Handicap International, nom d’usage « Humanité & Inclusion » est présent depuis 1995. L’objectif général est de contribuer à assurer la participation des personnes handicapées et des personnes vulnérables sur base de l’égalité avec les autres.
L’ONG CARE INTERNATIONAL recrute pour ces 07 postes (29 Novembre 2023)
POSTE 1 : OFFICIER ACHATS /PURCHASE OFFICER – GOMA
Profil recherché :
OBJECTIF DU POSTE
Sous la responsabilité directe du Manager logistique Zone Nord Kivu, l’Officier achats/Purchase Officer (F/H) est chargé de la réalisation de l’ensemble des achats et de la passation des commandes pour garantir la bonne livraison des biens et la fourniture des services en soutien aux activités des projets de Handicap International dans le Nord Kivu.
ROLES ET RESPONSABILITES
1. Réaliser les achats – Faire valider la qualité des marchandises aux demandeurs dans le cadre d’achats (Echantillon donné par le fournisseur), éventuellement visite conjointe chez le fournisseur avec le demandeur, et s’assurer de la livraison conjointe des commandes avec le responsable des stocks.
– Effectuer les achats dans le strict respect des procédures HI et de ses bailleurs de fonds tout en respectant les délais fixés convenus avec les demandeurs et en obtenant des produits au meilleur rapport qualité / prix.
– S’assurer que les biens achetés remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d’achats HI.
– Contrôler la conformité des documents remis par les fournisseurs : pro forma, facture, documents de livraison, documents administratifs et fiscaux
– Vérifier et s’assurer de la conformité des dossiers et les transmettre au Manager Logistique Zone Nord Kivu ou Manager Logistique Pays selon les seuils pour revue de la demande de paiement (Visa de réconciliation) avant de les introduire à l’étape paiement aux finances.
– Envoyer le bon de commande et planning de livraison au responsable des stocks si la réception s’effectue dans un magasin à Goma.
– Transmettre aux Chefs des Projets le bon de commande Fournisseur ou Contrat d’achat si la réception est prévue sur le terrain.
– S’assurer que les fournisseurs respectent les délais et lieux de livraison mentionnés sur les offres.
– S’assurer d’une relation professionnelle avec les fournisseurs et prestataires et être en mesure de gérer d’éventuels litiges avec ceux-ci (en collaboration avec sa hiérarchie).
– Réceptionner et vérifier les demandes de cotations et LA du Nord Kivu.
– Assurer le suivi des DAS de la zone indiquée et informer régulièrement les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes.
– Gérer quotidiennement les procédures administratives au niveau logistique (impression des documents d’achats, lien avec le département administratif pour les validations financières, les demandes d’avances…).
– Participer au contrôle interne mensuel des dossiers d’achats du Nord Kivu.
2. Contribuer au suivi et la gestion des achats sur le marché du Nord Kivu
– Contribuer à la mise à jour du Plan d’Achat du Nord Kivu de façon mensuelle.
– Participer aux rencontres avec les départements pour clarifier les demandes d’achat et lever les difficultés liées aux achats.
– Effectuer le suivi des achats et contrats d’achat de biens et de service de la base.
– Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi des DAS du Nord Kivu.
– Elaborer de manière hebdomadaire la demande de trésorerie incluant tous les paiements à effectuer pour la semaine suivante.
3. Contribuer à la mise en place de la base de données des fournisseurs
– Contribuer à la mise en place et à l’actualisation des outils liés aux approvisionnements (contrat cadres, base de données fournisseurs, liste de prix…).
4. Contribuer au Reporting / Capitalisation – Contribuer à la mise à jour permanente du TSA en assurant le bon archivage physique de tous les documents d’achat
– Tenir à jour le Tableau de Suivi des achats (TSA) et l’envoie hebdomadairement et mensuellement au Manager Logistique de la Zone du Nord Kivu qui le partagera à tout le monde chaque vendredi ;
– Classer et archiver les dossiers d’achat de la zone du Nord Kivu ;
– Participer à la préparation des archives d’achat à faire remonter à Kinshasa
– Assister le Log Appro dans la mise à jour des Plans d’Achat
– Contribuer aux rapports internes liés aux achats – Assurer la communication régulière avec le Manager Log Zone Nord Kivu et les Chefs de Projet pour intégrer les priorités dans la mise en œuvre des activités du support et des programmes.
