Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique.
Assistant aux achats
Objectif général
- Sous la supervision directe de l’agent des achats et de la logistique, l’assistant aux achats est chargé de traiter les dossiers d’achat et les transactions d’équipement, de matériaux, de fournitures, de biens d’équipement et de services.
- Il/elle assiste également le responsable des achats dans tous les reportings relatifs aux outils d’achat.
Responsabilités
Approvisionnement:
- En collaboration avec le responsable des achats, rationaliser le processus d’approvisionnement et de livraison
- Recevoir les demandes d’approvisionnement/bons de commande, clarifier la demande si nécessaire et compléter le bon de commande
- Négocier les prix avec les fournisseurs et les sous-traitants
- Aider à organiser le processus d’approvisionnement
- Assurez-vous que les codes du projet et les lignes budgétaires sont exacts
- Recherchez des produits offrant un bon rapport qualité-prix et négociez les meilleurs prix
- Suivi du traitement des commandes pour garantir des livraisons ponctuelles
- Aider le responsable des achats à contrôler la qualité/quantité de toutes les fournitures commandées et livrées
- Assurer que de bonnes relations sont établies avec les fournisseurs locaux
- Respecter les procédures PUI dans toutes les activités d’approvisionnement
- Faciliter la traçabilité administrative et le classement de tous les documents d’approvisionnement
- Faciliter le suivi approprié de toutes les fournitures reçues et s’assurer que les documents connexes (bons de livraison, lettres de voiture) sont correctement classés et que des copies sont transmises au responsable des achats
- Aider le responsable des achats à assister à toutes les réunions du comité des achats lorsqu’il n’est pas disponible ou lorsqu’il est mandaté par la direction.
- Mettre à jour le suivi hebdomadaire des achats et le soumettre au responsable des achats
- Mettre à jour la liste de prix sur une base mensuelle et la soumettre au responsable des achats
- Assurer l’archivage des dossiers d’achats et des contrats conformément aux procédures PUI
- Préparer le rapport d’approvisionnement demandé par le responsable des achats
Stockage et transport :
- Soutenir le responsable des achats dans l’organisation d’une livraison sécurisée des marchandises
- Assurer la liaison avec l’assistant logistique pour s’assurer que l’espace est prêt à accueillir les marchandises
- Assurer la liaison avec le responsable logistique concernant l’entretien et la mise en place du magasin
- Assister l’agent d’approvisionnement dans les tâches liées au transport de biens, d’équipements, de matériaux et d’autres fournitures vers un deuxième emplacement
Rapports internes :
- Servir de point focal au service logistique en ce qui concerne les questions relatives aux factures d’achat
- Signaler tout problème ou contestation à son responsable hiérarchique
- Rendre compte de toute amélioration identifiée sur les outils d’approvisionnement à son responsable hiérarchique
Archivage :
- Aider à archiver toutes les copies papier liées aux achats au niveau de la base
- Préparer et classer les documents nécessaires provenant d’autres services concernant le processus d’approvisionnement.
Exigences
- Les candidats doivent posséder un premier diplôme avec 2 à 3 ans d’expérience.
Salaire
N472,044 Mensuel.
