Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Elle a pour objectif de répondre à l’ensemble des besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique.
OBJECTIF GÉNÉRAL
Sous la responsabilité du chef de mission, le/la coordinateur(trice) RH fera partie de l’équipe de coordination basée à Maiduguri et effectuera des visites fréquentes sur le terrain.
Il/Elle est également responsable de la planification de la stratégie RH, de l’élaboration des politiques et procédures, de la mise en œuvre et du suivi adéquats, du respect des lois et de la collaboration étroite avec les partenaires internes et externes. Il/Elle sera responsable de la gestion administrative des RH des expatriés.
Le/La coordinateur(trice) RH devra faire preuve d’une grande proactivité, d’une grande mobilité et d’une grande flexibilité afin d’assurer des relations efficaces et une bonne coordination, et
de développer un cadre de travail adéquat.
RESPONSABILITÉS ET TÂCHES
Rôle et responsabilités
- Gestion des Ressources Humaines (Personnel National) : Il/Elle est responsable de la gestion administrative des équipes locales, afin de définir et de mettre à jour les procédures et outils de gestion RH au niveau de la mission, en conformité avec la législation du travail du pays de mission et les politiques RH de PUI (Recrutement, évaluations, formation, salaires, fin de contrat, etc.) Il/Elle suit les risques liés à la gestion RH.
- Gestion des Ressources Humaines (personnel expatrié) : En collaboration avec le Chef de Mission, il/elle est responsable de la gestion administrative des équipes internationales.
- Gestion administrative et juridique : Il/elle supervise les dossiers administratifs et juridiques liés aux RH et garantit que le statut et le fonctionnement de la mission sont conformes à la législation et aux exigences du pays de mission.
- Représentation : En collaboration avec le Chef de Mission, il/elle représentera l’organisation auprès des partenaires, des autorités et de tous les acteurs locaux impliqués, dans les domaines des questions juridiques et des Ressources Humaines liées à la mission.
- Coordination : Il/elle diffuse les informations concernant les questions administratives, juridiques et de ressources humaines relatives à la mission, tant au sein de la mission elle-même qu’au siège.
- Support technique : Il/elle assumera la responsabilité globale du leadership technique de tous les aspects RH des responsables administratifs de base.
Objectifs spécifiques et activités liées
ASSURER LA BONNE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES NATIONALES DE LA MISSION
Politiques et procédures RH :
- J’élabore et mets à jour la politique RH en matière de procédures et d’outils, concernant le recrutement, la paie, les rémunérations et avantages sociaux, la formation, l’évaluation, la gestion administrative, les questions disciplinaires et la gestion du parcours professionnel individuel au sein de l’organisation dans le cadre de la législation du pays, des politiques RH de PUI et des exigences des donateurs.
- J’assure la mise en œuvre et l’application des politiques et procédures RH, une fois validées par le Chef de Mission et le Siège, et veillerai par conséquent à ce qu’elles soient connues, comprises et mises en œuvre par tous les membres de l’organisation et que les managers disposent de tous les outils pour les appliquer à travers des visites régulières sur le terrain et des audits internes.
- J’assure l’initiation du personnel au nouveau code de conduite mis à jour, à la PEAS, à la protection de l’enfance et aux mécanismes de signalement.
Administration, Gestion et Paie :
- Je suis responsable de l’optimisation des outils et procédures RH, administratives et de paie (modèles de contrats, etc.)
- Je valide les demandes de recrutement et les avenants aux contrats (description du poste, rémunération, horaires de travail, date de fin, etc.).
- Je m’assure que les dossiers administratifs du personnel sont créés et je veillerai à ce que les documents des employés soient conformes aux PUI du pays et aux exigences des donateurs.
- Il/elle examine les contrats de travail rédigés par les membres de l’équipe RH.
- Il/elle supervise les opérations de paie en collaboration avec le coordonnateur financier.
Recrutement et gestion du parcours professionnel :
- Etablit la grille salariale (fixe et variable), définit le package d’avantages sociaux associé (obligatoire ou non : couverture médicale, indemnités journalières, assurances, indemnités de transport, etc.), et veille à leur mise en œuvre, sous réserve de validation par le Chef de Mission et le Siège.
- S’assure que le processus d’intégration est suivi pour chaque nouvel employé à chaque niveau de base.
- Travailler sur des plans complets de renforcement des capacités aux côtés des gestionnaires.
- Responsable de l’organisation du recrutement (publicité, candidatures et entretiens) pour le service des Ressources Humaines
- Veiller à ce que toutes les politiques et directives de recrutement soient respectées au niveau de la mission et garantir un recrutement rapide pour tous les départements/bases.
- Surveille le bon déroulement des procédures d’évaluation et d’appréciation de tous les employés de la mission.
- Responsable de l’identification des besoins de formation et propose des plans de formation en fonction des priorités opérationnelles, du budget et des opportunités locales.
Développement et mise à jour de l’organigramme :
- Il élabore les organigrammes et veille à la cohérence dans la composition des équipes, en termes de répartition des tâches et des responsabilités, de définition des relations hiérarchiques et fonctionnelles, des intitulés de fonctions, etc.
- Élabore une classification des emplois et la met à jour si nécessaire et veille à ce que les fonctionnalités de base soient strictement appliquées.
- Participe à l’élaboration des descriptions de poste en collaboration avec les gestionnaires et s’assure de leur adéquation avec la classification du poste.
- Valide toutes les descriptions de poste rédigées au niveau de la mission d’un point de vue RH et est responsable de leur classification correcte.
- Décrit les besoins en ressources humaines dans le cadre de l’élaboration des propositions de projets et des éventuelles modifications.
- Il/elle assure la rédaction de la partie RH dans les rapports donateurs (IPFR, etc.) e. Gestion des risques RH :
- S’assure que les règles et procédures de gestion des ressources humaines sont conformes au droit du travail en vigueur et surveille les questions sociales et juridiques, en mettant à jour les règles si nécessaire.
- Définit et met en œuvre des conditions de travail adaptées notamment celles concernant les règles et réglementations en matière de santé et de sécurité.
- Les donateurs peuvent anticiper et prévenir les conflits sociaux et participer à la gestion de crise, si nécessaire. La prévention des conflits pourrait conduire à la mise en place d’un système de représentation des salariés, si celui-ci n’existe pas.
- Attentif à tout risque d’abus de pouvoir (que ce soit entre employés locaux, ou entre un expatrié et un employé local ou tout autre type d’abus de pouvoir) et signalera tout comportement inapproprié au Chef de Mission.
- Responsable de l’élaboration et de la mise en œuvre des procédures disciplinaires dans le cadre des politiques de PUI et des contraintes légales du pays.
Gestion des risques RH
- S’assure que les règles et procédures de gestion des ressources humaines sont conformes au droit du travail en vigueur et surveille les questions sociales et juridiques, en mettant à jour les règles si nécessaire.
- S’assure que tous les employés de PUI sont au courant du règlement intérieur du personnel de PUI (ISR) et organise l’intégration de l’ISR pour tous les nouveaux employés.
- Définit et met en œuvre des conditions de travail adaptées notamment celles concernant les règles et réglementations en matière de santé et de sécurité.
- Il/Elle sera attentif à tout risque d’abus de pouvoir (que ce soit entre employés locaux, ou entre un expatrié et des employés locaux ou tout autre type d’abus de pouvoir) et signalera tout comportement inapproprié au Chef de Mission.
- Il/elle sera responsable de la tenue des dossiers de tous les employés actuels et précédents et de la mise à jour de ces informations sur papier et dans des fichiers électroniques.
- Il/elle est responsable de l’élaboration et de la mise en œuvre des procédures disciplinaires dans le cadre des politiques de PUI et des contraintes légales du pays.
Assurer la gestion administrative du personnel international en mission
- Rédiger et mettre à jour régulièrement le guide des visas pour les expatriés et le partager avec les personnes concernées.
- Assurer le suivi des visas et communiquer avec les partenaires et les personnes concernées au siège
- Conseil et accompagnement des expatriés sur toutes les questions liées aux visas : type de visa, demandes, renouvellements, formalités aéroportuaires, etc.
- Assurer une liaison régulière avec les autorités compétentes concernant toutes les demandes et enquêtes relatives aux visas
- Assure la constitution des dossiers administratifs du personnel international, leur inscription auprès des autorités locales et des ambassades, et veille à ce que la documentation de ces expatriés soit conforme au travail pour PUI dans ce pays.
- Point focal pour toutes les questions concernant les indemnités journalières et autres conditions et signale tout risque au chef de mission et au siège
- Soutient l’organisation de tout rapatriement médical ou évacuation sanitaire, en collaboration avec le chef de mission adjoint chargé du soutien et le département des ressources humaines du siège.
- Surveille et suit tous les contrats, avenants, vacances, R&R, billets d’avion.
- Soutenir les arrivées et les départs de la mission (planification de l’accueil, réservations, documents de voyage, déplacements, demandes de congés, dossiers de retour, etc.) en coordination avec le Chef de Mission pour le support et le QG.
- En charge du tracker Expat et le partage régulièrement avec les équipes terrain et le siège
- Informer tous les expatriés arrivant en mission de leurs domaines de responsabilité.
- Participer à l’élaboration des montants journaliers et mensuels et gérer et/ou déléguer l’affectation des montants journaliers et des éventuelles avances de salaire en coordination avec le Coordonnateur Administratif et Financier.
- Assure le suivi de la gestion administrative des ressources humaines internationales au niveau de la mission en lien avec le siège et le chef de mission (contrats, congés, R&R, informations nécessaires à la paie, suivi des dossiers familiaux, etc.).
- Assure le suivi, en collaboration avec le siège et avec le chef de mission, de la réalisation des évaluations du personnel international.
Assurer la gestion administrative et juridique de la mission
- S’assurer que le PUI est enregistré dans le pays et auprès des différents services de l’État (administration fiscale, autorités des travailleurs migrants, bureaux nationaux de sécurité sociale, service de planification du gouvernement, etc.), concernant les procédures administratives et les obligations fiscales et légales en vigueur.
- Assure la protection juridique de la mission en matière de droit du travail, notamment en identifiant un ou plusieurs partenaires locaux capables de fournir les conseils nécessaires (par exemple un cabinet d’avocats).
- S’assure que PUI Nigeria fournit tous les avantages sociaux obligatoires à tous les employés comme l’exige la loi et veille à ce qu’un suivi juridique soit organisé au niveau de la mission.
Assurer la circulation de l’information, la coordination et la représentation pour les questions administratives et RH
- Assurer une circulation efficace des informations entre les bases opérationnelles et le bureau de coordination.
- Rédaction de rapports d’activité internes et externes pour tout ce qui touche aux RH, enjeux de la mission.
- Assurer la coordination administrative au niveau de la mission pour les visites régulières des bases, pour le suivi, la surveillance, la formation, etc.
- En externe, représenter PUI auprès de toutes autorités judiciaires ou administratives (inspecteurs du travail, administration fiscale, organismes de recouvrement des cotisations de sécurité sociale/assurances, etc.).
- Développer et entretenir des relations avec les organisations partenaires, notamment dans le domaine de la coordination avec les ONG en matière d’administration et de ressources humaines.
- Les tâches et responsabilités définies dans cette description de poste sont non exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins du projet.
PRIORITÉS DU DÉPARTEMENT
- Mise en œuvre des politiques et procédures RH
- Révision de la grille salariale
- Créer les directives/politiques manquantes (mobilité interne, prime de performance, politiques des travailleurs quotidiens, etc.)
- Suivi, mise à jour et rationalisation de l’évaluation des performances avec l’approche de mise en œuvre et d’intégration de la politique de renforcement des capacités
- Organiser une session de recyclage sur le code de conduite, la PEAS, la protection de l’enfance et les mécanismes de signalement
- Travailler en étroite collaboration avec les managers pour sensibiliser et diffuser le cadre éthique et les politiques RH aux bénévoles, consultants et travailleurs journaliers permanents
QUALIFICATIONS
Exigences obligatoires
- Compétences linguistiques : Maîtrise de l’anglais, une bonne connaissance du haoussa est un atout
- Diplôme d’études : Diplôme universitaire en ressources humaines ou dans un domaine connexe
- Expérience professionnelle : Au moins 2 ans d’expérience dans un poste similaire (ONG/entreprises privées)
- Connaissances et compétences : Excellentes capacités d’analyse et de rédaction. Excellentes capacités de gestion et esprit d’équipe.
- Compétences informatiques : Bonne maîtrise des logiciels MS Office, notamment Word et Outlook. Excellente maîtrise d’Excel.
Autre:
- Bonnes compétences en rédaction de rapports et de contrats.
- Bonne connaissance des procédures et des directives financières des donateurs institutionnels (ECHO, agences des Nations Unies, etc.)
Connaissance des acteurs humanitaires.
- Bonnes compétences en gestion et en pédagogie
- Excellentes compétences en communication et en diplomatie pour gérer les relations dans des situations potentiellement tendues
- Capacité à déléguer et à superviser le travail d’une équipe
- Capacité à garantir des résultats efficaces et ponctuels.
- Bonnes compétences en communication pour les présentations publiques.
- Capacité à travailler de sa propre initiative et en collaboration au sein d’une équipe diversifiée et à gérer une charge de travail variée
- Motivé, flexible et adaptable aux besoins de l’équipe et de l’organisation
- Engagement fort pour soutenir/développer les capacités du personnel national et développer la deuxième couche de leadership ; compétences pédagogiques
- Capacité avérée en gestion et compétences interpersonnelles.
- Grand sens de la confidentialité
Actifs Intérêts :
- Forte motivation pour aider les personnes dans le besoin
- Compréhension de la situation politique dans la région
Compétences transversales :
- Bien organisé
- Expérience en résolution de conflits et en diplomatie
- Capable d’analyser et de suggérer des améliorations
- Capable de prendre l’initiative pour faire face aux difficultés rencontrées dans le travail quotidien
- Capable d’adapter ou de modifier les priorités en fonction de l’évolution de la situation au sein d’une mission ou de l’organisation elle-même.
- Autonome, neutre, travailleur acharné
- Capable de gérer le stress et la pression