5. Participer à la gestion financière
– Est autorisé(e) à prendre des avances de caisse professionnelles et justifier toutes les dépenses conformément aux procédures de l’organisation.
– Effectuer le suivi des tranches de paiement avec le département Finances jusqu’à la conclusion des contrats/dossiers d’achat. – Contribuer à l’élaboration du prévisionnel de trésorerie concernant les achats traités par la base.
– Contribuer à la planification et au suivi des paiements des fournisseurs
– Participer à la préparation des audits dans son domaine de compétence 6. Engagement en général
– S’engager à respecter les politiques de signalement obligatoires de Handicap International (Lutte contre la Fraude et corruption, protection contre l’exploitation et les abus sexuels, harcèlement et intimidation…)
– S’assurer de la mise en œuvre optimale de ces politiques dans son cadre de travail
– Être disponible pour effectuer toute autre tâche jugée utile par son supérieur direct ou par le Manager du Département Logistique Cette description des taches n’est pas limitative et pourra être actualisée selon la stratégie Logistique, l’évolution des activités et le plan d’action individuel.
IV. PROFIL RECHERCHE
1. Diplôme/Formation :
-Bac+2/3 en Logistique ou encore une certification professionnelle en logistique/Achats
2. Expérience :
-Minimum 2ans d’expériences dans les achats avec une ONG internationale
3. Connaissances et compétences :
-Avoir une base du secteur d’activité lié aux activités logistiques et notamment le processus des achats
-Fortes Capacités à anticiper les évolutions du marché
-Savoir communiquer de manière fluide avec le canal approprié à l’interlocuteur
-Savoir argumenter et convaincre ses interlocuteurs dans le respect des différences d’opinion,
-Swahili courant, connaissance d’autres langues locales est un plus.
-Aisance relationnelle, Engagement et motivation humanitaire
-Transparence et intégrité sont des qualités essentielles attendues
-La connaissance/maîtrise du Logiciel LINK sera un atout très appréciable
CONDITIONS POUR POSTULER
Etape 1 : Pour postuler, veuillez remplir le formulaire ci-dessous au plus tard le 10 décembre 2023 à 16 heures https://forms.office.com/e/5w85WEigMk
Etape 2 : Veuillez envoyer par e-mail à l’adresse suivante : [email protected], les documents ci-dessous avec la référence « Offre N°056/2023, Officier achats – Goma » Au plus tard le 10 décembre à 16 heures.
Une lettre de motivation synthétique (1 page maximum) ne reprenant pas les données du CV mais permettant d’identifier les raisons du candidat à postuler ;
Un curriculum vitae en 3 pages maximum (contenant les coordonnées téléphoniques et l’adresse email du candidat ainsi que trois (3) personnes de référence qui seront amenées à être contactées dans le cadre de la procédure de sélection).
POSTE 2 : OFFICIER ACHATS/PURCHASE OFFICER – KINSHASA
Profil recherché :
OBJECTIF DU POSTE
OBJECTIF DU POSTE Sous la responsabilité directe du Manager Logistique Pays, l’Officier achats/Purchase Officer est chargé de la réalisation de l’ensemble des achats et de la passation des commandes pour garantir la bonne livraison des biens et la fourniture des services en soutien aux activités des projets de Handicap International à Kinshasa.
ROLES ET RESPONSABILITES
RESPONSABILITES
1. Réaliser les achats
– Effectuer les achats dans le strict respect des procédures HI et de ses bailleurs de fonds tout en respectant les délais fixés convenus avec les demandeurs et en obtenant des produits au meilleur rapport qualité / prix.
– S’assurer que les biens achetés remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d’achats HI.
– Contrôler la conformité des documents remis par les fournisseurs : pro forma, facture, documents de livraison, documents administratifs et fiscaux
– Envoyer le bon de commande et planning de livraison au responsable des stocks si la réception s’effectue dans un magasin.
– Transmettre aux Chefs des Projets le bon de commande Fournisseur ou Contrat d’achat si la réception est prévue sur le terrain. – S’assurer que les fournisseurs respectent les délais et lieux de livraison mentionnés sur les offres.
