L’ONG française PREMIÈRE URGENCE INTERNATIONALE (PUI) recrute (29 mai 2025)

Résumé du poste

• Le responsable logistique de la base (national) est chargé de gérer le département logistique à Zamfara sous la supervision directe du coordinateur de terrain et avec le soutien technique du coordinateur logistique, afin de soutenir la mise en œuvre des activités du programme dans les délais et de bonne qualité, et dans le respect des procédures PUI et des directives des donateurs.

Responsabilités et tâches

• Management d’équipe : Il/Elle supervise le recrutement, la formation, l’organisation et la gestion des équipes logistiques (employés de PUI et potentiels journaliers), en supervisant directement l’équipe nationale et en renforçant les capacités du personnel
• Soutien logistique de la base : Il/Elle supervise l’ensemble des opérations logistiques nécessaires pour assurer la bonne ouverture et le bon fonctionnement de la base, et assure le déploiement des procédures logistiques internes standards.
• Biens et locaux : Il/Elle assure la bonne gestion de l’ensemble du matériel, y compris la flotte et les locaux au niveau de la base dans le respect des procédures PUI et des directives des donateurs.
• Sûreté et sécurité : Il/Elle assiste le coordinateur terrain dans la gestion de la sécurité et de la sûreté. Il/Elle est directement responsable des aspects concrets et quotidiens de la gestion de la sécurité de la base.
• Coordination, reporting et diffusion de l’information : Il/Elle assure la coordination avec les différents départements (programme et administratif) et s’assure que tous les reporting et informations sont compilés et diffusés auprès des services concernés.
• Renforcement des capacités : Encadrer le responsable logistique adjoint et le personnel logistique concernés. Favoriser le développement d’un personnel logistique de haut niveau, capable d’intégrer pleinement le déploiement et la consolidation dans son travail quotidien.

Objectifs spécifiques et actions associées
Management d’équipe :

• Il/Elle conçoit la composition et la taille de l’équipe en fonction des besoins de soutien de la base.
• Il/Elle supervise le processus d’embauche de l’ensemble de l’équipe logistique et participe à toute décision relative à la résiliation des contrats de travail des employés nationaux.
• Il/Elle supervise et gère directement son équipe
• Il/Elle oriente le travail des équipes logistiques, suit la réalisation de leurs objectifs et dirige les évaluations intermédiaires et finales du personnel.
• Il/Elle veille au respect du Règlement Intérieur de PUI sur le site.
• Il/Elle assume ou délègue la responsabilité de l’intégration des nouveaux membres de son équipe, en s’assurant que le contexte du projet et de la base, les outils et politiques PUI pertinents sont bien compris.
• Il/Elle réalise les programmes de formation de base de l’équipe logistique de la base et identifie les besoins de formation complémentaires et met en place les programmes de formation adéquats (soutien organisationnel, méthodologique et support technique selon le cas, organisation des sessions de formation).
• Il/elle élabore les profils de poste des employés nationaux sous sa supervision immédiate.
• Fournir un soutien logistique et de chaîne d’approvisionnement au niveau de la base

Soutien logistique :

• Il/Elle assure la bonne ouverture de la base, ce qui comprend : trouver les infrastructures et le mobilier adéquats, s’assurer que les procédures et les locaux répondent aux exigences de sécurité de base de PUI, assurer l’approvisionnement de tout le matériel nécessaire au lancement des activités, mettre en place et mettre en œuvre les procédures logistiques internes à la base (notamment les procédures d’analyse de marché et d’approvisionnement).
• Il/Elle s’assure que les besoins du site sont satisfaits (support, programmation) et reporte les besoins au Coordinateur Terrain, tout en s’assurant que toutes les procédures bailleurs et internes sont respectées, et que les engagements sont en adéquation avec les budgets disponibles.
• Il/Elle veille à ce que le chantier soit équipé du minimum d’infrastructures (bureaux et logements) nécessaires à l’exécution des travaux et à l’hébergement des équipes, dans des conditions optimales de sécurité.
• Il/Elle supervise le parc automobile, et plus globalement veille à son bon fonctionnement, ainsi qu’à la maintenance de l’ensemble des équipements appartenant au site.
• Il/Elle organise la circulation des véhicules sur une base hebdomadaire.
• Il/Elle assure des dispositions de stockage adéquates pour tous les biens et équipements.
• Il/Elle assure la bonne livraison de tous les achats prévus sur les sites opérationnels.
• Il/Elle prépare et met à jour l’inventaire des fournitures et du matériel du chantier et le soumet au coordonnateur du journal.

