitaire CONCERN WORLDWIDE recrute pour ce poste (22 Mai 2024)

À propos du rôle

Il s’agit d’un poste de remplacement de 24 mois avec mandats accompagnés basé à Niamey, Niger avec 50% du temps prévu et passé dans les zones de programmes (Tahoua, Diffa, Tillaberi), avec un salaire de Grade 5 ( 50 107 € – 55 674 €) .-

Vous relèverez du directeur pays et superviserez le coordonnateur administratif des ressources humaines, le conseiller informatique sous-régional, le coordonnateur logistique. Vous assurerez la liaison avec le directeur des programmes, le contrôleur financier pays, d’autres membres du personnel clé et le conseiller logistique régional basé à Dublin.

Nous aimerions que vous commenciez en juin 2024.

Votre objectif : En tant que membre de l’équipe de direction de Concern Niger (SMT), le directeur des opérations (SD) dirigera la mise en œuvre efficace et efficiente des programmes de Concern en gérant les systèmes de soutien requis tout en suivant les politiques et normes de Concern Worldwide et des donateurs.

Dans un environnement de travail dynamique, avec une équipe en pleine expansion et un portefeuille croissant de programmes et de donateurs, vous participerez activement au développement stratégique et à la gestion du programme Concern au Niger. Vous veillerez à ce que les systèmes logistiques, de ressources humaines, d’administration, de TIC et de sécurité mis en place permettent la livraison en temps opportun de programmes de qualité aux populations vulnérables au Niger, conformément à nos priorités stratégiques.

Vous serez responsable, sans toutefois s’y limiter :

Gestion des systèmes

• Revoir les procédures sur tous les sites avec des visites régulières de suivi et d’accompagnement (jusqu’à 50% du temps sur le terrain) pour s’assurer que les procédures sont adaptées au contexte opérationnel.

• Réaliser des évaluations logistiques, administratives et de sécurité pour tous les nouveaux programmes et établir des systèmes pour les nouveaux sites et interventions.

• Gérer les systèmes d’information pour surveiller et rendre compte de l’efficacité et de l’efficience des services administratifs, RH, informatiques, transport et logistique.
• Fournir des recommandations pertinentes et opportunes au SMT sur les changements et améliorations requis des politiques et procédures des systèmes en fonction des besoins du programme et des changements de contexte.
• Veiller à ce que des systèmes de contrôle soient en place et efficacement mis en œuvre dans tous les départements systèmes pour garantir la responsabilité et l’utilisation conforme des fonds des donateurs/internes.
• Examen de tous les contrats externes pour garantir la cohérence, la clarté et minimiser la responsabilité de Concern.

Gestion budgétaire

• Identifier et mettre en œuvre des économies potentielles et faire des recommandations à SMT.
• Préparer les budgets de l’administration, des transports et des salaires nationaux et suivre les dépenses y afférentes. Identification proactive des questions à discuter avec les responsables du budget et le SMT.

• Exigences des systèmes d’évaluation des coûts pour les demandes de financement.
• Identifier toutes les exigences système spécifiques aux donateurs pour garantir la conformité

Gestion de bureau/maison

• Veiller à ce que des fournitures, du personnel et des systèmes de soutien adéquats soient en place pour tous les locaux de Concern.
• Veiller à ce que les baux des locaux soient gérés activement et que les contrats soient évalués
• S’assurer que toutes les questions liées aux autorisations gouvernementales sont gérées de manière proactive.
• Veiller à ce que tous les bureaux, maisons d’hôtes et résidences du personnel international répondent aux normes de sécurité, de santé et de sûreté.

Gestion des ressources humaines et administrative

• Ligne gérant l’AdminCoordinateur RH
• S’assurer que Concern est entièrement conforme à la législation et aux exigences nationales en matière d’emploi ainsi qu’aux politiques et procédures mondiales en matière de ressources humaines.
• Veiller à ce que le personnel soit formé à la politique de sauvegarde et que les mécanismes permettant de signaler et de réduire les risques d’abus fonctionnent efficacement.
• Superviser les procédures de griefs et disciplinaires
• Superviser les dispositions logistiques pour les visiteurs
• Diriger les processus d’examen des salaires et des avantages sociaux et garantir que les résultats sont analysés et partagés avec SMT et les autres membres du personnel, le cas échéant.
• Superviser la gestion de l’assurance maladie du personnel national.
• Promouvoir la parité hommes-femmes à tous les niveaux du personnel.
• Convenez des objectifs avec SMT pour le recrutement et assurez-vous qu’ils sont atteints.
• Veiller à ce qu’un système efficace d’examen du développement des performances (PDR) soit en place et qu’une formation continue soit dispensée aux supérieurs hiérarchiques et au personnel.
• Identifier les besoins stratégiques en formation.

• Veiller à ce que la structure du système soit adaptée à son objectif et pertinente pour soutenir efficacement la mise en œuvre du programme.
• Surveiller et évaluer les performances de l’équipe ; donner un feedback correctif si nécessaire et prendre des mesures décisives en cas de mauvaise performance.

• Veiller à ce que tous les problèmes liés aux demandes et prolongations de visa d’entrée et de travail pour expatriés soient gérés de manière proactive.

Gestion des transports

• Assurer une maintenance rentable de la flotte de véhicules Concern Worldwide.

• Assurer des rapports de carburant et de transport précis et en temps opportun ainsi que toute recommandation à CMT.
• Évaluer régulièrement les besoins en transport du programme de pays et garantir la mise en œuvre de solutions appropriées.
• S’assurer que tous les bureaux adhèrent à la politique de transport et de gestion de flotte, avec une attention particulière aux procédures de carburant.

