Depuis trente ans, l’ONG internationale Acted œuvre sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire pour sauver des vies. Acted soutient actuellement 20 millions de personnes dans 43 pays pour répondre à leurs besoins dans des zones difficiles d’accès, et poursuit un triple mandat humanitaire, environnemental et d’acteur du développement.
I. OBJECTIFS
Le Caissier (La caissière) est responsable de la caisse, assure la réalisation des paiements de sa base d’affectation dans le respect des procédures finance d’ACTED.
II assure l’archivage des pièces justificatives et leur remontée en capitale de manière numérisée et physique.
Il travaille sous la supervision directe du Chargé de finance zone ou chargé de finance et Administration. Cette description de poste détaille la majeure partie des tâches du caissier, cependant celui-ci peut être amené à assumer d’autres prérogatives selon les besoins du département finance.
II. TACHES ET RESPONSABILITES
Tenue de la caisse et Suivi des paiements
Dans le cadre des paiements, s’assurer du respect des procédures ACTED par tous les staffs finance de la mission, notamment les procédures logistiques et les revues de conformité renseignées dans les manuels finance et logistique.
-Le caissier veille à l’éligibilité des dépenses sur les projets de sa zone/base avant de procéder aux paiements. Aucun paiement le peut être réalisé si les justificatifs ne sont pas conformes aux procédures finance d’ACTED.
-Réceptionner et organiser les différents documents comptables (dossiers d’achat de la logistique, factures et autres pièces justificatives des dépenses)
-Réalisation des vouchers de paiement pour signature finance et coordination dans le cadre de paiements par cash, chèque ou virement bancaire
-Apposer le tampon << payé » sur chaque facture pavée.
Dans le cadre de paiement par cash, faire signer l’individu réceptionnant le paiement en tant que bénéficiaire.
Tenir à jour la fiche comptable du livre de caisse :
-Contrôler les entrées/sorties de caisse.
-Enregistrer les dépenses réalisées en cash ou par virement bancaire au fur et à mesure dans la fiche comptable préparée par le chef comptable.
– Numéroter les écritures.
-Le caissier est responsable de la qualité de sa comptabilité et du respect de la nomenclature comptable d’ACTED.
-Réaliser un contrôle hebdomadaire entre le solde du livre de caisse et l’argent physique.
-Formaliser le résultat du contrôle avec le chargé de finance et le chef de base à travers un bordereau de comptage de caisse signé par le personnel habilité.
-Réaliser un contrôle mensuel (cash count) entre le solde du livre de caisse et l’argent physique.
-Réaliser ce contrôle en présence du personnel habilité à validé le bordereau de CHK et transmettre la réconciliation de ces soldes avec le solde SAGA au chef comptable.
-Assurer la paie du salaire du personnel payé en base sur à travers les informations partagées par le chargé d’administration et de finance ou la finance et RH zone.
-Gestion et suivi du dépôt des chèques et ordres de virement à la banque, enregistrement et archivage des décharges de réception de ces documents à la banque.
-Partage de ces preuves de réception avec le département logistique ou les fournisseurs lorsque cela est requis.
Gestion du Cash.
-Suivre le niveau d’approvisionnement de la caisse et du coffre et faire remonter l’information au personnel supervisant lorsqu’un approvisionnement est nécessaire.
-En collaboration avec la finance zone et selon les besoins, assurer des transferts de fonds.
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