Humanité & Inclusion est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes.
Le programme Sahel-Atlantique (SAHA) de HI a comme aire géographique le Burkina Faso, le Niger, le Togo et le Bénin. Au Togo, HI intervient depuis 1997 et met en œuvre des projets dans le domaine de la santé sexuelle et reproductive, la santé mentale, l’appui aux populations des rues, l’éducation inclusive et la formation professionnelle.
Type de contrat : Contrat de travail à durée déterminée (CDD)
Durée du contrat : 6 mois
Date de prise de poste souhaitée : 01/07/2024
Mission : Assister son manager hiérarchique dans la gestion et le suivi logistique tout en respectant les règles et les procédures de HI.
SERVICES GENERAUX
Responsabilité 1 : Assurer la gestion des bâtiments
- Recherche / Identifie le/les bâtiment(s)en fonction d’un cahier des charges ;
- Gère les déménagements et fin de bail ;
- Réalise les diagnostics des anomalies pouvant survenir dans les bâtiments (électricité, plomberie, maçonnerie, menuiserie…) ;
- Gère et supervise les réparations et entretiens des bâtiments (suivi des prestataires de services,) ;
- Assure une bonne gestion concernant les charges locatives (gaz, électricité, eau, déchets ménagers) ;
- S’assure que les bâtiments respectent les normes/règles de sécurité d’HI (Sécuriser les entrées, mur d’enceinte, éclairage…) ;
- Gère les extincteurs, les postes anti-incendie et les panneaux de sécurité ;
- Est l’interlocuteur privilégié des résidents ou du personnel concernant les bâtiments et s’assurer de l’aménagement du bureau (intérieur et extérieur) pour améliorer les conditions de travail du personnel ;
- Met à jour le tableau suivi des couts structures pour la base ou sous base ;
- Assiste son manager hiérarchique dans la relation avec les propriétaires.
Responsabilité 2 : Assurer la gestion de l’environnement de travail de la base ou sous base.
- Participe aux travaux d’installation, d’aménagement et de maintenance des locaux ;
- Met en œuvre les moyens de contrôle afin de garantir la sécurité des personnes et la sûreté des biens ;
- Optimise la gestion et l’utilisation des espaces, des mouvements et des moyens ;
- Contrôle les habitations du personnel expatrié et les conditions de sécurité et de développement durable.
Responsabilité 3 : Assurer la gestion des équipements dans la base ou sous base.
- Assure la mise en œuvre des procédures de gestion des équipements au niveau de la zone d’intervention ;
- Garantie l’exactitude des informations transmis mensuellement pour la mise à jour du Tableau de Suivi des Equipements (TSE) ;
- Garantie l’archivage des documents afférents aux équipements (garantie, guide de l’utilisateur, fiche de réparation……) ;
- Supervise le suivi des entrées & sorties du parc de chaque équipement sur la zone d’intervention ;
- Réalise les inventaires physiques en lien ;
- Garantie la maintenance de l’ensemble des équipements sur la zone d’intervention ;
- Évalue la pertinence de faire réparer le matériel endommagé ;
- Contacte les ressources disponibles en interne pour réaliser les réparations lorsque cela est possible ;
- Assure la formation du personnel du programme à la manipulation des équipements ;
- Prépare les demandes pour réparer les équipements endommagés non réparables en interne ;
- Propose le déclassement des équipements usagés ou hors services ;
- Suit les contrats de prestation IT ou autres liés aux équipements.
ACHAT ET APPROVISIONNEMENT
Responsabilité 1 : Contribuer au traitement des commandes
- Valide en achat les lignes d’achat de sa base ou sous base ;
- Identifie la procédure à suivre conformément au plan d’approvisionnement et/ou aux procédures d’achats ;
- Effectue les demandes de devis selon la procédure applicable ;
- Analyse les offres ou convoque un comité d’achat conformément à la procédure d’achat ;
- Fait valider le choix du fournisseur ou la signature de la grille d’analyse des offres ;
- Prépare le bon de commande fournisseur et fais signer le signataire achat ;
- Place la commande auprès du fournisseur retenu.
Responsabilité 2 : Participer au suivi des livraisons et au paiement des fournisseurs
- Assure le respect du délai de livraison indiqué sur le bon de commande par le fournisseur ;
- Organise la livraison des commandes avec le fournisseur et le demandeur ou expert technique si nécessaire ;
- Assure le contrôle qualité des livraisons avec le demandeur ou le service technique compétent ;
- Réceptionne et contrôle la qualité et la conformité des factures des fournisseurs ;
- Assure le traitement des dossiers d’achat et des achats directs dans Link ;
- Transmet les demandes de paiement à la finance ;
- Effectue la livraison interne des biens aux demandeurs / bases.
Responsabilité 3 : Assurer l’archivage des dossiers d’achat
- Vérifie la présence, classe et range tous les documents des dossiers d’achat dans le classeur approprié par numéro de DAS ;
- Numérise (scanne) tous les dossiers d’achat et les range par numéro de dossier ;
- Transfère les dossiers des financements clôturés dans en capitale ;
- Présente les dossiers d’achat lors des contrôles internes et audits.
