L’ONG HELP recrute pour ce poste (06 Septembre 2022)

A Propos de HELP 

Help – Hilfe zur Selbsthilfe est une organisation humanitaire et d’aide au développement Allemande à but non lucratif qui est désormais active dans le monde entier. Nos actions mettent l’accent sur l’aide d’urgence, l’aide aux réfugiés, le relèvement éco²nomique, la reconstruction et la réhabilitation. Help agit également dans les domaines de la santé, la nutrition et du plaidoyer. Présente au Mali depuis novembre 2013, l’ONG Help intervient dans les domaines de relèvement économique, la santé, la sécurité alimentaire et le WASH.

Résumé du poste

Sous la supervision directe du Chef de projet /Chef de Sous Base et en lien technique avec le Coordinateur Logistique, le Logisticien de Base est chargé d’organiser les aspects logistiques de la sous base de Douentza (Bureau et Guest house) et assurer un bon fonctionnement du département logistique en lien avec les activités des programmes.

Responsabilités et Tâches

Le Logisticien de Base a pour responsabilité :

Gestion des achats :

• Il/Elle est le garant du respect des procédures d’achat, de l’achat direct aux cotations simples, et supervise les processus d’achats de la sous Base ;
• Il/Elle s’assure que les contrats passés sur la sous base sont adéquats en termes d’efficacité et de protection pour HELP ;
• Il/Elle supervise la centralisation et le regroupement des achats ;
• Il/Elle s’assure que le catalogue des prix de la base est mis à jour chaque fin du mois et partagé ;

Stockage et acheminement :

• Il/elle est le garant de la bonne gestion et du suivi des stocks de la sous base, selon les procédures et outils de HELP ;
• Il/Elle s’assure que les sites de stockage sont appropriés aux besoins de la sous base et des marchandises à stocker (emplacement, aménagement, sécurité, salubrité…) ;
• Il/Elle effectue les contrôles de stocks et s’assure du bon référencement des documents de mouvements / transferts ;
• Il/Elle est responsable de la gestion des stocks projets mis en œuvre sur la sous base,
• Veiller à ce que les marchandises soient transportées en toute sécurité et que les déplacements du personnel soient programmés conformément aux plans approuvés ; les conducteurs sont formés et appliquent systématiquement les procédures de sécurité

Gestion des distributions :

• Il/Elle participe à l’élaboration selon les besoins aux plans de distribution sur les sites ;
• Il/Elle assure la gestion de l’ensemble des stocks de la sous Base y compris les fournitures de bureau, les médicaments pour les ASC…
• Il/Elle participe à l’identification et la mise à jour régulière des outils de suivi des magasins de stockage et la tenue d’inventaires physiques de sa base ;
• Il/Elle supervise l’installation des équipements et s’assure du leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires sur les sites de distribution ;
• Il/Elle tient et met à jour le fichier des équipements et des stocks.

Gestion du parc automobile/Générateur de la base :

• Il/Elle contrôle la consommation des véhicule/générateurs et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation ;
• Il/Elle assure la gestion des contrats de location de véhicules ;
• Il/Elle supervise avec les chauffeurs et l’entretien du parc des véhicules de Help ;
• Il/Elle veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…)
• Il/Elle gère les mouvements de la mission : Sorties/visites terrain/Accueil et divers,
• Il/Elle supervise la réservation des vols UNHAS

Circulation de l’information logistique :

• Il/Elle assure une circulation efficace de l’information logistique entre les différents départements sur l’état des stocks sur une base hebdomadaire/mensuelle ;
• Il/Elle élabore et contrôle les rapports logistiques mensuels sur la gestion du parc et s’assure de leur cohérence et complétude avant de les transmettre au coordonnateur logistique ;
• Il/Elle participe à la rédaction de documents de projet en apportant un appui technique (chiffrage, estimation des besoins) et prépare les plans d’équipements avec les personnes concernées ;
• Il/Elle s’assure de la bonne tenue et de l’archivage des dossiers d’achats (aide, équipements, locations, carburants…).

Supervision et encadrement d’équipes :

• Il/Elle anime les réunions de travail, arbitre les conflits éventuels, définit les priorités et les chronogrammes d’activités ;
• Il/Elle assure et/ou supervise la formation continue aux procédures et outils de HELP des membres de l’équipe logistique sous sa supervision : Chauffeurs et les gardiens,

Compétences :

• Formation en logistique ou tout autre diplôme équivalent
• Expérience d’au moins deux (02) ans sur un poste similaire, obligatoire
• Expérience de travail dans la zone du centre ou du Nord est un atout
• Connaissance des Procédures Administrative et Logistique, obligatoire

Sécurité et code de conduite : Appliquer les procédures et règles de sécurité en vigueur chez Help.

Contacts et Relations : Elle/IL collabore étroitement avec son superviseur, les visiteurs et tous les autres départements. Elle/IL doit soumettre à son superviseur toutes les contraintes majeures qu’elle rencontre dans l’exécution de sa fonction.

Conditions de travail : Le/la logisticien(ne) est basée à Douentza. Elle/IL doit pouvoir travailler en dehors des heures normales de service pour satisfaire les exigences de Help. Il est évident que les normes de confidentialité à respecter par le/la titulaire du poste sont d’un niveau très élevé.

Dossier à fournir

Les dossiers de candidatures, contenant un CV et une lettre de motivation peuvent être envoyés à l’adresse électronique suivante : [email protected] en mettant en copie : [email protected] au plus tard le 20 Septembre 2022, en précisant la nature du poste « Logisticien sous base».

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour le test écrit.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées

L’ONG Help demandera aux candidats présélectionnés les copies des diplômes, attestations, certificats de travail et/ou de formation ultérieurement.