- CONTEXTE
Fondée en 1993, Médecins du Monde Suisse est une association médicale de solidarité internationale faisant partie du réseau Médecins du Monde. Nous fournissons un accès durable à la santé aux personnes en situation de vulnérabilité, en Suisse et à travers le monde.
NOUS SOIGNONS
Depuis 30 ans, nous travaillons pour que le droit à la santé soit effectif pour toutes et tous, sans obstacles financiers, sociaux, culturels ou géographiques. Nous collaborons avec des organisations de la société civile ou les autorités locales, pour mettre en œuvre des projets en Suisse et dans le monde.
NOUS TÉMOIGNONS
Nous interpellons et accompagnons les autorités régionales, nationales et internationales pour faciliter l’accès aux soins et promouvoir le respect des droits humains. Nous plaidons auprès des instances décisionnelles pour changer les choses de façon durable.
Le Bénin est une des plus grandes missions de MdM Suisse. Nous sommes présents dans le pays depuis 2006. Actuellement au Bénin nous réalisons des projets dans les domaines de la Santé et des Droits Sexuels et Reproductifs (SDSR) ainsi que dans la prévention et la prise en charge des violences. Le bureau de MdM Suisse au Bénin est basé à Cotonou avec des bases dans les départements de l’Alibori, du Borgou et du Zou.
Intitulé du poste Chargé (e) de l’Administration et de la Logistique
Référence MDM-CH/BENIN/0325/BJ18/006
Durée du contrat Jusqu’au 31.12.25, renouvelable selon besoins et financement
Poste Basé à Bénin – Kandi
Aires de travail Alibori
Type de Contrat Contrat national, à temps plein, à durée déterminée
Date de démarrage contrat Dès que possible
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses interventions au Bénin et précisément dans l’Alibori, l’organisation recherche Un. e Chargé (e) de l’Administration et de la Logistique pour sa base de Kandi.
- DESCRIPTION DU POSTE :
Sous la supervision du Responsable de la base de Kandi et en étroite collaboration avec les équipes en charge de la logistique et de la comptabilité, vous aurez à charge la gestion administrative, comptable et logistique de la base.
Vous travaillerez aussi de manière générale en collaboration avec l’ensemble des membres de l’équipe de MdM-CH au Bénin.
Plus particulièrement, vos responsabilités seront les suivantes.
Responsabilité 1 : Gestion de la comptabilité de Kandi
- Appuyer l’établissement des demandes d’engagements et de dépenses et assurer la validation des demandes en confirmant la disponibilité budgétaire et la disponibilité en matière de trésorerie.
- Gérer la caisse ainsi que les avances de caisses et réaliser les avances de paiements autorisées en espèce.
- Tenir quotidiennement le journal manuel de caisse, le journal manuel des avances et vérifier quotidiennement les justifications d’avances de dépenses.
- Effectuer les demandes d’approvisionnement de banque (vis-à-vis de la base Cotonou) et de caisse,
- Se déplacer vers la banque pour les encaissements de chèques ou les versements de fonds.
- Assurer que tout décaissement respecte les dispositions en matière de gestion financière de MdM Suisse au Bénin et alerte la hiérarchie en cas de non-respect des dispositions administratives et financières.
- Préparer les documents de paiements (chèques, ordres de virement, cash) pour revue et approbation des responsables budgétaires.
- Réaliser les paiements des factures émises au bureau de Kandi.
- Procéder aux vérifications de base des pièces justificatives des avances de fonds faites au personnel terrain ou aux partenaires.
- Tenir les journaux de banque et de caisse sur le Logiciel SAGA et effectuer l’enregistrement des opérations comptables.
- Réaliser le traitement des écritures comptables émises par la base de Kandi sur le logiciel SAGA (y compris les imputations analytiques).
- Effectuer les rapprochements bancaires.
Responsabilité 2 : Gestion de la logistique de Kandi
- Mettre en place et maintenir un répertoire local (ville de KANDI) des fournisseurs et prestataires validés par le bureau de Cotonou.
- Mettre à jour un répertoire des prix locaux.
- Assurer la mise en œuvre et le suivi du plan d’achat du bureau de Kandi.
- Planifier et exécuter les procédures d’achats conformément aux plans d’achats et demandes d’engagements, dans le respect des procédures ad hoc.
- Assurer la planification des missions de la base
- Superviser le travail du chauffeur et assurer un contrôle mensuel de l’utilisation du carburant et du plan de maintenance du véhicule et éventuellement du groupe électrogène.
- Veiller à ce que les formalités réglementaires soient remplies en cas d’accident du véhicule
- Remplir les fiches de demandes de validation de déplacements et établir les ordres de mission.
