Depuis trente ans, l’ONG internationale Acted œuvre sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire pour sauver des vies. Acted soutient actuellement 20 millions de personnes dans 43 pays pour répondre à leurs besoins dans des zones difficiles d’accès, et poursuit un triple mandat humanitaire, environnemental et d’acteur du développement.
POSTE 1 : ASSISTANT (E) FINANCIER (E)
L’assistant finances travaille sous la supervision hiérarchique directe du chargé d’admin fin / chargé de finance zone, du Coordinateur de Zone et de son adjoint qui lui communiquent les directives à suivre. Il veille en particulier au respect des procédures finance d’ACTED sur sa zone d’activité.
Cette description de poste détaille la majeure partie des tâches du chargé de finance zone, cependant celui-ci peut être amené à assumer d’autres prérogatives selon les besoins du département finance.
II. TACHES ET RESPONSABILITES
Dans le cadre des paiements, s’assurer du respect des procédures ACTED par tous les staffs finance de la mission, notamment les procédures logistiques et les revues de conformité renseignées dans les manuels finance et logistique.
En absence du chargé de finance/caissier, assurer que l’intérim du poste est pris en charge. Veiller à ce que le caissier organise les documents comptables (factures et autres pièces justificatives des dépenses, …) :
-Il réceptionne les documents.
-Il appose le tampon «< payé » sur chaque voucher de paiement.
En cas de réallocation, il modifie les documents pour qu’ils soient conformes. Il classe et archive les documents selon les règles du manuel finance.
Veiller à ce que les caissiers de la zone réalisent les scans des classeurs finance et les appuyer à cet effet si nécessaire :
Appuyer le chargé de finance à la préparation de la cash request pour envoi à la coordination nationale (Responsable finance national et CFM) dans les délais indiqués dans l’email de rappel de la CN.
Appuyer le chargé de finance pour assurer les approvisionnements en liquidités sur les bases de la zone tout en veillant à ce que les transferts de fonds soient effectués de manière sécurisée.
Assurer le contrôle hebdomadaire/mensuel de la caisse et du coffre.
En collaboration avec le caissier, réaliser un contrôle mensuel entre le solde du livre de caisse/coffre, le solde SAGA et l’argent physique :
– Formaliser le résultat de ce contrôle sur un document papier << feuille de contrôle de caisse/coffre ».
-Communiquer le document pour signature au Coordinateur de Zone.
Si nécessaire, assurer les relations externes avec la banque :
-Effectuer des retraits à la banque lorsque cela est requis
-Assurer la communication avec les gestionnaires de compte lorsque cela est requis
-Assurer le suivi des factures soumises par la banque afin de faciliter leur paiement.
POSTE 2 : ARCHIVISTE CAPITALE
Il/Elle les constitue, les organise et les recense conformément aux différentes procédures ACTED.
Il/Elle sera formée aux procédures de conformité des dossiers de paiement par le département Finance dès sa prise de poste et devra remonter les points de non-conformité identifiés lors de l’archivage afin qu’ils puissent être régularisés.
II. TACHES ET RESPONSABILITES
A. Activité 1: Gestion du flux de la documentation
-Classer tous les dossiers d’achat scannés et envoyés aux Zones.
-Tenir l’inventaire de tous les classeurs réceptionnés et des projets associés afin de faciliter la destruction des archives
B. Activité 2: Numérisation des dossiers de Kinshasa
-Assurer mensuellement la numérisation de tous les classeurs de Kinshasa du mois précédent.
– Assurer l’enregistrement de toutes les pièces scannées sur le disque dur prévu à cet effet ainsi que sur le serveur finance (si applicable).
-Supervision et archivage papier et numérique des Appels d’offres
C. Activité 3: Gestion des archives
Responsable de la bonne tenue des classeurs et mettre à jour leur composition selon les entrées et les sorties de pièces.
Vérification croisée mensuelle de l’outil de suivi des cases rouges (RCG) avec le/la volontaire finance ou le/la contrôleur finance.
Soutenir le département Logistique dans la préparation des rapports finaux. (Recherche des dossiers d’achat…).
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