Help – Help – Hilfe zur Selbsthilfe e.V. est une organisation indépendante à but non lucratif, fondée à l’occasion de la guerre en Afghanistan en 1981 et qui est désormais active dans le monde entier. Avec un volume de projets annuel de 35 millions d’euros, Help assure une aide rapide en cas de catastrophe et une reconstruction durable pour et avec les personnes en détresse, principalement en Afrique, en Asie et en Europe.
En tant qu’organisation opérant dans le monde entier dans le domaine de l’aide humanitaire, Help est reconnue par les donateurs nationaux et internationaux et s’engage à respecter les normes nationales et internationales de l’aide humanitaire ainsi qu’à utiliser les fonds de manière transparente et à contrôler leur efficacité.
Volume du poste : temps plein, 40 heures/semaine.
Lieu de travail : Niamey, Niger
Durée du contrat : 2 ans
Voie hiérarchique : Sous le Directeur de Pays
Pour soutenir notre équipe, nous recherchons un:e directeur/trice des opérations financières et administratives au Niger.
Sous la responsabilité du Directeur Pays, le/la Directeur/trice des Opérations est chargé (e) d’assurer la bonne gestion des ressources financières, administratives, logistiques et humaines de toutes les activités de Help au Niger et apporter un appui sur la bonne gestion financière et logistique aux partenaires de mise en œuvre des projets de HELP Niger.
En outre, il/ elle sera chargé (e) d’assurer l’encadrement et le renforcement des capacités du personnel local dans les domaines de la finance, logistique et de l’administration.
En tant que membre de l’équipe Senior Management (SMT), elle/il agira en tant que conseiller pour tous les documents appropriés liés aux opérations (logistiques, administratives, financières et RH).
Souhaiteriez-vous avoir de l’impact sur un poste de responsabilité ?
Alors rejoignez-nous et soutenez-nous dans les domaines suivants :
- Une activité exigeante et porteuse de sens, avec des responsabilités et de la liberté pour vos propres priorités.
- Un environnement de travail international, caractérisé par un grand engagement et un fort esprit d’équipe ;
- Une hiérarchie plate et des relations respectueuses au sein de l’équipe.
- Nous accompagnons l’intégration par un programme de mentorat adapté.
Description des taches
Tâches / Finances
- Être le/la garant/e de la bonne gestion administrative, comptable et financière des activités
- Actualiser et diffuser les procédures, guides et outils à la coordination et sur tous les sites/bases de Help au Niger
- S’assurer de la mise en place et de l’actualisation des plans de liquidés des projets/programmes
- S’assurer de la disponibilité de la trésorerie en temps réel
- Identifier, analyser les risques financiers et opérationnels de la mission et faire des propositions d’amélioration
- Mettre en place un système mensuel de suivi budgétaire entre la finance et le programme et assurer le suivi des mesures correctives
- Vérifier et approuver tous les rapports financiers internes et externes et en assurer la transmission dans les délais impartis
- S’assurer de la répartition des coûts entre les projets/programmes
- Superviser la clôture mensuelle de la comptabilité (au plus tard le 10 du mois N+1)
- Piloter l’élaboration des budgets des propositions de financements à destination des bailleurs de fonds et des plans de financements
- Accompagner les pilotages financiers des activités
- Pour chaque nouveau projet ou amendement budgétaire, s’assurer de la transmission des documents nécessaires à l’équipe WINPACCS du siège aux fins de paramétrage ou d’actualisation du projet dans le cloud.
- Assurer la rédaction dans les délais des différents rapports financiers bailleurs
Tâches / Administration et Ressources Humaines
- Appuyer le Directeur Pays en coordination avec le siège dans la préparation des contrats avec les donateurs/partenaires et le personnel
- Superviser la gestion du département des ressources
- S’assurer que le manuel des RH du personnel national et tous les documents associés sont à jour et sont partagés avec tout le personnel
- S’assurer que le personnel comprenne le Manuel RH
- Proposer les politiques et pratiques de rémunération
- Identifier les besoins stratégiques de formation et participer à l’élaboration du plan de formation et du développement du personnel de Help Niger
- Superviser et renforcer les capacités du personnel support de Help au Niger
- S’assurer que les meilleures pratiques en matière d’administration et de RH sont appliquées de manière uniforme, conforme à la loi et cohérente à travers le programme national et que les procédures administratives sont conformes aux politiques et règlements de Help
- S’assurer que Help est en conformité avec les réglementations locales (enregistrement des contrats, salaires, questions juridiques, taxes, avantages sociaux, rapports, etc.)
- Sous la supervision du Directeur Pays, apporter un appui administratif dans la gestion des correspondances techniques, les contrats bailleurs/partenariats, etc….