- Assurer les réservations d’hôtel pour les missions de l’Alibori
- Assurer la mise à jour constante de l’inventaire des biens du bureau de Kandi.
- Organiser, mettre en place et agencer les stocks avec l’appui du chauffeur.
- Elaborer et soumettre les documents de décharge/actes de donation pour les remises et transferts de biens aux partenaires.
- Veiller, avec le soutien du chargé des systèmes d’information à la gestion et la maintenance des équipements basés au bureau de Kandi.
- Superviser le travail des agents de sécurité de la base
Responsabilité 3 : Gestion de l’administration de Kandi
- Appuyer la Secrétaire-caissière à la rédaction des courriers, l’élaboration des procès-verbaux des réunions, l’écriture des rapports et le bon archivage de ces documents.
- Appuyer la Secrétaire-caissière à l la gestion du courrier entrant et sortant.
- Assurer la gestion et l’entretien des locaux du bureau de Kandi.
- Assurer la bonne rédaction des contrats (de prestations, d’achats, de partenariat), en collaboration avec l’équipe logistique à Cotonou.
- Initier les demandes de dépenses dont il a le ressort.
- Emettre les bons de commandes pour les achats réalisés par le bureau de Kandi.
- Assurer le bon archivage de l’ensemble des documents sur le serveur de la base Cotonou.
- PROFIL RECHERCHÉ :
Conditions Scolaires/Académiques :
- Avoir au minimum une licence professionnelle (Bac+3)en gestion financière et comptable ou gestion des entreprises
- Avoir le BAC G2 serait un atout
- Avoir un diplôme et/ou une formation complémentaire en gestion humanitaire est un atout supplémentaire
Expérience professionnelle :
- Justifier une expérience professionnelle de cinq (05) années au minimum dans le domaine administratif et comptable dans une organisation structurée
- Justifier une expérience professionnelle de trois (03) années dans une ONG internationale à un poste similaire est un atout considérable
Savoir et Savoir-faire
- Prouver une excellente capacité rédactionnelle en français.
- Avoir une connaissance approfondie des outils collaboratifs et du pack office
- Faire preuve d’une pratique avérée du logiciel EXCEL
- Avoir une bonne connaissance de la gestion des approvisionnements
- Être familier des procédures de bailleurs de fonds est un atout
- Connaissance des logiciels de comptabilité SAGA serait un grand atout.
- Avoir le sens de l’organisation, de la priorisation et de la planification
- Avoir de bonnes aptitudes analytiques et être capable de prendre des initiatives
Savoir-être
- Avoir le sens de l’écoute, de la rigueur, et de la discrétion
- Avoir la capacité de travailler en équipe, d’utiliser le réseau professionnel en gardant le respect de la multiculturalité
- Savoir faire preuve de tact et savoir entretenir de bonnes relations interpersonnelles
- Être capable de faire face à des incertitudes, des défis et/ou des environnements professionnels changeants,
- Être capable d’autonomie tout en respectant les procédures et les règles de vie et de sécurité de la mission.
- DOSSIERS DE CANDIDATURE :
- Une lettre de motivation d’une page adressée à la Coordinatrice Générale de MdM-CH au Bénin
- Un curriculum vitae actualisé de deux pages maximums
- Copie d’une pièce d’identité en cours de validité (carte d’identité ou passeport)
- Copie des diplômes et attestations
- Preuve des différentes expériences pertinentes pour le poste (attestations/certificat de travail, attestation de bonne fin d’exécution, …)
- Trois personnes de référence en lien avec vos postes antérieurs de préférence les Responsables RH (Nom, Prénoms, Fonction, Adresse mail et Téléphone fonctionnel)
- DEPÔT DES DOSSIERS DE CANDIDATURE :
Le dossier de candidature complet en format PDF devra être envoyé en fichier unique, par mail à l’adresse : [email protected] avec objet « Candidature au poste de Chargé.e de l’Administration et de la logistique de Kandi » au plus tard le 21 mars 2025 à 17h heures précises (heure de Cotonou).
Nota bene :
- Engagé, vous adhérez aux valeurs de MdM et êtes motivé par son modèle associatif.
- MdM-CH se réserve le droit de consulter les dossiers reçus au fur et à mesure de leur réception. Les candidatures reçues après la date limite indiquée ou à une adresse autre que celle mentionnée ci-dessus, seront déclarées irrecevables. Seules des candidatures présélectionnées seront contactées.
- MdM-CH se réserve le droit de ne donner aucune suite à ce recrutement.
- MdM-CH est un employeur qui promeut l’égalité des opportunités et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente. La procédure est ouverte à toutes les candidatures et tous les candidats qui pensent qu’ils répondent aux exigences du poste. Aucun employé ou individu de MdM-CH n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement.
