L’Institut mondial de la croissance verte (GGGI) est une organisation internationale intergouvernementale fondée sur des traités qui se consacre au soutien et à la promotion d’une croissance économique forte, inclusive et durable dans les pays en développement et les économies émergentes. Pour en savoir plus, rendez-vous sur la page web de GGGI.
À l’appui du programme pays d’ivoire de GGGI, l’objectif de l’assistant administratif, financier et d’approvisionnement est de fournir des services liés aux finances, à l’approvisionnement et à l’administration en garantissant la qualité et l’exactitude du travail. Il/elle apporte des solutions aux problèmes liés au travail quotidien. Promouvoir une approche axée sur le client en conformité avec les règles et règlements de GGGI. Ce poste relève du directeur des opérations des bureaux de GGGI.
BUT
Le rôle de l’assistant(e) de l’administration, des finances et de l’approvisionnement est d’effectuer des transactions de base dans l’ensemble des services administratifs et financiers conformément aux politiques, aux normes et aux exigences établies par le GGGI et aux autres fonctions opérationnelles et administratives de bureau. L’adjoint(e) à l’administration, aux finances et à l’approvisionnement exécute des transactions en plusieurs étapes dans la prestation de services comptables, tels que le traitement et la production de rapports sur les comptes débiteurs et créditeurs. Il/elle soutient les opérations administratives de GGGI et trouve des solutions pour s’assurer que des processus efficaces sont en place pour le bureau et les espaces de travail de GGGI en Côte d’Ivoire dans les différents ministères.
FIANÇAILLES
- Fournir de l’information et expliquer aux clients les exigences en matière de transactions comptables ;
- Fournir un soutien administratif pour assurer la qualité et l’exactitude du travail dans le cadre des activités de mise en œuvre du programme, ce qui implique une liaison étroite avec diverses unités organisationnelles afin de présenter des demandes, d’obtenir les autorisations nécessaires, de traiter et de suivre les mesures administratives et financières.
- Soutenir et entretenir des relations avec les fournisseurs de services ou de biens.
LIVRAISON
- Finances : Aider au suivi des dépenses et à l’audit des ressources financières, conformément aux règles et règlements du GGGI (par exemple, autorisation des paiements, soumission des réclamations, réquisition/achat d’équipements et de services < USD 10 000, traitement des paiements individuels des consultants). Aider à l’organisation et à la surveillance de la comptabilité et du rapprochement en temps opportun de toutes les transactions et de tous les actifs. Traiter les demandes de remboursement de frais de voyage (TC), d’autres droits de voyage tels que les dépenses personnelles quotidiennes (DPE) et les frais de terminal pour le personnel, les consultants, les participants aux réunions et les autres voyageurs officiels. Frais de terminal pour le personnel, les consultants, les participants aux réunions et autres.
- Déplacements : Aider à la préparation des plans de voyage trimestriels. Fournir de l’information et des conseils au bureau, au personnel et aux consultants sur les services de voyage sur les itinéraires les plus directs, les plus efficaces, les plus économiques et les plus rentables (y compris les itinéraires plus complexes) et les tarifs aériens, comme le permettent les règles et règlements, en faisant la promotion d’une approche axée sur le client conformément aux règles et règlements de GGGI. Assurez-vous que les demandes de remboursement de frais de voyage sont entièrement documentées. Traiter les demandes de visas et assurer la liaison avec l’agent de voyages et/ou la mission nationale pour assurer le traitement rapide des visas. Tenez à jour le suivi des visas et prenez des mesures pour la prolongation et le renouvellement des visas au fur et à mesure des besoins. Tenez à jour un répertoire de voyages de tous les voyages effectués.
- Gestion des conférences : Aider à l’organisation de conférences, de réunions, de séminaires et d’ateliers en demandant, en recueillant et en enregistrant toutes les informations, en traitant les demandes de remboursement et les rapports de dépenses au nom des participants aux réunions. Contribuer à la gestion de l’événement/réunion, y compris la logistique, la sécurité, le protocole, l’hospitalité.
- Administration: Assist in the organization of meetings, conferences and visits. Process incoming and outgoing mail and documentation; maintenance of the corresponding register and distribution as appropriate. Provide advice on support services entitlements and regulations in accordance with GGGI. Take responsibility for day to day administration activities as well work office space. Perform other administration support as needed in support to Operations Manager and Country Representative.
- Communications: Serve as information management focal point by collecting and providing easy access to information, articles, and research material that may be relevant to the GGGI program as well as act as community manager.
REQUIREMENTS
QUALIFICATIONS
- A Bachelor’s degree in business administration, finance, accounting, or other relevant areas. Master’s degree is an added advantage.
- A minimum of four (4) years of progressive experience in office services including procurement, finance and related area (for those with secondary school) or four (4) years (for those with bachelor degree). Experience with the UN system or other international organization is a plus.
- Good level of proficiency in Microsoft Office applications (Word, Excel, PowerPoint, etc.), as well as Enterprise Resource Planning (ERP) or similar software.
- Exceptionally organized with excellent prioritization skills.
- An excellent command of spoken and written French and English. Fluency in the local language is preferred.
- Experience coordinating successful functions and events (workshops, meetings, etc.) that are smoothly run and well-facilitated.
- Familiarity with Green Growth and Cote d’ivoire context with solid experiences dealing with government counterparts
- Excellent communication, presentation and writing skills.
FUNCTIONAL
- Ability to prepare business correspondence, both in French and English.
- High level of attention to detail and accuracy, especially to numbers.
- Strong and matured interpersonal skills and proven ability to work with multi-cultural teams.
- Ability to work well under pressure and have a flexible approach to tasks given.
CORPORATE
- Understand and actively supports GGGI’s mission, vision and values.
- Promote the optimum use of public resources
- Promote an organizational culture of trust, transparency, respect and partnership.
- Process and share information easily.
- Manage emotions and stress positively, builds rapport and resolves conflict easily.
- Promote creativity and innovation among staff.
- Être capable de diriger là où c’est nécessaire et de fournir des solutions aux défis au niveau du projet.
CONDITION DE TRAVAIL
- L’Assistant est un niveau de grade X4 dans l’échelle salariale nationale de la Côte d’Ivoire de GGGI. La détermination du salaire de base dépend de l’expérience du candidat, de ses antécédents scolaires et de ses antécédents internes.
- GGGI fournit 15 % du salaire de base pour le régime de retraite/l’épargne à long terme, 27 jours de congé annuel et une assurance maladie privée.
- GGGI s’engage à fournir un environnement de travail suffisamment flexible pour s’adapter aux divers défis du cycle de vie et aider les membres du personnel à atteindre un meilleur équilibre entre le travail et les engagements personnels/familiaux, assurant ainsi un rendement élevé, une productivité à long terme et le bien-être des membres du personnel.
- Il s’agit d’un poste national qui n’inclut pas les indemnités de réinstallation.
Pour plus d’offres rejoignez notre canal Telegram
