L’ONG humanitaire CONCERN WORLDWIDE recrute pour ce poste (09 Octobre 2024)

À propos du poste : Il s’agit d’un poste de 12 mois sans accompagnement basé à Kalemie, province du Tanganyika, RDC, avec un salaire de niveau 4 (45 457 € – 50 509 €). Le poste nécessite au moins 50 % de déplacements sur le terrain.

Vous serez rattaché au directeur des opérations et travaillerez en étroite collaboration avec les coordinateurs de zone, les directeurs de base et gérerez techniquement l’équipe logistique en RDC.

Nous aimerions que vous commenciez le plus tôt possible.

Votre mission : Le Coordonnateur Logistique sera responsable de la gestion et de la coordination des activités logistiques en RDC et renforcera les compétences de gestion et de planification de l’équipe. Le titulaire du poste dirigera également l’amélioration continue des systèmes logistiques en place et les modifiera si nécessaire. Il/elle fournira un soutien logistique efficace et opportun à tous les programmes en ce qui concerne les achats, la gestion des stocks, les actifs, les locaux, la gestion de la flotte et les communications. Il/elle sera également chargé d’anticiper les besoins et de mettre en place des processus logistiques qui faciliteront le fonctionnement de chaque domaine logistique, en particulier la gestion de la flotte, le suivi des stocks et l’optimisation des achats.

Vous serez responsable de :

Gestion de l’offre

• Soutenir la gestion et le suivi des commandes de projets dans la feuille de suivi des demandes d’approvisionnement (SR), en veillant à ce que les fichiers soient à jour, précis et gérés efficacement par les utilisateurs.
• Aider à développer une chaîne d’approvisionnement efficace et efficiente ; tenir à jour une base de données des fournisseurs locaux et des prix des biens et services fréquemment nécessaires.
• Effectuer des analyses approfondies des fournisseurs et du marché et maintenir une liste de fournisseurs privilégiés.
• Assurer la coordination des achats entre les différentes bases en RDC.
• Gérer le processus d’appel d’offres pour les contrats-cadres, la liste des fournisseurs pré-qualifiés et les achats à grande échelle pour les programmes.
• Soutenir les équipes de programme dans l’élaboration des plans d’approvisionnement et entreprendre un examen trimestriel de tous les plans d’approvisionnement.
• Assurez-vous que les besoins en approvisionnement du projet sont planifiés, organisés et hiérarchisés avec précision.
• Assurez-vous que tous les coordonnateurs de secteur et les gestionnaires de base ont établi des contrats-cadres appropriés et que ceux-ci sont examinés et renouvelés en temps opportun.
• Effectuer des contrôles ponctuels sur les processus et les dossiers d’approvisionnement lors des visites des bases
• Fournir une formation et des conseils au personnel sur l’approvisionnement en temps opportun.

Gestion d’entrepôt

• Soutenir une gestion efficace de l’entrepôt conformément aux directives de Concern.
• Soutenir la sécurité des stocks par la mise en place de contrôles efficaces et de contrôles ponctuels dans les entrepôts lors des visites de terrain. S’assurer que les magasiniers sont équipés de ce dont ils ont besoin pour faire leur travail et que les locaux de stockage sont adaptés. Anticiper les gros besoins.
• Soumettez des rapports de stock précis et en temps opportun.
• Renforcer les capacités du personnel sur les processus de gestion d’entrepôt.
• Enquêter sur toutes les divergences de stock et fournir un rapport de la procédure et des résultats.
• Organiser l’élimination des anciens stocks et actifs.
• Assurer la qualité de la documentation pour la gestion des stocks, y compris : les listes de stock par support/programmes et par projet, l’utilisation précise des modèles et le suivi efficace et efficient des notes de réception des marchandises et des formulaires de libération.
• Former les magasiniers à une gestion efficace et efficiente des stocks, en visitant systématiquement les stocks et en assurant des inventaires réguliers, notamment en fin de programmes.
• Proposer des recommandations sur l’amélioration du suivi des stocks entre les bases, en veillant à ce que les stocks en transit soient correctement identifiés et localisés.

Gestion d’actifs, informatique et communications

• Soutenir l’entretien régulier des équipements de communication en liaison avec le directeur des opérations et le coordonnateur informatique.
• Former le personnel à l’utilisation des équipements et des protocoles de communication.
• Assurez-vous que le registre des immobilisations de la RDC (FAR) est mis à jour et vérifié trimestriellement et copié au directeur des opérations.
• Assurez-vous que toutes les procédures et tous les documents relatifs à la gestion des actifs conformément au manuel de logistique de Concern sont en place et suivis.
• Assurez-vous que les actifs sont protégés par des contrôles physiques conformément au manuel logistique.
• Assurez-vous que les certificats de don avec la signature du bénéficiaire sont obtenus et classés pour tous les biens et équipements donnés aux bénéficiaires/groupes partenaires ou reçus des donateurs.
• Assurez-vous que tous les équipements de communication requis et disponibles sont installés et pleinement opérationnels : HF, VHF, satellite, réseau mobile, etc. et fonctionnent correctement.