Gestion des achats et des actifs

• Manager le coordonnateur logistique
• Assurer un approvisionnement efficace en biens et services de manière transparente et responsable, en garantissant un bon rapport qualité-prix pour l’organisation et une utilisation justifiée des fonds des donateurs.
• Examiner et superviser un plan de passation des marchés annuel pour chaque programme/projet.
• Établir et maintenir une liste de fournisseurs pré-qualifiés
• Former, accompagner et contrôler le personnel impliqué dans les achats
• Diriger les appels d’offres, les contrats et les achats internationaux
• Établir et évaluer des accords-cadres dans les domaines de passation des marchés les plus fréquents

• Assurer une trace écrite claire et bien documentée dans les fichiers système
• Élaborer un plan pluriannuel de remplacement des actifs (flotte et informatique)
• Gestion du registre des immobilisations.
• S’assurer que tous les magasins et actifs sont gérés et comptabilisés conformément aux politiques de Concern et des donateurs.

Informatique

• Gérer en ligne le conseiller informatique sous-régional
• S’assurer que la politique et les procédures informatiques de Concern sont comprises et respectées par tout le personnel.
• Assurer la fourniture de systèmes de support efficaces, permettant le bon fonctionnement des systèmes informatiques et la gestion des informations (y compris les serveurs, les mécanismes de cryptage, de sauvegarde et de protection).

• S’assurer que tous les équipements de communication HF, VHF et autres sont opérationnels, utilisés conformément à la politique de communication et que la formation requise est dispensée au personnel sur les protocoles d’utilisation.
• Assurer la liaison avec le support informatique de Dublin et le conseiller informatique régional en ce qui concerne la maintenance informatique, l’équipement et la gestion informatique.

• Développer les capacités informatiques, les compétences et la confiance du personnel dans l’utilisation de progiciels courants.

Gestion de la sécurité

• Agir en tant que point focal de sécurité pour Concern Worldwide Niger et assurer la liaison avec les points focaux de sécurité de chaque bureau extérieur et avec d’autres OING.
• Soutenir les groupes focaux de sécurité dans chaque site et garantir qu’ils disposent des connaissances et des informations nécessaires pour fonctionner avec succès et qu’ils tiennent des réunions régulières et fournissent des commentaires au SMT.
• Réaliser des évaluations de sécurité pour les nouvelles zones d’intervention.
• Examiner et mettre à jour les SOP de sécurité spécifiques à la zone
• Révision et mise à jour du plan de gestion de la sécurité de Concern Worldwide.

S’assurer que tous les nouveaux employés et visiteurs reçoivent des briefings de sécurité approfondis

Vos compétences et votre expérience comprendront :

• Diplôme de Master pertinent (logistique, RH ou autre domaine pertinent).
• Cinq ans d’expérience dans un poste opérationnel au sein d’une ONG internationale, dont deux ans à un niveau supérieur
• Français et anglais courants (écrits et parlés).
• Gestion d’équipes diversifiées et multi-opérationnelles, y compris la capacité de diriger et de motiver les autres
• Solides compétences en formation et en mentorat.
• Travaux antérieurs dans un contexte similaire
• Management d’une équipe diversifiée de cadres supérieurs
• Travailler avec les principaux donateurs internationaux et répondre aux exigences de conformité des subventions.
• connaissances et expérience spécialisées dans un domaine des systèmes
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles et capacité à motiver les autres
• Compétences en matière de délégation, de gestion du temps et de priorisation
• Connaissances informatiques et bonne connaissance de Word et Excel.
• Empathie avec la mission, la vision et les objectifs de Concern, ainsi qu’avec notre groupe cible
• Expérience avérée en planification des ressources et en gestion budgétaire
• Expérience en appels d’offres et en gestion de contrats.

Nous aimerions également :

• Vous devez être flexible, fiable et proactif
• Vous devez être culturellement sensible et empathique envers les autres
• Vous êtes capable de travailler sous pression et dans des délais stricts ;
• Tu dois avoir un certain sens de l’humour
• Vous devez voyager fréquemment dans des zones rurales et passer du temps loin de la capitale dans des conditions assez basiques.
• Une attitude « capable de faire »

Responsabilité

Le Directeur des Opérations est responsable devant le Directeur Pays de sa performance. Le soutien fourni pour maintenir un système de gestion et de suivi des informations sur le programme, ainsi que les commentaires du CMT concernant l’étendue et la qualité du soutien à l’équipe de projet, ainsi que le respect des politiques et procédures de Concern Worldwide seront les principaux moyens d’évaluation des performances.

Code de conduite de Concern et politiques associées

• Veiller au respect du code de conduite de Concern et des politiques associées

• Veiller à ce que le personnel financier comprenne et respecte le code de conduite de Concern et les politiques associées.
• Veiller à ce que les normes humanitaires fondamentales (CHS) soient comprises par le personnel du programme
• Contribuer et garantir que le programme Haïti respecte ses engagements en matière de responsabilité.
• Promouvoir un environnement organisationnel juste, ouvert, protecteur et qui favorise une culture d’apprentissage.

Confidentialité

• Assurer la non-divulgation de toute information quelle qu’elle soit acquise dans l’exercice de ses fonctions, relative aux pratiques et aux activités de Concern Worldwide, à toute autre personne ou organisation sans autorisation, sauf dans le cadre de l’exécution normale des fonctions ci-dessus.
• Assurer une tutelle et une sécurité strictes des données et des documents financiers à tout moment, y compris un stockage sécurisé, un classement précis et complet et limiter l’accès au bureau des finances au personnel autorisé uniquement.
• Assurer le strict respect des procédures financières et de la politique de fraude de Concern Niger et rester à tout moment dans les limites de ces politiques.