Save the Children International est une organisation à « double mandat » et, en tant que telle, une priorité égale sera accordée au travail humanitaire et au développement. C’est la seule façon pour nous de garantir que certains des droits fondamentaux dont nous pensons que les enfants disposent, tels que la survie, la sécurité et un accès constant à la protection et à l’éducation, puissent être garantis. Dans le cadre de son engagement à travailler avec les enfants à travers des interventions humanitaires, Save the Children soutiendra des programmes dans les situations d’urgence soudaines et chroniques.
POSTE 1 : Chauffeur Mécanicien (Recrutement local) – RDC
ROLES ET RESPONSABILITES :
RESPONSABILITES PRINCIPALES
- Conduire le ou les véhicule (e) du programme et assurer leur entretien de base pour toutes les activités SCI dans la ville et la province ;
- La gestion de toutes les opérations de maintenance de l’ensemble du matériel roulant, générateurs et de l’ensemble des installations propriété de Save the Children
- S’assurer du strict respect des procédures relatives à la conduite, à l’entretien, à la sécurité et à la gestion des véhicules de SCI.
- Responsable de l’entretien mécanique de la flotte, y compris tous les véhicules, les motos, générateurs et la maintenance de « mechanical plant ».
TACHES RELIEES AUX RESPONSABILITES
Conduite de véhicule
- Effectuer les courses qui lui sont demandées
- Remplir le carnet de bord lors de l’utilisation du véhicule
- Conduire le véhicule avec prudence et dans le respect des règles de Save the Children en la matière
- Veiller à la sécurité des personnes et des biens lors des déplacements et immobilisations.
- Réaliser toutes les tâches de sécurité qui lui sont déléguées par la hiérarchie
- Respecter en tout temps la charge maximum allouée pour le véhicule qu’il a sous sa responsabilité.
- Veiller à ce que le niveau de carburant ne soit jamais inférieur à la moitié du réservoir. Dès que cette limite est atteinte, avertir le Fleet and Warehouse Officer qui établira le bon de prélèvement de carburant pour refaire le plein du véhicule. De plus, le plein du véhicule doit être effectué chaque vendredi soir et chaque dernier jour du mois.
- Garder les documents nécessaires relatifs à la marchandise transportée (waybill, packing list, …), et s’assure que les documents sont complétés tel que requis avant le départ et lors de la livraison au destinataire ; remet à qui de droit par la suite les documents selon les directives applicables.
- Superviser tous les chargements et déchargements du véhicule sous sa responsabilité en participant activement à l’action.
- Signaler immédiatement toute disparition des biens qui est dans le véhicule dont il a la responsabilité à son supérieur.
- Nettoyer soigneusement et régulièrement le véhicule mis à sa disposition
Sécurité
- S’assurer que les passagers respectent les directives de sécurité lors du voyage, par exemple en ce qui concerne le port des ceintures de sécurité pour les passagers avant et le blocage des portières ;
- Assurer la sécurité du véhicule, des personnes et des biens se trouvant à bord ;
- Rester attentif aux appareils de communication installés dans le véhicule, s’assurer de leur bon état de fonctionnement avant chaque voyage et établir les communications selon les directives en vigueur ;
- S’assurer de la bonne utilisation des moyens de communication (ex.: tuner du Codan, IVMS), selon les procédures établies.
- Informer immédiatement la base de toute situation, incident, accident, insécurité, etc., survenant lors d’un déplacement ;
- Respecter la limite des vitesses,
- Effectuer toutes les tâches de sécurité déléguées.
Travail Mécanicien
- Effectuer des contrôles inopinés sur les véhicules et installations mécaniques,
- Effectuer un service régulier et à temps opportun A, B Service et Service C sur tous les véhicules et installations mécaniques (générateurs, motos, motopompes, etc.)
- Assure que la maintenance des véhicules, Moto et Groupes électrogènes propriété de Save the Children est faite suivant les procédures internes de SCI.
- Pour chaque article à réparer, veiller à ce qu’une fiche de réparation et autres documents appropriées soient établies. La fiche de réparation de matériel doit être remplie complètement à l’accomplissement du travail et soumis au responsable hiérarchique.
- Assurer la liaison entre les prestataires de maintenance des véhicules et SCI.
- Veille à ce qu’après réparation ou maintenance de n’importe quel véhicule, moto, groupe électrogène, le travail est contre vérifié par le demandeur avant remise à celui-ci.
- Assure que les véhicules sont entretenus dans les délais, équipés selon les standards SCI
- Soumet un rapport hebdomadaire sur les activités de maintenance et la consommation des véhicules au Supérieur hiérarchique.
- Participer à l’état de besoin hebdomadaire concernant les pièces mécaniques ainsi que les consommables.
