Présente dans une soixantaine de pays, HI met en œuvre des activités au service des populations vulnérables, des populations réfugiées, déplacées et sinistrées, des personnes victimes de blessures et des populations exposées au danger des armes, munitions et engins explosifs.
L’ONG PLAN INTERNATIONAL recrute un stagiaire (25 Juillet 2023)
POSTE 1 : CHEF DE PROJET EDUCATION & PROTECTION – TCHADH/F
Le/La chef de projet sera basé à Doba/Moundou mais sera amenée à se déplacer fréquemment dans la province de Ouaddai à l’Est du Tchad (Abéché). Les déplacements se font en avion (vol UNHAS) entre N’Djamena et Moundou et les différentes capitales provinciales et en voiture
MISSIONS
Responsabilité 1 : Management
Sous Responsabilités :
-Est le responsable pour les membres de l’équipe de projet
-Définit des objectifs individuels, évalue les performances individuelles, contribue au développement et à l’évolution de carrière, suit les compétences
-Organise et anime les réunions d’équipe de manière régulière
-Gère le recrutement et la sélection pour les nouveaux postes au sein de l’équipe de projet
-Veille à la stricte application et au respect des réglementations internes par l’équipe de projet.
Responsabilité 2 : Expertise technique
Sous Responsabilités :
-Apporte l’expertise technique pour son projet
-S’assure que les activités mises en œuvre respectent les normes et standards techniques globales
-Anime les formations techniques
-Est responsable de la qualité technique et de la pertinence des activités de projet mises en œuvre
-Développer la méthodologie pour les consultations communautaires afin d’adapter les activités du projet
-Assure le suivi et application du cahier des charges et des prescriptions techniques des infrastructures éducatives et complexe scolaire à mettre en place dans le cadre du projet (devis quantitatif et les dessins techniques).
-Former une équipe en charge de la supervision des sites et de l’inspection des travaux pendant l’exécution et à l’achèvement (infrastructure) et quand nécessaire, faire la supervision directe.
Responsabilité 3 : Mise en œuvre et suivi
Sous Responsabilités :
Planification
-Assure la mise en œuvre des activités d’après les propositions de projet et conformément au budget alloué
-Veille à ce que toutes les activités soient mises en œuvre selon les normes de qualité et techniques internes et propose si nécessaire des ajustements ou des améliorations pour atteindre les objectifs
-Prépare et suit les accords de partenariat avec les prestataires, le bureau d’étude et les différents partenaires impliqués dans la mise en œuvre
Suivi de la qualité et l’apprentissage
-Suit les indicateurs de progression des activités et des effets escomptés et des indicateurs sur la protection transversale
-Assure la gestion des données projet
-Veille à la mise en place des outils appropriés pour la collecte et la gestion des données pour le projet, conformément aux normes globales ;
-Veille à ce que les données en lien avec le projet sont recueillies et compilées dans la base de données du projet
-Vérifie et corrige régulièrement la base de données des activités
Assure le reporting
-Assure le reporting projet
-Est en charge de renseigner les outils de reporting appropriés : rapport de situation mensuel, PM Box
-Fournit un reporting régulier au responsable hiérarchique
-Rédige les rapports pour les organismes de financement, le cas échéant, et suit les échéances des bailleurs (subventions, reporting, audits) en lien avec le projet
-Garantit le bon archivage des informations et des documents du projet.
Responsabilité 4 : Aspects financiers et logistiques du programme
Sous responsabilités :
-Maintient la collaboration avec les services internes pertinents, en particulier la logistique, les RH, la finance et les ressources techniques en lien avec l’Area Manager
-Applique et suit la conformité aux procédures de l’AFD
-Veille au respect des procédures logistiques et financières.
-Suit le plan de passation des marchés et les règles y afférents avec le département logistique.
Responsabilité 5 : Influence et communication
Sous Responsabilités :
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– Travailler en collaboration avec les autres membres du consortium afin d’assurer l’intégration des différents aspects de l’intervention, et leur complémentarité d’action
-Est en lien et collaboration avec les autres chefs de projet HI, d’éducation et spécialiste en construction afin de capitaliser les approches d’intervention sur les différents domaines
-Dirige la relation avec les autorités locales impliquées dans le projet en collaboration avec l’Area Manager.
-Peut représenter HI vis-à-vis des autorités et des instances locales et traditionnelles, ainsi que des organisations nationales et internationales de la zone d’intervention.
PROFIL ATTENDU :
-Bac+3 /+5 (Licence/ Master) dans le domaine de gestion de projets, en génie de l’environnement, génie civil ou autre domaine lié aux secteurs d’intervention (Education, Protection & SMPS) ;
-Minimum de trois (3) années d’expérience professionnelle en tant que responsable technique et gestion de projets comme Chef de Projet ou équivalent ;
-Expérience internationale ou expérience dans une ONG internationale requise ;
-Une expérience dans l’inclusion des personnes handicapées et autres vulnérables serait appréciée.
