Family Health International (FHI360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées.
FHI 360, est présent dans plus de 70 pays au monde et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, de l’économie et du développement, de la recherche et de la technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement.
DESCRIPTION DU POSTE :
Dans le cadre du renforcement de son département de Finance, FHI 360 SENEGAL recrute pour son bureau de Dakar Un (1) ASSISTANT (E) en Gestion des Subventions (Contract and Grant Assistant).
Sous la Supervision du chargé des Subventions, l’assistant(e) des subventions aura pour mission d’appuyer la chargée des subventions dans la gestion et le suivi des sous partenaires d’exécution du projet et effectuer des fonctions de comptabilité diverses suivant des procédures normes et pratiques comptables.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
- Appuyer à la collecte et ou préparation des documents nécessaires à la contactation avec les partenaires.
- Aider le Grant Officer dans la revue des demandes d’avance.
- Rappeler aux partenaires les délais et suivre la soumission des rapports / livrables.
- Assister le Grant Officer dans le processus de validation des SFR.
- Assister le Grant Officer à rechercher le SAT et le Tracker dans le système FHI 360
- Assister dans le suivi de la mise en œuvre des activités conformément au contrat et aux délais et au plan d’action.
- Assister dans la revue des rapports financiers / livrables soumis par les partenaires.
- Affiche les SFR approuvés dans le système GFAS.
- Effectuer toute autre tâche demandée par son superviseur et entrant dans votre domaine de compétence.
- Fournir une assistance technique en financement au personnel des projets et partenaires d’exécution si nécessaire .
- Participer aux travaux d’analyse des dépenses des partenaires et mettre à jour le tableau de suivis budgétaires des partenaires de mise en œuvre .
- Assurer une bonne gestion de l’archivage, des contrats, des rapports (financiers et techniques) ou de tout autres documents relatifs aux partenaires .
- Vérifier les documents de paiement et pièces justificatives pour s’assurer de leur conformité .
- Participer aux visites et évaluation pré-attribution sur site chez les partenaires .
- Appuyer la Grant Officer dans les formations et capacitation des partenaires.
COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
- Avoir un BAC + 2 au minimum en finance et comptabilité,
- Avoir un minimum de 2 ans d’expérience professionnelle, dont au moins 1 an dans un poste de contractant ou un poste connexe,
- Avoir une expérience dans une ONG ou institution de la place
- Avoir une bonne notion du respect des délais et être honnête et bien organisé,
- Être capable de travailler sous stress,
- Maitriser Excel, Word et au moins un logiciel comptable
- Maintenir de bonnes relations de travail avec les fournisseurs et les partenaires s’assurant de préserver l’intégrité et la réputation de FHI 360,
- Être capable de travailler dans un environnement multisectoriel, pluridisciplinaire et multiculturel
- Avoir une bonne capacité à communiquer en langue anglaise tant à l’oral qu’à l’écrit,
- Connaissances des politiques et procédures des bailleurs tel que USAID
- Excellente capacité de communication orale et écrite avec les petits et grands groupes,
- Excellente capacité de communication orale et écrite en français et bon niveau en anglais.
Responsabilités :
Pré-récompense :
- Fournit une interprétation supplémentaire des réglementations fondamentales et des exigences contractuelles standard pour aider à produire des propositions compétitives et réactives.
Post-attribution (Prime) :
- Aide à l’examen des documents d’attribution principale avant la signature.
- Recevoir et traiter les contrats signés des clients. Assurer l’exhaustivité et l’exactitude des contrats.
- Configuration des données dans le système de gestion des contrats/gestion financière.
- Agir en tant que premier intervenant auprès du personnel des opérations et du personnel des services d’entreprise pour les transactions commerciales courantes de nature contractuelle.
- Prépare et soumet les transactions commerciales courantes telles que les demandes d’approbation des donateurs.
- Prépare des rapports de gestion périodiques.
- Autres tâches assignées par l’agent de négociation des contrats de supervision.