Chaîne d’approvisionnement:

• Il/Elle garantit que les procédures d’approvisionnement sont respectées selon les directives des donateurs et de PUI.
• Il/Elle garantit la validité de tous les dossiers de passation de marchés conformément à la politique SC de PUI par des visites régulières de contrôle (vérification directe des dossiers).
• Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le demandeur d’achat, avec une forte spécificité technique, et réalise si nécessaire les tests de conformité appropriés.
• Il/Elle centralise et optimise le regroupement des achats
• Il/Elle est responsable de la validation des marchés publics afin de garantir le respect et la bonne application des procédures PUI avant soumission au SCM
• Il/Elle vérifie et analyse le suivi des achats chaque semaine et apporte un soutien aux logisticiens si des problèmes sont identifiés.
• Il/Elle supervise l’identification et le référencement des fournisseurs
• Il/Elle s’assure que les dossiers d’achats sont correctement archivés et transmis à la coordination dans les délais (corrélativement aux dossiers Comptables)
• Il/Elle contribue à planifier et éventuellement à superviser l’expédition et la livraison des matériaux/équipements jusqu’à leur destination finale.
• Il/Elle s’assure que le mouvement/transfert des documents est correctement référencé.

Gestion des actifs et des locaux :

• Il/Elle s’assure que tous les actifs affectés à la Base sont correctement identifiés et enregistrés conformément aux procédures PUI et aux directives des donateurs.
• Il/Elle assure la bonne utilisation et la maintenance de tous les actifs au niveau de la Base dans le respect des procédures PUI et en suivant le manuel d’utilisation des fabricants.
• Il/Elle coordonne la maintenance des actifs informatiques.
• Il/Elle assure le bon entretien de tous les locaux au niveau de la Base (maison d’hôtes, Bureau, PHCC, sites de Nutrition).
• Il/Elle participe à la gestion administrative des locaux au niveau de la Base avec le soutien de l’Admin de la Base et sous la supervision du Coordinateur Terrain de la Base.
• Il/Elle s’assure que tous les moyens énergétiques nécessaires au niveau de la Base sont disponibles et sont gérés dans le respect des procédures PUI.
• Il/Elle assure l’identification des besoins en biens et locaux dans le cadre de la rédaction de propositions.

Coordination, reporting et diffusion de l’information

• Il/Elle est le principal point focal des responsables de programme au niveau de la base pour tout problème lié à la logistique.
• Il/Elle assure la bonne coordination avec le département administratif de la base pour exprimer les besoins financiers du département logistique de la base.
• Il/Elle participe à toute réunion interne et externe pertinente au niveau de la base et y participe activement.
• Il/Elle assure la bonne coordination technique entre le Département Logistique de la Base et la Coordination Logistique.
• Il/Elle assure la bonne diffusion et l’archivage de toute la documentation du Département Logistique de la Base, dans le respect des procédures PUI et des directives des donateurs.

Renforcement des capacités :

• Il/Elle concevra des formations logistiques adaptées à l’évolution des besoins
• Il/Elle travaillera en étroite collaboration avec le responsable adjoint de la logistique pour soutenir la conception et le matériel de formation, si nécessaire.
• Il/Elle dispensera la formation de manière engageante et conviviale, en veillant à ce que toutes les parties prenantes reçoivent la formation nécessaire et en soulignant les éventuels problèmes.
• Il/Elle vérifiera la compréhension complète du personnel formé, garantissant ainsi la préparation au déploiement et à la consolidation.

Assurer la sécurité des biens et des personnes :

• Il/Elle s’assure que le matériel et les autres ressources au niveau de la base sont suffisamment adaptés à l’approche de gestion de la sécurité définie pour la base.
• Il/Elle participe à l’analyse des circonstances et conditions de sécurité de la base, alerte et émet des recommandations au Coordonnateur Terrain concernant les évolutions potentielles relatives aux risques ainsi que les mesures à mettre en place.
• Il/Elle s’assure que tous les locaux au niveau de la Base sont correctement équipés conformément aux directives de sécurité PUI (kits d’hibernation, trousses de premiers secours et extincteurs notamment).
• Il/Elle s’assure que tous les moyens de transport au niveau de la Base sont équipés et utilisés conformément aux directives de sécurité du PUI.
• Il/Elle participe sous la supervision du coordonnateur de terrain de la base à la revue du plan de sécurité de la base et dans le cadre du suivi.
• Il/Elle agit comme point focal de sécurité dans la base lorsque le coordinateur de terrain est absent.

