Help – Hilfe zur Selbsthilfe est une organisation humanitaire allemande d’aide au développement, à but non lucratif créée en 1981 et présente au Burkina Faso depuis 2008, Hilfe est désormais active dans le monde entier. Les actions de l’ONG help sont focalisées sur l’aide d’urgence, la santé nutrition, la ‘sécurité alimentaire et la promotion des moyens d’existence.
La vision de Help est un monde où la misère, la pauvreté et l’injustice sociale sont surmontées, et où tous les Hommes peuvent vivre de manière autonome dans la dignité, la paix et la sécurité.
Pour la mise en œuvre de ses projets et programmes, Help souhaite recevoir des candidatures H/F pour le recrutement d’un Assistant Achats et Approvisionnements.
Sous la responsabilité du Responsable Logistique et Achats de Help, l’Assistant achats est chargé d’assurer la planification des achats et le conseil pour la formulation des projets ; il assure pour les opérations terrains et Bureau pays, les approvisionnements nécessaires conformément aux procédures en vigueur à Help.
Responsabilités :
  • Assister le responsable log dans la conduite des études de marché en vue de la caractérisation de l’offre des biens et services au niveau national sollicités par Help ainsi que leurs coûts de référence ;
  • Animer les bases de données fournisseurs pour les biens et services les plus sollicités dans les programmes : renseigner suivant une périodicité ; définie la base conformément aux ajustements apportés sous la responsabilité du responsable logistique/Achat ;
  • Procéder à la collecte des données sur instruction du responsable logistique pour le référencement, la mise en place  des fichiers de cotations et des catalogues de prix des travaux et équipements spécialisés
  • Assister le responsable logistique et Achat dans l’appui Conseil au Programme pour le costing et le planning  des opérations lors de la formulation des projets
  • Assister sur instruction du responsable logistique les chefs de projet pour l’élaboration des plans d’achats des projets selon les procédures agrées par HELP ;
  • Assurer la pré consolidation des plans d’achat et le soumettre au responsable logistique et Achat pour validation avec les autres services avant transmission au DAF ;
  • Assurer au quotidien la mise à jour du tableau de bord de suivi de la mise  en œuvre des plans d’achats (Tableau de suivi des approvisionnements) ;
  • Mettre en œuvre le système d’archivage des dossiers d’achat (ouvrir pour chaque acquisition un dossier et lui attribuer un code conformément au manuel des achats de Help) ;
  • Aider les responsables d’activités à préparer les demandes d’achat (DA) en mettant à leur disposition les prix référentiels ;
  • Appuyer la finalisation des DA de concert avec les responsables d’activités et leur introduction à la Direction ;
  • Contribuer à la préparation et à la publication des documents de consultation ou d’appel d’offre à l’endroit des fournisseurs/prestataires suivant la nature et le seuil financier des achats ;
  • Assurer la réception des offres et la traçabilité du processus ;
  • Préparer les réunions des commissions de sélection des marchés ;
  • Participer aux dépouillements et à l’analyse des offres en qualité de personne ressource chargée de fournir des informations aux membres et dresser le procès-verbal et sans droit d’avis ;
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions de la commission des marchés et soumettre pour signature aux membres de la commission et à la décision de la direction ;
  • Contribuer à la rédaction des documents contractuels dans le respect des conditions générales applicables aux marchés à Help sur instruction du responsable logistique et achat ;
  • Préparer à la signature et transmettre les notifications de service aux prestataires et fournisseurs ;
  • Participer aux opérations de réception des achats et dresser les PV ; sauf dans le cas où cette tâche a été déléguée (bureau contrôle, responsable au projet,) ;
  • Vérifier la conformité des factures aux documents contractuels, aux bons de livraison ou procès-verbaux de réception ;
  • Constituer les dossiers de paiement des fournisseurs et prestataires : préparer la liasse dès l’introduction des factures des prestataires pour soumission à la vérification du contrôle interne par le responsable log ;
  • Archiver une copie du dossier après visa du contrôle interne et retour au responsable log en vérifiant l’effectivité de toutes les pièces, conformément à la check-list dressée à cet effet ;
  • Transmettre à la comptabilité peur paiements sur instruction du responsable logistique et achats ;
  • Clore et classer le dossier sur instruction du responsable logistique et achats
  • Participer à la constitution des dossiers d’immobilisation des projets et de l’organisation ;
  • Tenir le tableau de suivi des approvisionnements ;
  • Exécuter toute autre tâche en lien avec le poste à la demande de la hiérarchie.
Qualification
  • Avoir une formation de Bac +3 en économie, comptabilité, finance, en logistique ou tout autre diplôme équivalent. Une formation en approvisionnement à Bioforce sera un atout.
Expériences et Qualités
  • Expérience en ONG ou en projets d’au moins 3 ans ;
  • Évaluer une prestation, un projet, une solution, relatifs à son domaine de compétence ;
  • Bonne connaissance des outils bureautiques (Excel, Word, logiciel logistique ou comptable) ;
  • Bonne connaissance des procédures, et la réglementation spécifique au domaine d’achat ;
  • Maitriser les règles et procédures de passation des marché ;
  • Être Honnête, transparent, impartial et intègre ;
  • Avoir le sens du professionnalisme et de la responsabilité ;
  • Être disponible, dynamique et réactif ;
  • Avoir une attention particulière aux détails, une capacité de suivre et d’appliquer les procédures et une capacité à travailler de façon autonome et essentielle ;
  • Très bonne capacité rédactionnelle : français écrit et oral ;
  • Très bonne capacité d’analyse et d’adaptation à différents contextes ;
  • Excellente capacité d’organisation, d’anticipation et de prise d’initiatives ;
  • Excellente capacité d’analyse et de résolution de problèmes ;
  • La connaissance du contexte humanitaire et sécuritaire du Burkina serait d’un grand atout.
Comment postuler
Toute personne intéressée par cet avis est priée de soumettre en seul document un Curriculum Vitae et une lettre de motivation incluant les trois personnes de référence professionnelle, la prétention salariale et la date de disponibilité, à envoyer au plus tard le Dimanche 07 mai 2023 à 23h59 à l’adresse suivante : [email protected]  en indiquant dans l’objet du courriel le poste à pourvoir.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour les autres étapes.
L’ONG Help se réserve le droit de ne donner suite à cette annonce en cas de non-satisfaction des critères mentionnés.

Catégorie:

  • Services Emploi

Date limite de validité:

Envoyer les dossiers au plus tard le Dimanche 07 mai 2023 à 23h59
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