Rapports

• Examiner les rapports logistiques mensuels de toutes les bases, fournir des commentaires aux équipes logistiques et aux responsables de base et les partager avec le directeur des opérations.

Transport

• Assurez-vous qu’un système de maintenance des véhicules robuste est en place et que les travaux de maintenance sont correctement documentés. Suivez de près l’entretien de la flotte.
• Assurer un parc de véhicules de transport bien entretenu et fonctionnel pour les besoins en personnel et en matériel, y compris l’affectation des véhicules en RDC. Anticiper les besoins et analyser les problèmes.
• Consultez les rapports de transport mensuels et surveillez la consommation de carburant.
• Suivre les opérations d’entretien effectuées sur les véhicules Concern par des prestataires externes.
• Assurer la formation des conducteurs et mettre en place un mécanisme de gestion de la performance pour les inciter à prendre soin de la flotte.
• Proposer des solutions à moyen/long terme pour les bases où les véhicules font défaut de manière récurrente, proposer une réorganisation de l’affectation des véhicules afin de privilégier les activités de terrain.

Renforcement des capacités et gestion

• Accorder une attention particulière à la formation des stagiaires du département logistique.
• Déplacements sur le terrain pour dispenser des formations sur les systèmes, par exemple sur la logistique, l’approvisionnement, le transport, etc.
• Avec l’aide du directeur des opérations, développer et déployer des outils et des modèles de reporting.
• Identifier les opportunités de formation pour le personnel logistique.
• Revoyez l’initiation logistique des nouveaux arrivants et effectuez-la chaque fois que possible.
• Assurer la gestion technique et le leadership stratégique de l’équipe logistique de Concern RDC.

Autres fonctions :

• Participer aux initiatives de planification stratégique au niveau national et à d’autres tâches déterminées par la direction.
• Adhérer pleinement aux engagements et aux règles de la Politique de protection des participants au programme et du Code de conduite (P4 et CoC) de Concern, y compris le respect de la confidentialité.
• Prendre des mesures actives pour traiter les questions d’égalité, notamment celles liées au genre.
• Entreprendre tout autre travail pertinent et raisonnable demandé par le supérieur hiérarchique.
• Participer activement à la stratégie d’intégration de la dimension de genre au sein du programme et des opérations
• Assurer la liaison avec le conseiller régional en logistique pour mettre en œuvre les bonnes pratiques trouvées dans la région francophone.
• Remplacement de postes sur le terrain selon les besoins

Vos compétences et votre expérience incluront :

Essentiel :

• Diplôme de premier cycle en logistique, en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en gestion ou dans une discipline pertinente,
• Au moins 3 ans d’expérience en systèmes/logistique, avec une expérience en gestion, dont au moins deux ans de travail à l’étranger avec une ONG ; expérience en logistique/approvisionnement/transport/gestion de flotte ; expérience en gestion de magasins
• Aptitude avérée en rédaction de rapports
• Excellentes compétences en communication en français, tant à l’écrit qu’à l’oral
• Excellentes compétences en communication, résolution de problèmes et analyse. Capacité à prioriser et à gérer une charge de travail variée et lourde.
• Compétences avérées en matière d’analyse, de planification et de gestion du temps
• Bon joueur d’équipe, flexible et capable de travailler avec une équipe multinationale
• Sensible politiquement et culturellement
• Passion et investissement personnel pour la qualité du travail, volonté d’aller plus loin
• Capacité et volonté de vivre dans des conditions de vie rudimentaires pendant de longues périodes
• Excellentes compétences informatiques, notamment Microsoft Word et Excel.

Souhaitable :

• Diplôme en mécanique ou en gestion de flotte/forte expérience
• 2 ans d’expérience dans un rôle de gestion
• Personnalité extravertie avec d’excellentes compétences en formation
• Capacité à travailler sous pression pour respecter des délais serrés
• Expérience de travail/vie dans un environnement précaire
• Le kiswahili ou l’anglais seraient un avantage.

Pour postuler :

Les candidatures en français sont les bienvenues

Toutes les candidatures doivent être soumises via notre site Web à l’ adresse https://jobs.concern.net avant la date de clôture. Les CV ne doivent pas dépasser 4 pages.

En raison de l’urgence de ce poste, les candidatures seront régulièrement présélectionnées et nous pourrons proposer des postes avant la date de clôture.

Concern Worldwide est une organisation humanitaire internationale non gouvernementale basée en Irlande, qui se consacre à la réduction des souffrances et œuvre à l’élimination définitive de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde.