L’ONG DIKO recrute pour ce poste (12 Septembre 2023)

OBJECTIFS DU POSTE

Le/la Responsable logistique sera responsable de la gestion efficace et rationnelle de la flotte, des assets, des équipements et mobiliers du bureau ainsi que la gestion des achats. Il/elle veillera au respect strict des procédures et exigences des bailleurs de fonds dans la gestion de tous les services logistiques et les achats. Il/elle renforce les capacités de l’équipe sous sa supervision à travers les feedbacks constructifs, le coaching et la référence de ceux aux ressources internes de DIKO.

Il/elle apporte un soutien technique aux membres de l’équipe sous sa supervision et veille à ce que les politiques et procédures de DIKO en matière de gestion logistique soient observées et correctement mises en application.

Responsable du management de l’équipe logistique (Assistant Logisticien, Chauffeurs, Gardiens, …) et de la maintenance des équipements, biens et meubles de l’organisation.

Participe aux opérations de réhabilitation et des approvisionnements en fournitures, équipements, en collaboration avec les Chefs des Projets et ses responsables hiérarchiques. Assure la mise en œuvre du plan de sécurité et des décisions prises par le Directeur Exécutif.

Supervision de l’équipe Logistique.

• Élabore les plannings et les met en place.
• S’assure que les personnes sous sa responsabilité ont un profil de poste à jour et vérifie qu’ils le respectent.
• Gère le planning des repos et de congés du personnel sous sa responsabilité en collaboration avec l’administration
• Gère les remplacements du personnel sous sa responsabilité en collaboration avec l’administration
• Se tient informé des évolutions du règlement intérieur et s’assure qu’il soit bien appliqué par les personnes sous sa responsabilité.
• Fait passer les entretiens de fonctionnement annuels aux personnes sous sa responsabilité
• Supervise le travail des Assistants Logisticien basé sur le terrain et les formes au besoin.

Gestion du parc automobile

• Organise le planning hebdomadaire des déplacements.
• Supervise le travail des chauffeurs (maintenance quotidienne, log book, nettoyage des véhicules…)

• S’assure que les véhicules sont toujours en état de fonctionnement et s’occupe de la maintenance et des réparations en utilisant les formulaires DIKO.
• S’assure que les carnets de bord des véhicules sont opérationnels à tout moment.
• S’assurer que les documents administratifs et autres documents de bord du véhicule sont à jour et bien suivis (assurance, vignette, carte grise, attestation de visite technique,)
• S’assurer que les équipements de secours du véhicule sont en place (roue de secours, triangle de signalisation, trousse de clés secours);
• Est Responsable du stock des pièces détachées et autres intrants liés au parc automobile
• Supervise l’approvisionnement régulier des véhicules en carburant
• Fourni le rapport mensuel de consommation de carburant chaque mois
• Fourni un rapport mensuel en version électronique (soft) à son supérieur rendant compte de la consommation moyenne et des coûts.
• Archive les documents relatifs au suivi, à la maintenance et à la réparation des véhicules.

Gestion des équipements

• Met à jour l’inventaire et la liste des actifs du bureau et des différents projets.
• S’assure que chacun des équipements est correctement enregistré dans l’inventaire des immobilisés et identifiable (étiquetage avec numérotation).
• Gère les inventaires semestriels de tous les équipements durables et non durables (consommables).
• Assume la maintenance de tous les matériels et équipements à la demande de ses utilisateurs.
• Gère le stock de consommables bureau, le prévisionnel des commandes, les inventaires et s’assure que le stock est bien tenu et organisé.
• Assure la maintenance quotidienne du parc informatique

Gestion des bâtiments et logements

• Participe à la recherche et l’identification des possibilités de locations des bâtiments
• Gère l’installation des matériels et des équipements dans les bâtiments et assure leur entretien
• Participe à l’élaboration des règles de sécurité dans le cadre de l’utilisation des bâtiments
• Organise les déménagements ou réaménagements des locaux
• Responsable des travaux d’entretien (recherche des prestataires de services ou réparation en interne)
• Assure la sécurisation des locaux
• Supervise la distribution des clés et leur utilisation

Transport

• Collabore avec les logisticiens des autres organisations pour les opérations de dédouanement des matériels.
• Assure l’envoi des marchandises, détermine les moyens les plus adaptés, négocie les tarifs et s’assure que les conditions pour la signature d’un contrat de location sont bien remplies.
• S’assure que le matériel est accompagné des bons documents selon la procédure de DIKO.

