L’ONG française PREMIÈRE URGENCE INTERNATIONALE (PUI) recrute pour ce poste (12 Janvier 2025)

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique.

1. ASSURE LA BONNE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE
   a. Assure le respect des procédures financières sur la base selon le manuel des procédures
   administratives et financières
   b. Gestion de la comptabilité
    Tenue de la caisse et des journaux :

• Gère la caisse quotidiennement.
• Entre dans la main courante Excel, toutes les factures se rapportant aux mouvements comptables de sa base selon le plan comptable et le Budget.
• Effectue les différents paiements (avance sur salaires, factures …) sur base de pièces justificatives valables (qui répondent aux critères de recevabilité : date, nom du fournisseur, description de l’article, quantité, prix unitaire, montant en chiffre et lettre, signature du responsable pour lequel la dépense a été réalisée, etc) et après vérification du respect des procédures d’achat (présence de DAS validée par les personnes autorisées, factures validées pour paiement, etc.)
• Paiement des journaliers, des salaires et suivi de la base de données
• Assure un contrôle de caisse quotidien
• Effectue une fois par semaine une vérification de caisse (des journaux et des pièces justificatives) sous
  la supervision du Responsable de Base

• Vérifie que les dossiers d’achat sont complets et joints à la facture.
• Fait des propositions d’amélioration des procédures internes.
   Paiement et suivi des perdiems des équipes Aide
   Paiement des frais de vie des malades, des accompagnateurs et des agents de santé lors des
  évacuations
   Gestion des avances professionnelles :
• Tenue du cahier des avances
• Suivi de la justification des avances remises
• Justification du solde des avances à chaque fin de mois
• Joint le dossier d’achat à chaque avance
   Numérotation, codification et classement quotidien des pièces comptables
   Envoi toutes les deux semaines au Responsable de Base les mains courantes à jour
  c. Gestion de la clôture comptable
   Effectue la clôture mensuelle de la comptabilité de la base
   Effectue les copies des pièces comptables et transmet les originaux à la coordination avant le 5 du mois
   Garantit un archivage clair et structuré des pièces comptables.
   Envoie un pack comptable mensuel avec :
• IPC scannés et signés
• Main courante
• Liste des fournisseurs ajoutés à la main courante
• Eléments constituant les dossiers administratifs (demande de congés, justificatifs…)
• Tableau de suivi des avances et justification du solde des avances
  d. Gestion des finances
   En collaboration avec la Coordination, suit l’état de la trésorerie de la base et effectue les demandes
  d’approvisionnement appropriées, en tenant compte des contraintes et délais d’approvisionnement
   Met à jour les prévisionnels de dépenses de sa base 2 fois par mois, et les transmet au responsable de
  base.
   S’assure de disposer du budget de la mission et du suivi Budgétaire à jour
  e. Envoi mensuel d’un rapport financier/RH au Responsable de Base, qui comprend
   Le solde de ses caisses/banque
   Les avances ouvertes avec justification
   La situation du paiement des primes des CSCOM
   Le nombre de personnes évacuées par mois
   La liste des pièces manquantes
   Les différents appro cash terrain
   Les congés pris sur sa base
   Tout événement RH survenant sur sa base
   Tout autre élément jugé nécessaire

1. ASSURER LA BONNE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
   a. Gestion des contrats
    Fait signer les contrats de travail, les profils de poste et les transmet à l’Inspection du travail pour
   signature
    Prévient le supérieur hiérarchique un mois avant la fin d’un contrat.
   b. Base de données RH et gestion des employés
    Envoie chaque mois au responsable de base avant le 20 du mois l’état des acomptes sur salaires, et le
   suivi des congés et absences des salariés de sa base
    Imprime, et fait signer les bulletins de salaire et les transmet à la coordination en même temps que les
   pièces comptables
    Actualise le fichier de suivi des congés du personnel de sa base
    Classe et met à jour les dossiers RH de sa base par employé en respectant la liste des éléments
   administratifs nécessaires dans un dossier du personnel (CV, copie d’extrait d’acte de naissance, contrat
   de travail…)
    Garde une copie de chaque élément administratif sur sa base, et envoie l’original à la coordination
    Scanne l’ensemble des dossiers administratifs des employés, les enregistrent et les classent dans un
   disque dur externe
    Archive les dossiers des employés ayant quitté la mission
   c. Taxes et aspects légaux
    S’assure de la bonne diffusion du Règlement intérieur sur sa base

 Régularise et inscrit le personnel à l’INPS
 Prépare les cotisations sociales mensuelles à l’INPS
 Suit les questions relatives aux taxes et impôts (INPS, allocations familiales…)
d. Administration et archivage
 Réceptionne et archive les courriers reçus sur la base.
 Effectue la veille juridique et le suivi de l’évolution des obligations légales de l’ONG vis-à-vis des administrations maliennes.
 Archive les documents comptables, administratifs et logistiques (numériques et papier) de la base
Zoom sur 3 activités prioritaires relatives au contexte de la mission
 Pilotage et gestion au quotidien des départements ADMIN/FIN/RH de la base
 Appui administratif aux projets pour la mise en œuvre des activités dans les temps en qualité et un appui aux partenaires opérationnels (ONG locales ou CSCOM)
 Développement des procédures et des outils admin/financiers/RH mis en place par le Coordinateur Administratif Financier et le Responsable Ressources Humaine de la mission tout tenant compte de mécanisme de contrôle et d’anti-fraude au niveau de la base.

Profil recherché
Savoirs et Savoir Faire recherchés
INDISPENSABLE APPRECIE
FORMATION  Bac+2 en comptabilité
Finance, administration ;
 Formation en Gestion des Ressources Humaines

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
 Travail en administration (min 2 an)
 Travail avec une ONG (min 2 ans)
 Expérience en logistique

CONNAISSANCES & APTITUDES
 Gestionde d’équipe
 Connaissance des procédures
administratives
 Connaissance des procédures
logistiques Respect des règles de
sécurité

LANGUES
 Français
 Bambara
 Dogon/Peulh /Tamasheq/Arabe

INFORMATIQUE
 Pack Office
 Autre ( à préciser)
 Maitrise du pack office
 Maitrise de l’Office 365
 connaissance de Saga
 Connaissance de Homère

Caractéristiques personnelles attendues (intégration à l’équipe, adéquation au poste et à la mission)

 Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités
 Très bonne résistance au stress, à un mode de vie conditionné par des règles de sécurité strictes
 Sens de la diplomatie, maturité à une situation politico-sécuritaire sensible
 Capacité d’analyse
 Capacité d’adaptation et souplesse d’organisation
 Organisation, rigueur et respect des échéances
 Capacité à représenter les activités et le mandat de PUI au autorités locales, en résistant aux pressions
 Capacité à intégrer l’environnement local sous ces aspects politiques, économiques et historiques
 Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée

Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, en lien avec l’objectif du poste, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat. Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.

Merci de privilégier l’envoi du CV et de la lettre de motivation par email sous la référence suivante « MLI-ASG-ADMIN012025 » à l’adresse suivante : [email protected] au plus tard le 17/01/2025 à 17h00.
 NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront
pas être retournés.