L’ONG Entrepreneurs du Monde (EdM) recrute pour ce poste (14 Avril 2024)

Gestion budgétaire, comptable et financière

ü  Structurer, mettre en place et ajuster les procédures administratives, comptables et financières et veiller à leur application, en cohérence avec les cadres demandés pour chaque programme ;

ü  Gérer les comptes bancaires, les relations avec la banque ainsi que les chéquiers/virements/ebanking ;

ü  Vérifier de manière hebdomadaire la bonne tenue de la caisse de fonctionnement ;

ü  Superviser la gestion comptable des paies, des avances et des acomptes ;

ü  S’assurer de la régularité des versements mensuels aux organismes sociaux et fiscaux ;

ü  Gérer la régularisation des comptes mensuellement vis-à-vis du siège d’EdM et éventuellement des autres programmes ;

ü  Accompagner les programmes dans les prévisions de trésorerie en lien avec le siège d’EdM ;

ü  Assurer la gestion quotidienne et à moyen terme de la trésorerie ;

ü  Superviser les travaux de l’équipe comptable et de saisie ;

ü  Assurer le suivi budgétaire des programmes ;

ü  Etablir les états financiers et être garant de la fiabilité des chiffres présentés ;

ü  Préparer les rapports financiers pour les partenaires techniques et financiers ;

ü  Informer et conseiller EdM Togo en matière de contraintes/obligations, fiscales et comptables ;

ü  Gérer les audits externes et internes ;

ü  Assurer avec l’assistant.e administratif.ive et comptable l’archivage des pièces selon la procédure arrêtée.

Gestion administrative des Ressources Humaines

ü  Assurer la gestion des Ressources Humaines des différents programmes ;

ü  Mettre à jour les plannings de congés et les absences du personnel ;

ü  S’assurer de la bonne application du règlement intérieur par le personnel ;

ü  Entretenir une relation régulière avec les services de l’Inspection du Travail ;

ü  Actualiser et gérer les différents documents RH et dossiers du personnel ;

ü  Appuyer l’assistant.e administratif.ive et comptable dans la gestion des dossiers RH ;

Logistique :

ü  Veiller au bon ordre du bureau et à la maintenance des meubles et équipements électroniques ;

ü  Superviser le respect des procédures d’achat et leur documentation ;

ü  En fonction de l’évolution de la structure, cogérer les plannings d’utilisation des véhicules et des bons d’essence, ainsi que de tout autre matériel de la structure ;

ü  Négocier les devis/cotations/commandes relatifs aux achats, assurer la gestion des stocks de produits et des immobilisations, en collaboration avec les Responsables Programme ;

ü  Assurer les relations avec les fournisseurs et prestataires en collaboration avec les Responsables de Programmes et Chargé.es de Projet ;

ü  Superviser les stocks de consommables et papeterie du bureau ;

ü  Coordonner les inventaires de fin d’année, l’enregistrement et le suivi des immobilisations conformément aux procédures ;

ü  Co-organiser les plannings et visites terrain lors de missions ou d’évènements.

Management (en lien avec la Représentante Adjointe d’EdM Togo):

ü  Manager l’équipe administrative et comptable ;

ü  Former les équipes des projets et programmes d’EdM Togo aux procédures et outils de gestion ;

ü  Organiser les réunions de travail avec son équipe et avec les responsables de programmes pour optimiser les circuits d’information internes ;

ü  Assurer en lien avec les responsables de programmes, les évaluations annuelles et professionnelles de l’équipe administrative/comptable ;

ü  Participer aux réunions interservices et suivre les projets en cours.