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Objectif général

• Sous la supervision du coordinateur terrain et l’encadrement technique du coordinateur protection pays, le/la chef de projet protection est chargé(e) de l’élaboration et de la bonne mise en œuvre des activités du projet. Il/Elle supervisera un programme intégré multisectoriel de sauvetage destiné aux personnes déplacées et aux communautés d’accueil, qui sera mis en œuvre dans les États de Borno, Katsina et Zamfara, au Nigéria.
• À ce titre, le/la Chef de projet Protection sera responsable de la supervision quotidienne des équipes de protection et des diverses activités de protection, de la gestion budgétaire, de l’administration et de la mise en œuvre des exigences des programmes. Il/Elle travaillera en étroite collaboration avec les autres secteurs et partenaires de PUI opérant dans le nord-est et le nord-ouest du Nigéria.

Responsabilités et tâches
Planification et mise en œuvre du projet :

• Créer et exécuter des plans de travail, des plans de dépenses, des prévisions d’articles, des plans d’approvisionnement et des systèmes connexes pour garantir que les délais du projet sont respectés et les objectifs atteints
• Participer à l’élaboration de propositions, de budgets, de récits budgétaires, de cadres logiques, d’outils de suivi des indicateurs (ITT) et de notes conceptuelles en coordination avec le coordinateur de la protection, le chef adjoint des programmes de mission, l’équipe des subventions et l’unité technique du siège.
• Développer les outils de suivi du programme sous la direction technique du coordinateur de la protection, du conseiller PSS et du département MEAL.
• Contribuer à la définition de critères de vulnérabilité et de méthodologies d’évaluation permettant un ciblage plus précis des activités de PUI dans la zone d’intervention ;
• Fournir des conseils techniques et une formation sur la protection à tous les autres départements opérationnels, en veillant à ce que la protection, les problèmes et les aspects soient toujours inclus dans les activités des autres départements opérationnels
• Assurer la cohérence et l’homogénéité des activités sous sa responsabilité (suivi des indicateurs et des résultats) et développer des mécanismes d’évaluation adéquats. Mener des revues de terrain régulières et s’assurer du respect des normes de bonnes pratiques.
• Contribuer à l’élaboration de la stratégie sectorielle nationale pour le programme de protection du Nigéria.
• Informer son responsable hiérarchique de tout problème pertinent lié à la mise en œuvre du projet.

Système de gestion de l’information, d’évaluation et d’orientation :

• Développer des outils et des stratégies pour assurer une collecte, une communication et une analyse de données qualitatives et opportunes
• Développer des parcours d’orientation adaptés aux types de cas identifiés, en interne et en externe. Développer les outils et processus de suivi des orientations.
• Développer des outils relatifs aux évaluations rapides des besoins multisectoriels répondant aux besoins identifiés/émergents dans le domaine d’intervention
• Formaliser les voies d’orientation externes par le biais de protocoles d’accord avec les partenaires concernés
• Contribuer à la conception et diriger la gestion du système de base de données de référence et de suivi interne/externe
• Fournir un soutien aux autres équipes PUI dans la communication avec la communauté et le ciblage/suivi des bénéficiaires potentiels

Capitalisation, reporting et développement :

• Assurer que les rapports qualitatifs internes et externes sur toutes les activités sous sa responsabilité sont réalisés en cohérence avec les outils et exigences internes de PUI
• Mettre à jour et transmettre mensuellement le PMT (Project Monitoring Tool) comme outil de suivi de la mise en œuvre du projet
• Rédiger des rapports réguliers sur toutes les activités demandées par le chef de mission adjoint chargé des programmes et du coordinateur de la protection ;
• Produire des rapports intermédiaires et finaux qualitatifs pour les donateurs
• Capitaliser les leçons apprises et les bonnes pratiques tout au long du projet
• Participer à la rédaction de fiches d’activité complètes pour tous les aspects opérationnels majeurs, en collaboration directe avec les équipes MEAL et avec ses superviseurs
• Participer à l’élaboration de documents d’appui complets pour la mise en œuvre des activités par les équipes de protection
• Créer/réviser les SOP et proposer des améliorations pertinentes, sous la direction du chef de mission adjoint pour les programmes et la coordination technique
• Participer au développement opérationnel de la mission en participant activement au processus de programmation annuelle de la mission