Compétences :
-Excellente capacité d’autonomie dans le travail ;
-Excellente capacité à vivre dans un environnement isolé et aux conditions de vie difficiles.
-Bonne capacité de planification et d’organisation ;
-Bonne faculté de résistance à la pression et au volume de travail ;
-Appliquer les concepts clés Handicap, Genre et Age.
Langue :
-Bonne maitrise du français ;
-Informatique : Word et Excel : bon niveau exigé ;
-Logiciel de dessin (Excel, AutoCAD, etc.)
LANGUE(S) DE TRAVAIL :
Français : Courant
Anglais : Bon
POSTE 2 : COMPTABLE NORD KIVU (F/H)
TACHES ET RESPONSABILITES
Mission 1 : Gestion de la trésorerie
-Former et veiller à l’application des procédures d’engagement des dépenses sur l’ensemble de la mission ;
-Effectuer les contrôles liés à l’engagement des dépenses ;
-Contrôler hebdomadairement les pièces comptables et utiliser le tampon « PAYE par HI » sur le visa d’engagement, et signer pour validation de l’éligibilité des pièces comptables ;
-Extraire des Grands Livres (GL) hebdomadairement et contrôler la bonne tenue de la comptabilité en respect des procédures HI ;
-Contrôler les paiements aux partenaires et les justificatifs de paiement ;
-Saisir les écritures ODM (Opération Diverses), PAR(Partenaires), EXT (Extourne pour régularisation) sur le logiciel comptable en respect des procédures HI ;
-Vérifier l’encodage des prêts ou de toute somme sur un code tiers accordée au personnel/partenaires en respect des procédures comptable HI ;
-Veiller à l’équilibre des comptes tiers et partenaires chaque fin du mois et ainsi dégager un solde équilibré ;
– Vérifier les transferts du siège, des bailleurs, les virements bancaires, etc. et assurer leur enregistrement ;
-Suivre les frais bancaires et leur enregistrement ;
-Etablir les rapprochements bancaires hebdomadairement et pour la clôture mensuelle ;
-Contrôler des tableaux de vérification de trésorerie hebdomadairement et pour la clôture mensuelle ;
-Demande au siège de création de nouvelles banques, caisses et comptes de tiers ;
-Vérifier et mettre à jour le taux de change dans Navision.
Mission 2 : Gestion de la comptabilité générale et préparation de la clôture des comptes mensuelle
-S’assurer que les soldes physiques caisses/banques correspondent bien au solde NAV et remplir le rapprochement bancaire ;
-Préparer le suivi des prêts au personnel et partager le fichier avec le Responsable RH, et alerter le Responsable financier en cas d’oubli de retenue sur salaire ;
-Préparer le suivi et pré-lettrage des avances et alerter le Responsable financier en cas de retard de remboursement ou erreur d’enregistrement
-Etablir le rapprochement bancaire avec le dernier relevé bancaire ;
-Envoyer le scan des états d’inventaire de caisses et banques au siège ;
-Finaliser la comptabilité mensuelle et la transmettre au Responsable financier pour vérification et validation avant envoi au Siège ;
-Effectuer les modifications analytiques demandées par les responsables budgétaires et transmises par le responsable financier ;
Signaler toute erreur ou anomalie dans les traitements de la comptabilité ;
-Vérifier les pièces envoyées par les bases, et leur cohérence avec les écritures du GL ;
-Compléter la numérisation des pièces comptables de la capitale ;
-Vérifier la lisibilité et l’intégralité des comptabilités numériques envoyés par les bases ;
-Consolider la comptabilité de la mission et prévenir la logistique pour l’envoie des papiers au siège ;
-Préparer la réconciliation des immobilisations et partager les informations avec la logistique lors des clôtures semestrielles et annuelles.
Mission 3 : Gestion des scans et des archives
-S’assurer que les justificatifs soient enregistrés mensuellement dans scan it
-Mettre en place un dossier de suivi des correspondances avec la banque et assurer l’archivage de tous les documents bancaires ;
-Classer les dossiers de la clôture mensuelle de la comptabilité ;
-Extraire et importer les synchronisations échangées avec le siège et les bases ;
-Sauvegarder la base de données NAVISION serveur, hebdomadairement, à chaque clôture et avant tout import de synchronisation ;
-S’assurer que les archives soient correctement tenues dans chaque base ;
-S’assurer que les archives soient envoyées annuellement au siège.
Mission 4 : Communication
-Travailler en collaboration avec le caissier de la base, remplace celui-ci en cas de nécessité ou sur demande (congé ou indisponibilité) ;
-Appuyer le Senior Finance Officer dans la recherche des solutions lors d’audits internes ou externes ;
-Effectuer des missions d’appui à Mweso.