Post-attribution (niveau inférieur) :
- Prépare, examine et approuve les sous-attributions et sélectionne les actions de passation de marchés conformément aux procédures et aux seuils établis.
- Traiter les données des sous-récompenses dans la base de données des sous-récompenses.
- Prépare, examine et modifie les sous-récompenses.
- Travaille en partenariat avec le personnel des opérations pour surveiller la conformité des sous-attributions avec les dispositions de transfert. La gestion des dossiers:
- Travailler en partenariat avec le personnel de gestion des dossiers pour maintenir l’exactitude et l’intégrité du système de classement de l’unité.
- Effectue d’autres tâches assignées.
Connaissances et compétences appliquées :
- Connaissance intermédiaire des règles et réglementations des donateurs (États-Unis et non-États-Unis), des mécanismes communs de financement, des types d’attributions d’acquisition et d’assistance, des concepts et principes contractuels depuis la phase de sollicitation jusqu’à l’administration après l’attribution.
- Solides compétences en communication orale et en rédaction commerciale/technique.
- Solides compétences analytiques appliquées à la résolution de problèmes.
- Maîtrise des systèmes, des processus et des logiciels informatiques de gestion de portefeuille de contrats.
- Adaptable aux environnements de travail dans divers contextes culturels.
- Capable d’anticiper bon nombre des tâches liées à l’administration des contrats.
- Engagé à réaliser des livrables de haute qualité dans les délais.
Résolution de problèmes et impact :
- Exerce bien son jugement.
- procédures et pratiques définies.
- Travaille sur des missions de complexité modérée.
- Démontre une pensée analytique compétente et prend en compte l’impact des actions.
- Il est toujours orienté vers les tâches pour les projets, mais comprend de plus en plus comment la tâche atteint l’objectif du livrable et est capable d’identifier les améliorations dans le processus pour atteindre l’objectif et/ou de recommander des tâches alternatives qui répondent aux objectifs du projet.
- Atteint les objectifs de qualité et de respect des délais.
- Identifie les efficacités et améliorations potentielles des processus.
- Des erreurs pourraient entraîner une perte de confiance entre donateurs et clients et nuire aux relations.
- Des erreurs pourraient avoir des conséquences financières pour l’organisation.
Supervision donnée/reçue :
- Recherche des conseils et une assistance technique auprès du superviseur, des experts et/ou de la direction de l’unité.
- Travaille en équipe dans une relation de mentorat.
- Interagit fréquemment avec le superviseur/mentor et/ou les membres de l’équipe plus expérimentés.
- Interagit avec les clients internes et externes sous la direction et le mentorat du superviseur, du personnel plus expérimenté et/ou de la direction de l’unité.
Éducation:
- Baccalauréat ou son équivalent international • Administration des affaires, études juridiques ou domaine connexe.
Expérience:
- Nécessite généralement 0 à 2 ans d’expérience professionnelle, dont au moins 1 an. dans un poste contractuel ou connexe.
- Connaissance intermédiaire des règles et réglementations des donateurs (USG et non-USG) applicables aux projets parrainés.
- Solide compréhension des concepts et principes contractuels.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite.
- Solides compétences organisationnelles et compétences en gestion de projet.
- Gérer une variété d’activités et porter une attention particulière aux détails.
- Maîtrise du traitement de texte, des feuilles de calcul et des capacités Internet.
- Lire, écrire et parler anglais. La maîtrise d’une langue étrangère est souhaitée.
- Expérience en développement international, dans le domaine de la santé ou dans le secteur du conseil, de préférence.
Exigences physiques typiques :
- Environnement de bureau typique.
- Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes.
- Capacité à soulever 5 à 50 livres.
Technologie à utiliser :
- Ordinateur personnel, Microsoft Office (c’est-à-dire Word, Excel, PowerPoint, etc.), courrier électronique, téléphone, imprimante, calculatrice, copieur, téléphones portables, PDA et autres appareils portables.
Exigences de voyage :
- Moins de 10%
Source : site de Family Health International (FHI360)
Retrouvez d’autres offres sur notre chaîne Telegram en cliquant ici.
