L’ONG FHI360 recrute (18 Avril 2023)

Mise en œuvre de la politique nationale des RH

• Participer à l’élaboration de la politique nationale des RH.
• Participer à la définition et au suivi de l’application de la politique RH et de la protection sociale dans le cadre du projet.
• Évaluer les risques liés à l’évolution de la politique sociale.

• Être force de proposition pour l’amélioration des conditions de travail des salariés.
• Veiller à l’adéquation et à la cohérence entre les profils de poste des collaborateurs et les profils de poste des référents FHI360.
• Veiller à l’application des fiches de poste de FHI360 et au respect du processus de recrutement.
• Participer à la refonte de la grille salariale si nécessaire (benchmark, suivi du panier de la ménagère…).
• Assurer en permanence la cohérence entre la politique RH de FHI360 et les lois nationales.

• Assurer le respect des procédures RH au niveau de la base.
• Se tenir au courant de toutes les législations et évolutions liées au droit du travail, à l’emploi en général et à la formation du personnel.
• Coordonner avec le Bureau RH de Kinshasa pour les questions liées aux contrats, au droit du travail, à l’embauche, à la CNSS, aux soldes de congés, et assurer la conformité avec le droit du travail.
• S’assurer que les dossiers des employés sont complets depuis le processus d’embauche jusqu’à la liste de contrôle de sortie et les règlements finaux.
• Responsable de la coordination du processus d’évaluation annuelle des performances.

• Coordonner et s’assurer que les autorités locales sont désactivées informées de l’ouverture ou de la fermeture des bureaux secondaires.
• En coopération avec le département de la logistique et de la sécurité, il est responsable des contrats de location, des avenants et des questions connexes, y compris le maintien des relations cordiales avec les propriétaires.
• Si nécessaire, assister aux procédures du tribunal du travail.
• Suivre les dossiers de congés du personnel.

Gestion administrative des ressources humaines nationales

• S’assurer que les déclarations et paiements des impôts et cotisations sont effectués auprès des organismes compétents.
• Superviser la mise à jour des dossiers du personnel et veiller au respect des délais (évaluation, modifications, etc.).
• S’assurer que les réservations de vols et d’hôtels pour le personnel en mission sont effectuées conformément à la politique de FHI 360.
• Vérifier les salaires mensuels du personnel et assurer le suivi des réclamations avec le bureau de coordination à Kinshasa.
• Vérifier la mise à jour des informations relatives au personnel avec le bureau de coordination et fournir un retour d’informations à son superviseur.

• Effectuer les démarches nécessaires auprès des autorités si nécessaires (déclarations du personnel, dépôt de documents, etc.).

Gestion des équipes

• Participer à la formation des équipes administratives sur les politiques et procédures RH.
• Assurer le remplacement minimum des membres du service administratif en cas d’absence (congé, maladie…).
• Superviser et intensifier le processus d’évaluation annuelle.

• Participer à la mise en œuvre d’un plan de formation annuel, superviser sa mise en œuvre et mesurer son impact.
• Participer à la mise en œuvre des promotions du personnel.
• Participer à la mise en œuvre des plans de carrière et à la gestion de la mobilité du personnel.
• Entretenir des relations avec les représentants du personnel, notamment en participant à leurs réunions.
• Mettre en évidence les problèmes du personnel auprès de l’équipe de direction.

Gestion administrative

• Superviser l’archivage physique et informatique, ainsi que la sécurité des documents administratifs RH au niveau de la base.
• Assurer la mise à jour des différents contrats et baux administratifs dans le domaine des opérations.
• Contrôler la mise à jour des dossiers individuels du personnel.
• Consolider et mettre à jour l’organigramme en fonction des différents transferts au sein du personnel.

• Assurer l’envoi des archives physiques des bases à la coordination.
• Effectuer l’envoi trimestriel des archives administratives RH à la coordination après validation par le contrôle interne.
• Préparer et diffuser les listes de contacts du personnel sur une base mensuelle.
• Suivre et délivrer la délivrance des visas de travail et de voyage pour les expatriés dans le pays et les visiteurs.
• Chargé de porter toute correspondance officielle et juridique à l’attention de l’équipe de direction et de contribuer à l’élaboration de réponses adéquates.

Rapports / Communication

• Assister le responsable financier et administratif dans les négociations et la communication générale avec les représentants du personnel.
• Établir et entretenir des relations avec les autorités administratives de la zone d’intervention.

Autres 

• Effectuer d’autres tâches qui lui sont attribuées.

QUALIFICATIONS SOUHAITÉES  

• Diplôme universitaire en administration des affaires, ressources humaines, sciences sociales ou équivalent reconnu.
• Minimum de 5 à 7 ans d’expérience dans le domaine des ressources humaines avec des responsabilités croissantes.
• Une expérience préalable au sein d’une ONG est requise.

• Une expérience préalable dans le Nord-Kivu ou l’Ituri est préférable.
• Maîtrise du français et bonne connaissance des langues locales. Une connaissance pratique de l’anglais est requise.
• Excellentes capacités d’analyse et d’organisation. Capacité à faire preuve d’esprit critique et de créativité.
• Excellentes compétences interpersonnelles, y compris la patience, la volonté d’apprendre et le respect des collègues.
• Doit bien travailler individuellement et au sein d’une équipe.

• Expérience de la gestion de subordonnés directs.
• Capacité à travailler sous pression et grande flexibilité.
• Connaissances informatiques (Word, Excel, Outlook, etc.).

INSTRUCTIONS RELATIVES À LA CANDIDATURE

• Les femmes sont encouragées à postuler.