III. PROFIL RECHERCHE
1. Diplôme/Formation : Minimum Licence dans le domaine de la comptabilité ou de la finance.
2. Qualités interpersonnelles :
-Être rigoureux ;
-Avoir un bon sens de l’organisation ;
-Maitriser le cadre règlementaire comptable du pays,
-Savoir communiquer et travailler en équipe ;
-Être polyvalent ;
-Être capable de s’adapter.
CONDITIONS POUR POSTULER
Les dossiers de candidature devront comprendre obligatoirement et exclusivement :
✓ Une lettre de motivation synthétique (1 page maximum) ne reprenant pas les données du
CV mais permettant d’identifier les raisons du candidat à postuler ;
✓ Un curriculum vitae en 3 pages maximum (contenant les coordonnées téléphoniques et
l’adresse email du candidat ainsi que trois (3) personnes de référence qui seront amenées à être contactées dans le cadre de la procédure de sélection).
Attention toute omission d’expérience en ONG ou d’invention/modification d’expérience sur le CV entrainera une élimination immédiate du processus de recrutement, quelle que soit l’étape ;
Tout autre document (certificats de travail, diplômes) pourra être demandé ultérieurement si la candidature est susceptible d’être retenue.
Les dossiers de candidature sont à envoyer avec la référence « Offre N°042/2023, Comptable Nord Kivu» Au plus tard le 04 Aout 2023 à 16 heures par e-mail à l’adresse suivante : [email protected]
POSTE 3 : SENIOR IM OFFICER (F/H)
Mission 1 : Stratégie et pilotage
-Contribue à la définition du plan d’action MEAL (partie Gestion de l’information (IM)), le mets en oeuvre et le suit.
-Participe au renforcement des compétences IM des partenaires
2 : Standards et Expertises
Responsabilité 1 : Définit les systèmes de gestion de l’information et de bases de données
-Met en place, exploite et fait évoluer le système de gestion de l’information ;
-Collecte de données mobile ;
-Bases de données ;
-Outils de visualisation / tableaux de bord ;
-Systèmes d’information géographiques ;
-Production d’indicateurs ;
-Archivage des jeux de données ;
-Assure la cohérence et l’intégration des systèmes.
2 : Assure la qualité des données et le respect des standards HI
-Forme les équipes en charge de la collecte et du traitement des données (HI et partenaires) ;
-Met en place des procédures de contrôle qualité et de définition des flux de l’information ;
-S’assure du déploiement des standards internes sur la gestion des données ;
-Contribue aux exercices de remontée de données siège – terrain.
Mission 3 : Mise en œuvre opérationnelle
Responsabilité 1 : Accompagne les équipes opérationnelles à l’analyse et l’utilisation des données
-Produit des visualisations et analyses statistiques en fonction des besoins, à des niveaux projets, et programme ;
-Accompagne les équipes opérationnelles à l’interprétation de leurs données et à leur utilisation à des fins d’aide à la décision ;
-Assure la diffusion des données en interne et en externe à travers des formats de communication adaptés.
Responsabilité 2 : Met en place les mécanismes permettant d’assurer la protection des données personnelles de bénéficiaires.
-Réalise une analyse d’impact relative à la protection des données sur le programme ;
-Coordonne la mise en place de procédures opérationnelles et d’un plan d’action pour renforcer la protection des données ;
-Forme/sensibilise les équipes du programme sur les bonnes pratiques relatives à la protection des données ;
-S’assure de la sécurisation des bases de données ;
Responsabilité 3 : Contribue à la représentation externe et la promotion de l’expertise IM de HI.
-Sur demande, représente l’expertise de HI en matière d’IM dans l’ensemble des réseaux pertinents de sa zone d’intervention.
Mission 4 : Préparation et réponse aux urgences
-Contribue aux actions de préparation aux urgences du programme et, lors d’une urgence, adapte sa modalité de travail afin de contribuer à une réponse humanitaire efficace de HI
Profil recherché :
1. Diplôme/Formation et expérience :
-Diplôme universitaire en informatique spécialisé en gestion des données / gestion de l’information.
OU Diplôme universitaire en mathématiques / statistiques ;
-Expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans le secteur de la gestion de l’information Intégrité, objectivité ;
2. Qualités personnelles :
-Aisance dans l’animation de sessions de sensibilisation/formation ;
-Capacité à mobiliser ;
-Sensibilité et connaissance démontrées du contexte en matière de genre, normes culturelles, et cadre légal ;
-Comprend très bien le français en plus du Swahili ;
-La connaissance du Lingala et du Tshiluba serait un atout.
Les dossiers de candidature sont à envoyer avec la référence « Offre N°043/2023, Senior IM Officer» Au plus tard le 07 Aout 2023 à 16 heures par e-mail à l’adresse suivante : [email protected]
