FHI 360 est une organisation mondiale qui mobilise la recherche, les ressources et les relations afin que les gens du monde entier aient accès aux opportunités dont ils ont besoin pour mener une vie pleine et saine. L’ONG FHI 360 recrute Assistant administratif. Avec des collaborations dans plus de 60 pays, nous travaillons directement avec les dirigeants locaux pour faire progresser l’équité sociale et économique, améliorer la santé et le bien-être, répondre aux crises humanitaires et renforcer la résilience des communautés. Nous partageons des informations basées sur des données et des outils évolutifs qui élargissent l’accès et l’équité afin que les communautés puissent relever efficacement des défis complexes, répondre aux chocs et parvenir à un avenir prospère. Pour en savoir plus, visitez fhi360.org.
Gérer et exécuter des fonctions administratives complexes et confidentielles pour assurer le bon déroulement des opérations exécutives lui assignées et fournir un soutien administratif et de secrétariat au bureau du projet L’EDUCATION EST LA REPONSE DE L’USAID à Goma. Gérer et fournir un soutien direct au Chef du Projet et coordonner l’assistance au bureau du Chef du projet dans toutes les questions administratives.
Devoirs et responsabilités :
• Gérer toutes les correspondances entrantes et sortantes, des rapports, des courriels, leur archivage, tout en assurant la dissémination des informations au sein de l’organisation.
• Maintenir / mettre à jour les calendriers de l’équipe de la haute direction (SMT), les rendez-vous et les réunions.
• Rédiger la correspondance et les rapports demandés. Enregistrer les procès-verbaux des réunions et les diffuser parmi le personnel du bureau de pays. Gérer les dossiers et les dépôts de bureau, le cas échéant.
• Aider l’équipe des opérations à fournir un soutien logistique pour les ateliers et les formations.
• Répondre et filtrer les appels téléphoniques ; recevoir et délivrer des messages ; et répondre aux questions de nature non scientifique / non politique.
• Assurer la liaison avec le personnel de FHI 360 SMT. Fournir et organiser tout le matériel de soutien à l’avance pour les réunions et les déplacements au nom du SMT.
• Suivre et suivre l’état des actions et demandes en suspens au nom de SMT.
• Gérer les préparatifs de voyage pour le bureau SMT, superviser les autorisations de voyage et les rapports de dépenses, examiner les rapports de voyage pour le contenu et le format, coordonner les arrangements de voyage.
• Gérer la rédaction, la révision et la diffusion de tous les procès-verbaux des réunions et assurer la qualité.
• Travailler en étroite collaboration avec SMT et au besoin avec d’autres groupes FHI 360 pour assurer un flux de travail en temps opportun.
• Coordonner et gérer les voyages internationaux et superviser les réservations d’hôtel pour le personnel international. Sur instruction et approbation de SMT, postulez et obtenez l’accord de voyage / l’approbation de l’USAID.
• Assurer la liaison avec le bureau régional et le siège de FHI 360 aux USA sur les questions administratives nécessitant leur participation.
• Effectuer des tâches supplémentaires comme assignées par la direction
Connaissances, compétences et capacités :
• Compétences considérables en communication orale et écrite.
• Capacité à communiquer efficacement et avec tact avec tous les niveaux du personnel, les représentants des donateurs et des organismes collaborateurs, des personnes de cultures diverses et le public.
• Capacité à négocier avec tact.
• Initiative et discrétion dans le jugement et la gestion des questions confidentielles, des documents et des questions sensibles.
• Ingénieux grâce à la technologie, aux compétences en recherche et à l’établissement de relations entre plusieurs équipes et unités organisationnelles et organisations professionnelles pour résoudre les problèmes et amorcer des améliorations.
• Maîtrise des compétences en secrétariat pour inclure la grammaire, l’orthographe et la relecture.
• Maîtrise des logiciels Word, PowerPoint et Excel.
• Capacité à travailler de manière autonome et à organiser, coordonner et traiter efficacement les affectations de travail, tout en accordant une attention aux détails.
• Avec une supervision minimale, gérer efficacement le flux de travail à volume élevé.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à définir des priorités. Capacité à gérer une charge de travail exigeante.
• Capacité d’anticiper le support technique et administratif requis.
• Capacité de rechercher et d’obtenir des informations de diverses sources.
• Possibilité de voyager dans les diverses zones d’activité du projet si nécessaire
Qualifications et exigences :
• Être détenteur d’un diplôme de licence en administration des affaires ou son équivalent reconnu et 3 ans d’expérience pertinente.
• Connaissance des compétences administratives et / ou de secrétariat indispensable.
• Expérience en tant qu’assistant administrative, de préférence dans une grande organisation complexe.
• La connaissance des programmes financés par l’USAID et des organisations non gouvernementales en RDC serait un plus.
Cette offre d’emploi résume les principales tâches du poste. Il ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées pour exercer ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme représentant un contrat de travail. La direction se réserve le droit de revoir et de réviser ce document à tout moment.
FHI 360 est l’employeur d’égalité des chances et d’action positive par lequel nous ne nous livrons pas à des pratiques discriminatoires à l’égard de toute personne employée ou cherchant un emploi en raison de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’origine nationale ou ethnique, de l’âge, de l’état civil, d’un handicap physique ou mental, du statut de vétéran protégé. , ou toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.
Nos valeurs et engagements pour la sauvegarde : FHI 360 s’engage à prévenir tout type d’abus, d’exploitation et de harcèlement dans nos environnements de travail et nos programmes, y compris les abus, l’exploitation et le harcèlement sexuels. FHI 360 prend des mesures pour protéger le bien-être de tous ceux qui s’engagent dans notre organisation et nos programmes et exige que tout le personnel, y compris les membres du personnel et les bénévoles, partage cet engagement et signe notre code de conduite. Toutes les offres d’emploi seront soumises à des vérifications appropriées, notamment des vérifications des références, du casier judiciaire et du financement du terrorisme. FHI 360 participe également au système inter-agences de divulgation des comportements répréhensibles (MDS), facilité par le Comité directeur pour la réponse humanitaire. Conformément au MDS, nous demanderons des informations aux employeurs précédents des candidats à un emploi sur toute conclusion fondée d’abus sexuel, exploitation et/ou harcèlement pendant le mandat du candidat auprès de ses employeurs précédents. En postulant, les candidats confirment leur compréhension de ces procédures de recrutement et consentent à ces contrôles de sélection.
FHI 360 examinera pour un emploi tous les candidats qualifiés, y compris ceux ayant des antécédents criminels, d’une manière conforme aux exigences des lois nationales et locales applicables.
FHI 360 favorise la force et la santé de sa main-d’œuvre grâce à un ensemble d’avantages sociaux compétitifs, le développement professionnel ainsi que les politiques et programmes qui soutiennent un équilibre sain entre travail et vie privée. Rejoignez notre main-d’œuvre mondiale pour faire une différence positive pour les autres — et pour vous-même.
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