Chez Chemonics, nous pensons que notre mission d’aider les gens à vivre une vie plus saine, plus productive et plus indépendante est motivée par notre engagement envers le service – service rendu à notre mission, à nos bénéficiaires, à nos clients et à notre personnel. L’ONG humanitaire CHEMONICS INTERNATIONAL recrute un Associé en amélioration continue des processus. Depuis notre fondation en 1975, nous avons travaillé dans plus de 150 pays pour aider nos clients, partenaires et bénéficiaires à faire face aux défis de la vie quotidienne.
DESCRIPTION DU POSTE/PORTÉE DES TRAVAUX
Intitulé du poste : Associé en amélioration continue des processus
Lieu : Abuja, Nigéria
Ce périmètre de travail (SOW) définit les services à fournir par l’associé en amélioration continue des processus auprès de SAII Associates Ltd/Gte, une société associée de Chemonics International Inc. dans la mise en œuvre de la chaîne d’approvisionnement en santé mondiale de l’USAID – Gestion des achats et des approvisionnements (GHSC-PSM) au Nigéria.
Contexte : GHSC-PSM Nigeria a créé l’équipe d’amélioration continue des processus en février 2020 pour assurer la coordination et le leadership qui faciliteront la gestion rapide des incidents et les initiatives innovantes d’amélioration des processus.
L’objectif de l’équipe d’amélioration continue des processus (CPI) est de garantir que le projet GHSC-PSM au Nigéria assure le succès à long terme des opérations de la chaîne d’approvisionnement en appliquant des méthodologies d’amélioration de référence pour promouvoir l’efficacité dans la mise en œuvre des activités du projet.
L’associé à l’amélioration continue des processus fournira un soutien au CPI et aux autres équipes de projet pour mettre en œuvre de manière collaborative des stratégies proactives de gestion des incidents (IM).
Fonctions et responsabilités :
- Soutenir la mise en œuvre du plan CPI du GHSC-PSM Nigeria en collaboration avec les équipes de projet concernées
- Soutenir les réunions régionales d’évaluation des performances, où les tendances de performance sont discutées en vue de conseiller sur les risques potentiels/identifiés pour la mise en œuvre du projet et les mesures correctives et préventives (CAPA) nécessaires
- Fournir une formation pratique/autre soutien au personnel du projet pour améliorer son utilisation des outils et plateformes de gestion des incidents afin de promouvoir la résolution collaborative et rapide des incidents.
- Examiner périodiquement la base de données des incidents pour suivre les incidents du projet et l’état de résolution et partager les résultats pour offrir une visibilité à la direction du projet, aux parties prenantes internes et externes et stimuler les actions de gestion des incidents nécessaires.
- Surveiller en permanence les tableaux de bord des incidents du projet, surveiller la mise en œuvre des actions correctives et préventives (CAPA) convenues et partager les mises à jour avec les parties prenantes.
- Soutenir toutes les réunions de routine liées à l’IPC, y compris les réunions de contact avec les équipes internes, les réunions de résolution de problèmes, les réunions d’évaluation des performances des fournisseurs, les réunions de coordination avec le siège social, etc., en assurant une planification appropriée le cas échéant, la diffusion des invitations aux réunions et une documentation et un compte rendu appropriés des procédures.
- Recevoir et conserver un enregistrement approprié des mesures correctives et préventives (CAPA) et soutenir le suivi de la mise en œuvre grâce à des mises à jour périodiques sur l’état de la mise en œuvre.
- Suivre la mise en œuvre des rôles et responsabilités convenus en matière d’actions correctives et préventives (CAPA) par diverses parties prenantes conformément aux dates d’échéance convenues et partager des mises à jour périodiques avec le chef d’équipe CPI.
- Soutenir la gestion de toutes les données liées aux incidents signalés/identifiés dans tous les domaines du projet, effectuer des analyses des tendances dans l’ensemble du paysage du projet.
- Surveiller/maintenir en permanence les tableaux de bord/fichiers CPI sur SharePoint pour les maintenir à jour et appliquer les résultats afin de garantir que tous les incidents du FO du Nigeria restent sur la bonne voie conformément au flux de travail de gestion des incidents.
- Soutenir les activités visant à garantir que les incidents, les risques et les opportunités d’amélioration sont capturés et gérés en temps opportun de manière à minimiser les perturbations.
- Fournir une assistance spécifique aux autres équipes de projet pour faciliter l’accomplissement des tâches de gestion des incidents qui leur sont assignées.
- Effectuer d’autres tâches selon les directives du chef d’équipe du CPI.
- Maintenir une bonne connaissance et compréhension de toutes les règles et procédures du bureau telles qu’énoncées dans le manuel des politiques du bureau extérieur.
- Soutenir la réalisation des objectifs généraux du projet, selon les besoins, pour garantir la performance du projet.
Livrables :
- Rapport hebdomadaire récapitulatif des nouveaux incidents enregistrés sur AssurX
- Examen hebdomadaire et mise à jour du tableau de bord du rapport de non-conformité (NCR)
- Contrôle hebdomadaire avec les propriétaires des tâches assignées et partage des mises à jour de l’état des tâches
- Retour d’information bimestriel sur les incidents liés au LMD.
- Examen de routine et mise à jour du système de suivi des réclamations avec des données sur les tâches de remboursement nouvellement créées
- Autres livrables en fonction des tâches assignées.
Qualifications du poste :
Minimum de 2 ans d’expérience professionnelle en pharmacie ou dans un domaine connexe
De bonnes compétences en rédaction de rapports et en gestion de données sont des priorités pour ce poste.
Capacité à naviguer dans une base de données et à utiliser des outils de gestion de données comme Excel et PowerBi.
Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
Baccalauréat en pharmacie ou dans un domaine connexe.
A fait preuve d’intégrité, d’indépendance d’esprit, de jugement et de respect des autres.
Maîtrise des applications MS Office.
Compétences/Aptitudes
• Excellentes capacités interpersonnelles
• Axé sur la performance
• Orienté vers les résultats
• Analytique
Encadrement :
L’associé à l’amélioration continue des processus sera rattaché au responsable de l’amélioration continue des processus.
Conditions de travail/Durée de la mission
Il s’agit d’un poste à long terme pour la durée du contrat basé à Abuja, au Nigéria.
