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OFFRE D’EMPLOI EXTERNE N°01/HELP/RH/2022
Help – Hilfe zur Selbsthilfe est une Organisation Humanitaire Non Gouvernementale Allemande. Depuis son installation au Niger en 2005, elle intervient entre autres dans les domaines de la santé, la sécurité alimentaire, la protection et le développement économique dans différentes régions du pays.
Dans le cadre de ses opérations au Niger, l’ONG Help, cherche à recruter en externe :
UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) & FINANCIER(E) (AAF)
Lieu d’affectation : TERA, NIGER
NB : Type du contrat : CDD avec une disponibilité rapide
Le titulaire du poste est sous l’autorité :
- Hiérarchique de : Chef Sous Bureau Téra
- Superviseur Fonctionnel : Chef comptable
- Supervise : Gardiens et Chauffeurs ainsi que les prestataires de service
A des liens de travail avec : Tous les personnels et départements de Help Niger
Durée du contrat : 1 an avec possibilité de renouvellement
Objectif du poste :
Sous la supervision du Chef Sous Bureau Téra, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) est responsable de la gestion Administrative, Comptable, Financière et Logistique des activités du Sous Bureau, Help Téra.
I. Descriptions de tâches :
- Gestion Budgetaire
- Appuyer dans l’élaboration des budgets des projets
- Assurer le contrôle budgétaire pour le compte du Bureau de Téra
- Assurer la rédaction de rapport financier
- Administration
- Garantir l’archivage des contrats des baux, documents administratifs (courrier départ et arrivée, dossiers d’ouverture et de clôture des comptes, les courriers de banque, les polices d’abonnement d’eau, électricité, etc.);
- Assurer le suivi électronique des différents contrats (location véhicules, baux, assurances, etc.) ;
- Garantir la bonne application des procédures administratives, RH et financières
- Comptabilité/Gestion de trésorerie
- Assurer la tenue physique et de la sécurité de la petite caisse ;
- Tenir à jour et assurer la sécurité physique de brouillard de caisse ;
- Réaliser des inventaires de caisse au moins une fois par semaine ;
- Réaliser un rapprochement bancaire à la fin de chaque mois ;
- Tenir à jour les journaux de banques et caisse de la coordination sur le logiciel WINPACCS Accounting ;
- Veiller à l’approvisionnement des caisses et de compte bancaire de la mission de Help Téra sur la base de l’estimation des besoins en cours ;
- Suivre les échéanciers des paiements (loyer bureau, eau, électricité…) ;
- Mettre à jour régulièrement le tableau « suivi fonctionnement de la coordination » après chaque paiement
- Préparer et exécuter les paiements par chèque, virements bancaires, espèces en respectant strictement le budget planifié/le tableau d’affectation et en s’assurant du respect des procédures en vigueur chez Help et ses bailleurs ;
- S’assurer de la disponibilité financière avant d’émettre un chèque, un ordre de paiement ou un ordre de virement ;
- S’assurer que chaque écriture consignée possède un justificatif approprié et conforme aux normes comptables et procédures en vigueur chez Help et ses bailleur (s) ;
- S’assurer que tous les supports comptables (demande d’achat, bon de commande, bon de livraison, contrat, factures/reçus…) sont conformes avant de procéder à un décaissement/paiement ;
- Participer à la préparation des audits ;
- S’assurer de la mise à jour de la comptabilité ;
- Assurer l’envoie des pièces comptables à Niamey selon les règles en place (envoi chaque quinzaine).
- Assurer la clôture mensuelle des projets/comptes bancaires.
- Clôtures comptables mensuelles/Archivages
- Documenter les relevés bancaires, inventaires de caisse et leurs rapprochements, les rapports d’état WINPACCS….
- Etiqueter tous les chronos selon les procédures de Help
- A la fin de chaque mois, les rapports de clôtures doivent faire partie intégrante des chronos comptables
- Autres
- Exécuter toutes autres tâches confiées par le supérieur hiérarchique et fonctionnel
- Sauvegarder régulièrement les données sur un disque externe.
II. Qualifications & expériences exigées :
- Avoir un diplôme de niveau Bac + 3, dans le domaine de l’administration, gestion, audit, comptabilité ou domaine connexe ;
- Expérience minimum de 2 ans (stage compris) comme aide comptable ou comptable, agent administratif, assistant administratif et financier au sein d’une organisation nationale ou internationale;
- Bonne compétence rédactionnelle et capacité de synthèse;
- Bonne maîtrise des logiciels de base (Word, Excel, Outlook, etc.);
- Bonne capacité de communication et de rédaction ;
- Avoir la capacité de prendre les bonnes décisions d’une façon indépendante ;
- Être rigoureux, honnête et être capable de travailler en équipe et sous haute pression ;
- Être organisé, flexible et capable de s’adapter aux changements de circonstances ;
- Connaisance et maitrise de Winpaccs constitue un atout;
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