Gestion d’équipe et renforcement des capacités :

• Préparer les profils de poste des membres de son équipe, les faire approuver par le Coordonnateur de la Protection, le Chef de Mission Adjoint aux Programmes et l’équipe RH, et participer activement au processus de recrutement (entretiens, tests, etc.), ainsi qu’à toute décision relative à la résiliation des contrats de travail des membres de l’équipe ; Proposer de manière proactive des changements RH au sein de son département au Chef de Mission Adjoint aux Programmes et à l’équipe RH
• Superviser l’équipe de protection en maintenant une bonne connaissance pratique des services disponibles auprès de PUI et de ses partenaires, et une capacité à orienter les personnes vers ces services de manière appropriée.
• Prendre connaissance de l’ensemble des réglementations RH internes de PUI et s’assurer qu’elles sont connues et respectées par son équipe
• Développer et maintenir une bonne connaissance de la situation locale en matière de protection et des besoins prioritaires des populations déplacées et de la communauté d’accueil. Rédiger des rapports d’évaluation de la protection afin d’éclairer les programmes de PUI et de ses partenaires dans les États de Borno, Katsina et Zamfara.
• S’assurer que le système d’évaluation défini est appliqué à tous les membres de son équipe
• Créer des mécanismes de coordination propres à son équipe et assurer une supervision adéquate
• Identifier les besoins de formation de l’équipe et y répondre (soutien organisationnel et technique, méthodologie, organisation des sessions de formation…) et interagir avec l’équipe RH dans la planification/conduite des formations
• Suivre les formations reçues par les équipes et rassembler les contenus à capitaliser

Représentation et coordination :

• En coordination avec son responsable hiérarchique, représenter PUI dans la zone du projet auprès de toutes les parties prenantes concernées, partenaires locaux, nationaux et internationaux, représentants des communautés locales afin de faciliter la mise en œuvre des activités du projet ;
• Participer activement au Groupe de travail sur la protection et aux autres sous-groupes concernés ; participer à l’élaboration d’outils et de lignes directrices communs ;
• Mettre en place un réseau, coordonner et communiquer avec les acteurs agissant dans les mêmes domaines ; assurer une coordination et une collaboration efficaces avec les principaux acteurs et partenaires – ONG, organisations de la société civile (OBC), groupes communautaires
• Travailler en étroite coordination avec le personnel concerné des autres départements de PUI, notamment la sécurité alimentaire, la nutrition, la santé, l’assistance sociale, l’eau, l’assainissement et l’hygiène (WASH) et les repas (MEAL) pour assurer une forte intégration des autres secteurs et promouvoir le développement de nouveaux concepts/approches/collaborations pour la programmation future.
• En cas de visites de Donateurs, participer activement à la préparation et au bon déroulement de la visite.

Logistique et Finance :

• En cas de visites de Donateurs, participer activement à la préparation et au bon déroulement de la visite.
• S’assurer que les plans d’action budgétisés sont préparés au début du projet et qu’ils reflètent clairement le plan d’activité du projet ;
• Être responsable des lignes budgétaires sous sa gestion et fournir des prévisions sur ces lignes budgétaires sur une base mensuelle contribuant au processus de suivi budgétaire mensuel ;
• Se conformer à toutes les règles, procédures et processus logistiques, en assurant l’approvisionnement en temps opportun de tous les besoins logistiques pour la mise en œuvre réussie de ses activités ;
• Être responsable de l’éligibilité et de la bonne utilisation des fonds alloués aux activités sous sa gestion ;
• Analyser et proposer des solutions de réaffectation budgétaire si nécessaire, après avoir reçu un suivi financier mensuel actualisé (FFU) de la Direction Financière ;
• Remplir les prévisions de trésorerie en fonction de ses domaines budgétaires conformément aux procédures internes de PUI

Sécurité et sûreté :

• Contribuer à la collecte de données sur les questions de sûreté et de sécurité dans son domaine d’opérations et les diffuser au coordinateur de terrain régulièrement ou de manière ponctuelle en cas d’urgence.
• S’assurer que les règles de sécurité et de sûreté sont connues et respectées par son équipe
• S’assurer que les projets, les méthodologies ou les critères de sélection ne mettent pas en danger les bénéficiaires, le personnel de PUI ou toute autre personne. Il/Elle alerte sans délai le/la coordinateur(trice) de terrain en cas de danger imminent pour les équipes ou les bénéficiaires.
• Exécuter toute autre tâche ou tâche assignée par le superviseur.

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