- Participer à la mise à jour de l’organigramme de la mission
- Superviser l’archivage physique et informatique des documents administratifs et comptables
- Participer aux évaluations des capacités des partenaires de mise en œuvre de Help au Niger
- Promouvoir un équilibre entre les sexes à tous les niveaux de la main-d’œuvre
- Veiller à ce qu’un système efficace d’évaluation de performances soit en place et que les indicateurs de performances sont suivis.
Tâches / Gestion de la logistique
- Superviser la gestion de l’entretien et de la maintenance de la flotte de véhicules
- En consultation avec le Directeur Pays, évaluer régulièrement les besoins en matériels du programme national et s’assurer que des solutions appropriées sont mises en œuvre.
- S’assurer que tout le personnel adhère aux règles et procédures de sécurité lorsqu’il utilise les véhicules de Help.
- Examiner les rapports mensuels de la flotte et veiller à ce que tout écart de maintenance ou de consommation de carburant soit traité rapidement de manière proactive et efficace
- Assurer que tous les outils liés à la gestion logistique sont en place et garantir la transparence des processus
- Superviser l’élaboration et l’actualisation des plans d’achat
- S’assurer que la liste des fournisseurs préqualifiés est maintenue à jour dans la base de données
- Dans le strict respect du manuel des achats de Help, examiner avant soumission au Directeur Pays pour approbation toutes les opérations d’achat et des approvisionnements (Demandes de devis, appels d’offres, etc )
- Diriger les appels d’offres et s’assurer de manière transparente et responsable de l’attribution des marchés de biens et services
- Former, soutenir et contrôler le personnel impliqué dans la logistique (Chargé des achats, chargé des transport, etc …)
- Accompagner les équipes à la compréhension du manuel des procédures des achats
- S’assurer du respect de la règlementation ainsi que les obligations des bailleurs de fonds en matière de TVA et autres taxes applicables au Niger
- S’assurer que la liste des inventaires est tenue à jour
- Veiller à la bonne la gestion des stocks (fuel, pièces détachées, fournitures…)
- En consultation avec le Directeur Pays, évaluer régulièrement les besoins en matériels du programme national et s’assurer que des solutions appropriées sont mises en œuvre.
Tâches / IT
· Servir de point focal sur les questions en lien les nouvelles technologies de l’information et de la communication
Qualifications nécessaires/capacités/expériences exigées
- BAC + 5 ans dans le domaine de la Comptabilité/finance, Gestion, Business Administration, ou domaines connexes
- Avoir au minimum 7 ans d’expérience dans une Organisation Internationale dans le domaine de la gestion administrative, financière et RH
- Expérience de travail et connaissance des normes administratives et les exigences des donateurs (par exemple BMZ, AA, Nations Unies, DG-ECHO, OCHA) est un avantage
- Être proactif, disponible, savoir travailler en équipe multiculturelle et multidisciplinaire
- Être capable de travailler sous pression
- Maitrise de l’outil informatique (Word-Excel-PowerPoint) et internet
- Avoir une très grande capacité d’autonomie dans le travail, de prise de décisions de manière indépendante
- Avoir une bonne capacité de communication et rédactionnelle
- Être organisé, flexible et capable de s’adapter aux changements de circonstances
- Capacité avérée de gestion du personnel
- Avoir un bon niveau en anglais (atout)
- Connaissance de logiciel comptable Winpaccs (atout)
Nous offrons
- Une rémunération attrayante en fonction de l’expérience
- Couverture santé
- Temps plein, 40h par semaine.
- 30 jours de congé payé par an plus jours férié (en moyenne 10 jours par an)
Environnement de travail
- Une activité exigeante et porteuse de sens, avec des responsabilités et de la liberté pour vos propres priorités.
- Un environnement de travail international, caractérisé par un grand engagement et un fort esprit d’équipe
- Une hiérarchie plate et des relations respectueuses au sein de l’équipe.
- Nous accompagnons l’intégration par un programme de mentorat adapté.
Contenu du dossier et dépôt de candidature
Envoyez votre candidature (lettre de motivation, CV de 2 à 3 pages maximum avec 3 références professionnelles, Diplômes/certificats de travail dans un fichier joint et un volume de données de 5 Mo maximum !) par e-mail à :
[email protected] avec en objet Directeur/trice des Opérations Financières et Administratives au Niger au plus tard, le 27 Mars 2023.
IMPORTANT
Veuillez également indiquer dans votre candidature où vous avez vu l’offre d’emploi.
Nous nous considérons comme une organisation diversifiée et ouverte dont le travail est basé sur le respect mutuel.
Nous n’évaluons votre candidature que sur la base de vos qualifications professionnelles, indépendamment de votre origine, de votre religion, de votre sexe, de votre orientation sexuelle, de votre handicap ou de votre âge.
Vous trouverez de plus amples informations sur notre travail ICI