– S’assurer d’une relation professionnelle avec les fournisseurs et prestataires et être en mesure de gérer d’éventuels litiges avec ceux-ci (en collaboration avec sa hiérarchie).
– Réceptionner et vérifier les demandes de cotations et LA.
– Assurer le suivi des DAS de la zone indiquée et informer régulièrement les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes.
– Participer au contrôle interne mensuel des dossiers d’achats.
2. Contribuer au suivi et la gestion des achats
– Contribuer à la mise à jour du Plan d’Appro de façon mensuelle.
– Participer aux rencontres avec les départements pour clarifier les demandes d’achat et lever les difficultés liées aux achats.
– Effectuer le suivi des achats et contrats d’achat de biens et de service de la base.
– Elaborer de manière hebdomadaire la demande de trésorerie incluant tous les paiements à effectuer pour la semaine suivante.
3. Contribuer à la mise en place de la base de données des fournisseurs
– Contribuer à la mise en place et à l’actualisation des outils liés aux approvisionnements (contrat cadres, base de données fournisseurs, liste de prix…).
4. Contribuer au Reporting / Capitalisation
– Contribuer à la mise à jour permanente du TSA en assurant le bon archivage physique de tous les documents d’achat
– Classer et archiver les dossiers d’achat ; – Participer à la préparation des archives d’achat ;
– Contribuer aux rapports internes liés aux achats ;
– Assurer la communication régulière avec le Manager Log et les Chefs de Projet pour intégrer les priorités dans la mise en œuvre des activités du support et des programmes.
5. Participer à la gestion financière
– Est autorisé(e) à prendre des avances de caisse professionnelles et justifier toutes les dépenses conformément aux procédures de l’organisation.
– Effectuer le suivi des tranches de paiement avec le département Finances jusqu’à la conclusion des contrats/dossiers d’achat.
– Contribuer à l’élaboration du prévisionnel de trésorerie concernant les achats traités par la base.
– Contribuer à la planification et au suivi des paiements des fournisseurs – Participer à la préparation des audits dans son domaine de compétence 6. Engagement en général
– S’assurer de la mise en œuvre optimale de ces politiques dans son cadre de travail
– Être disponible pour effectuer toute autre tâche jugée utile par son supérieur direct Cette description des taches n’est pas limitative et pourra être actualisée selon la stratégie Logistique, l’évolution des activités et le plan d’action individuel.
PROFIL RECHERCHE
1. Diplôme/Formation :
-Bac+2/3 en Logistique ou encore une certification professionnelle en logistique/Achats
2. Expérience :
-Minimum 2ans d’expériences dans les achats avec une ONG internationale
3. Connaissances et compétences :
-Avoir une base du secteur d’activité lié aux activités logistiques et notamment le processus des achats
-Fortes Capacités à anticiper les évolutions du marché
-Savoir communiquer de manière fluide avec le canal approprié à l’interlocuteur
-Savoir argumenter et convaincre ses interlocuteurs dans le respect des différences d’opinion,
-Swahili courant, connaissance d’autres langues locales est un plus.
-Aisance relationnelle, Engagement et motivation humanitaire
-Transparence et intégrité sont des qualités essentielles attendues
-La connaissance/maîtrise du Logiciel LINK sera un atout très appréciable
CONDITION POUR POSTULER
Etape 1 : Pour postuler, veuillez remplir le formulaire ci-dessous au plus tard le 10 décembre 2023 à 16 heures https://forms.office.com/e/5w85WEigMk
Etape 2 : Veuillez envoyer par e-mail à l’adresse suivante : [email protected], les documents ci-dessous avec la référence « Offre N°055/2023, Officier achats – Kinshasa » Au plus tard le 10 décembre à 16 heures.
-Une lettre de motivation synthétique (1 page maximum) ne reprenant pas les données du CV mais permettant d’identifier les raisons du candidat à postuler ;
-Un curriculum vitae en 3 pages maximum (contenant les coordonnées téléphoniques et l’adresse email du candidat ainsi que trois (3) personnes de référence qui seront amenées à être contactées dans le cadre de la procédure de sélection).
Attention toute omission d’expérience en ONG ou d’invention/modification d’expérience sur le CV entrainera une élimination immédiate du processus de recrutement, quelle que soit l’étape.