GESTION DU PARC VEHICULE
Responsabilité 1 : Assurer un bon entretien et un bon suivi administratif de la flotte
- Effectue le contrôle technique de tout véhicule acheté ou loué ;
- Suit la réalisation des contrôles quotidiens et hebdomadaires des véhicules ; et assure la formalisation du contrôle hebdomadaire des véhicules sur une fiche afin de maintenir la traçabilité des contrôles effectués ;
- Etabli une fiche de maintenance avant tout entretien ou réparation de véhicule et générateur ;
- Met en place et tient à jour le planning d’entretien et de maintenance des véhicules et générateurs ;
- Met en place et tient à jour un fichier de suivi des documents administratifs des véhicules et leur renouvellement ;
- Met en place et tient à jour un tableau physique de suivi visuel du planning de maintenance et des documents administratifs des véhicules et générateurs ;
- Suit et fait le contrôle physique des entretiens et réparations ; puis avec les fiches de maintenance et les factures du garage ;
- Contrôle et complète les équipements à bord du véhicule ;
- Met en place un classeur pour les dossiers de chaque véhicule ;
- Met en place un classeur pour le suivi des générateurs ;
- Vérifie et complète les copies des documents administratifs des véhicules dans le dossier véhicule ;
- Met en place un classeur pour les dossiers des véhicules loués ;
- Archive une copie des contrats de location dans le classeur des véhicules loués.
Responsabilité 2 : Assurer le suivi du carburant et la gestion des déplacements
- Collecte les besoins hebdomadaires de déplacement ;
- Etablit un planning de mouvement hebdomadaire et le soumet chaque jeudi matin pour validation sécu ;
- Signale le besoin de location de véhicule pour couvrir tous les besoins de déplacements ;
- Rédige les contrats de locations et faire contrôler l’état des véhicules avant et après utilisation ;
- Coordonne avec les services logistiques des autres bases pour l’organisation des mouvements inter-bases ;
- Prépare les ordres de mission des équipes et les per diem des chauffeurs, incluant une enveloppe de sécurité (péage routier, crevaison, …) pour la route ;
- Etablit un planning hebdomadaire de travail des chauffeurs et garantit la disponibilité des chauffeurs ;
- Collecte tous les rapports d’accident de véhicule et archiver dans le dossier du véhicule en question ;
- Contrôle et signe le Logbook des véhicules et générateurs chaque semaine ;
- Assure la prise et le suivi de carburant des véhicules et générateurs ;
- Renseigne dans le TSV les onglets qui concernent les véhicules de sa base ;
- Forme les gardiens et vigiles à l’utilisation des fiches de suivi et à l’utilisation des générateurs ;
- Participe aux propositions liées à la réduction l’impact environnementale de HI.
TECHNOLOGIE DE L’INFORMATION & DE COMMUNICATION
Responsabilité 1 : Participer à la gestion des équipements informatique et communication (TIC)
- Vérifie toute demande d’achat concernant le matériel bureautique, informatique et de communication ;
- Réceptionne et teste tous les équipements bureautiques, informatiques et de communication ;
- Intègre chaque nouvel équipement dans le TSE, édite la fiche d’identification et en constitue chaque dossier ;
- Met à jour le TSE en fonction de tout changement de statut, lieux… d’un ou plusieurs équipements, en tenant compte des contraintes de bailleurs de fonds ;
- Codifie et étiquète chaque équipement (avant remise à un utilisateur) ;
- Forme les utilisateurs à l’utilisation des équipements afin d’anticiper les dysfonctionnements ;
- Informe son supérieur hiérarchique de toute disparition de matériel ou anomalie constatée ;
- Réalise périodiquement un inventaire physique intégral des équipements avec le support des bases ;
- Prépare à chaque arrivée de nouveau personnel sur le pays le matériel nécessaire et mettre en place la fiche individuelle de remise d’équipements ;
- Sécurise le matériel de prêt, et assure un suivi strict et rigoureux pour éviter les pertes ou les vols ;
- Fait signer les certificats de prêts ou fiche de prêt à chaque prêt de matériel ;
- Edite un certificat de sortie (certificat de don, perte, destruction ou contrat de vente) à chaque fois qu’un équipement sort du pays, le fait valider par son supérieur hiérarchique et le responsable logistique régionale, puis l’archiver dans le dossier de l’équipement ;
- Propose le déclassement des équipements usagés ou hors services avec la validation du supérieur hiérarchique ;
- Propose une liste d’équipements standards (équipement standard du pays) achetés localement ;
- Prépare les rapports d’équipements pour les bailleurs avec le responsable logistique
- Participe aux audits bailleurs en ce qui concerne les équipements.
Profil du candidat
- BAC + 2 en logistique ou tout autre domaine équivalent ;
- Expérience ou stage d’au moins 6 mois dans la gestion logistique obligatoire
Compétences techniques
- Gestion des achats et approvisionnements
- Gestion des stocks
- Gestion des bâtiments
- Organisation des transports
Compétences transverses
- Parler couramment le français
- Maitriser la suite Microsoft Office et les outils collaboratifs
- Avoir le sens de l’anticipation et de la réactivité
- Etre résilient face au stress et à l’incertitude.
Conditions salariales
En fonction de ses expériences et des diplômes, l’Assistant(e) logistique aura un salaire de base mensuel compris entre 239 700 et 269 784 F CFA par mois auquel s’ajoute les avantages de notre politique de rémunération.
Délai de dépôt de candidature
Un Curriculum Vitae détaillé limité à quatre pages maximum et une lettre de motivation d’une page maximum à envoyer à l’adresse suivante : [email protected] avec en objet : Candidature « Assistant(e) Logistique » au plus tard le 31 mai 2024.
Le recrutement se déroulera en 3 phases : une sélection sur dossiers, un test écrit et un entretien.
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