Approvisionnements

• Met à jour le plan d’approvisionnement pour le bureau et les différents projets
• Respecte et fait respecter les procédures d’approvisionnement
• Répertorie et classe les fournisseurs et sous-traitants
• Suit le cycle d’approvisionnement, de l’évaluation des besoins à la commande, au suivi de la commande, à la livraison et au stockage
• Applique et respecte les seuils de validation des achats, prépare et soumet le dossier d’achat pour payement aux finances et assure un bon classement des dossiers d’achat.
• S’assure que tous les staffs utilisent les outils adéquats pour toute demande
• Vérifier la conformité des demandes d’achat avant de procéder à tout achat (respect de la matrix d’approbation et les spécifications des articles à acheter) ;
• S’assurer que le système de classement des achats est en place et conforme aux procédures d’archivage de DIKO ;
• Produire régulièrement (sur base hebdomadaire et mensuelle) des rapports sur l’état d’avancement des achats ;
• Veiller à ce que les activités d’achat de DIKO soient effectuées dans le strict respect de la politique des achats de l’organisation, les règles des bailleurs et respect de la législation locale en matière d’achat ;
• Vérifier la conformité des demandes d’achat avant de procéder à tout achat (respect de la matrix d’approbation et les spécifications des articles à acheter);
• Faire le suivi de tous les contrats cadres et contrats de services ;
• Coordonner avec le département des finances pour s’assurer que les paiements aux fournisseurs sont effectués à temps ;
• Créer et tenir à jour un catalogue des prix du marché pour les articles couramment achetés
• Assurer le suivi de la qualité des prestations et le consigner dans le catalogue des fournisseurs/partenaires
• Appuyer le processus de sélection des consultants indépendants, les cabinets de consultation, les entreprises par la préparation des Dossiers d’Appel d’Offres (DAO), la publication et le suivi du reste du processus de sélection des fournisseurs ;
• Veille à ce que les certificats de donation, tant pour la réception que pour la livraison, soient bien archivés (l’archivage électronique est souhaitable en plus du classement papier).
• Approvisionne les maisons et bureaux en fournitures, eau, carburant et gaz

Gestion des stocks

• Superviser le magasinier dans la bonne tenue des stocks à savoir : le rangement, la propreté, l’intégrité ;
• Veillez à l’organisation du stock (par article/département/date de péremption etc.) ;
• Superviser le magasinier dans les suivis documentaires des stocks : création et mise à jour des fiches de stock. Cohérence avec les bons de réception et les bons de sortie de stock ;
• Accompagner le magasinier dans la réalisation des inventaires physiques ;
• Suivre les stocks de pièces détachées, de consommable de bureau, de produits d’entretiens et autres consommables par rapport aux données de consommation et stocks minimums à établir pour déclencher des commandes pertinentes avec anticipation ;
• Superviser le magasinier dans le bon contrôle des réceptions (quantité et qualité).
• Accompagner le magasinier dans la réalisation du rapport mensuel de stock afin de connaître la disponibilité des articles en fin de mois et le transmettre le 05 de chaque mois ;

Gestion des actifs IT / COM

• Mettre    à    disposition    de    chaque    poste    les équipements                    informatiques et         de télécommunication prévus et nécessaire à la bonne réalisation de ses activités ;
• Établir une documentation complète, organisée et à jour dans un classeur de chaque actif, conformément au manuel logistique DIKO ;
• Établir un suivi préventif régulier des équipements (entretien des imprimantes, mise à jour maîtrisées des ordinateurs, sauvegarde des données) ;
• Veillez au bon suivi (notamment documentaire) des actifs lors de la réception, de la remise, des réparations etc. ;
• Établir le rapport de suivi des actifs chaque mois.
• S’assurer de la bonne distribution des crédits de communication mensuels.

Communication externe

• Par délégation du Directeur, le responsable logistique/achat peut prendre part à des réunions inter-ONG, avec les autres partenaires institutionnels nationaux et internationaux, prend les informations et rédige des comptes rendus.
• Participe à l’analyse des risques pour l’organisation sur les questions logistiques. Propose les moyens logistiques nécessaires à la réduction des risques sécuritaires et participe à la recherche d’informations utiles à la sécurité de l’organisation

Rapportage

• Rapporte régulièrement à ses responsables hiérarchiques selon la fréquence et les moyens qu’ils définiront.
• Élaborer un rapport logistique mensuel à envoyer à la direction de l’ONG

Qualifications/aptitudes

• Avoir un diplôme niveau BAC+4/5 en logistique/Transport ou tout autre diplôme équivalent,
• Avoir au moins 5 années d’expérience sur un poste similaire de préférence avec une ONG Nationale ou Internationale ;
• Avoir une maitrise parfaite de l’outil informatique –MS office (Word, Excel, Outlook, etc.) et une bonne maîtrise de la gestion de bases de données ;
• Avoir une bonne maitrise des procédures d’achat et d’approvisionnement ;
• Avoir une bonne méthodologie de recherche et analyse géopolitique ;
• Avoir une bonne connaissance de la gestion de la sureté et de la sécurité,
• Avoir des compétences organisationnelles solides avec une capacité à interagir efficacement avec le personnel international et national ;
• Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) en français est requise.
• Une habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de supervision
• Aptitude à travailler sous pression et à prioriser ;
• Patience, honnêteté, intégrité ;
• procédures en vigueur ;

Savoir-faire techniques et relationnels