- Vérification technique des véhicules de location avant la signature du contrat de location.
En plus des tâches citées ci-dessus le Chauffeur- Mécanicien peut être amené à effectuer toute autre tâche assignée par son superviseur. Cependant, Cette liste n’est pas exhaustive. Les termes de référence et les responsabilités pourront être modifiés et adaptés en fonction du développement des activités de SCI en Ituri.
QUALIFICATIONS
- Avoir un diplôme ou une attestation d’apprentissage de la conduite automobile
- Avoir un diplôme ou une attestation d’apprentissage en mécanique auto et autres engins
EXPERIENCE ET COMPETENCES
- Solide expérience dans la conduite de véhicule en ville, en milieu rural voir dans la brousse (terrains difficiles).
- Solide expérience dans l’entretien, maintenance et réparation des véhicules
- Connaissance de la ville et différents axes de la Province
- Excellente connaissance de code de la route
- Connaissance et maitrise de la mécanique
- Avoir des réflexes de sécurité
- Au moins deux ans d’expérience professionnelle dans une fonction similaire
- Bonne capacité de communication et de travail en équipe
- La connaissance de l’utilisation des outils informatiques serait un atout
- La connaissance de la conduite de la Moto serait un atout
- Ponctualité, serviabilité et courtoisie
- Savoir calculer
- Connaissances d’utilisation des outils de communication (radio VHF, HF et IVMS)
POSTE 2 : Responsable des récompenses – Niger
OBJECTIF DU RÔLE :
Français Ce poste travaillera en collaboration avec le SMT et tous les départements, les bureaux extérieurs du programme du bureau de pays et les membres pour assurer une gestion fluide des subventions de développement, des sous-subventions et des contrats, en se concentrant sur la conformité et la responsabilité des donateurs. Le titulaire du poste sera également tenu d’assurer la liaison avec tous les donateurs du pays sur les questions de gestion des subventions. Il/elle sera chargé de fournir un soutien au bureau de pays en ce qui concerne la gestion des partenariats. Ce poste sera également chargé de renforcer les capacités du personnel et des organisations partenaires. Le responsable des subventions sera chargé de s’assurer que le bureau adhère à toutes ses obligations de gestion des subventions en interne au sein de Save the Children et en externe avec les partenaires et les donateurs. Ce poste est chargé de garantir la conformité avec les processus de base de gestion des subventions SCI, les exigences spécifiques des donateurs et de faire des recommandations d’amélioration. Ce poste est également chargé d’assister le responsable des opérations de programme et le responsable des subventions en surveillant et en signalant tout problème du point de vue de la conformité aux responsables du budget et au responsable des opérations de programme. Les processus de base de la gestion des subventions comprennent l’élaboration des propositions, le lancement, le soutien de l’équipe de reporting pour la coordination des rapports financiers et narratifs, le suivi des subventions (BVA), les aspects spécifiques aux subventions de la gestion des partenariats et la clôture. Ce rôle travaillera en étroite collaboration avec la mise en œuvre du programme, PDQ/MEAL, la chaîne d’approvisionnement et les finances.
PORTÉE DU RÔLE :
Responsable devant : Le directeur du développement des programmes et de la qualité (PDQ) ; Dotted Line rend compte au responsable des récompenses du bureau principal.
Nombre de subordonnés directs : NA
DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ :
Gestion des récompenses
- Veiller à ce que les systèmes et processus de gestion des récompenses soient mis en œuvre avec succès tout au long de la durée de vie d’une récompense et que des contrôles clés soient en place pour soutenir une gestion efficace du portefeuille de financement et le respect des exigences des donateurs.
- Assurer la coordination des processus d’élaboration et d’examen des propositions, en veillant à ce que toutes les contributions du personnel soient apportées en temps opportun et de manière efficace et en conseillant sur les exigences de conformité des donateurs afin de garantir des propositions de haute qualité et uniques.
- Jouer un rôle de premier plan lors des réunions de lancement des prix pour garantir que toutes les informations relatives aux prix sont partagées efficacement avec le personnel concerné du bureau de pays (y compris les bureaux extérieurs) et les partenaires.
- Mettre en place des systèmes de suivi régulier des récompenses dans l’ensemble du bureau national et faciliter des réunions régulières avec les principales parties prenantes pour aider le directeur de la mise en œuvre du programme à garantir que les performances des récompenses individuelles sont suivies efficacement, que les risques et les problèmes sont signalés et que des mesures sont prises le cas échéant.
- Soutenir l’équipe financière dans l’élaboration du budget principal, la répartition des coûts, le suivi des budgets d’attribution, le phasage et les prévisions, en particulier en garantissant l’alignement entre le budget principal et le suivi du financement.
- Coordonner les processus de reporting des donateurs afin de garantir que les rapports sont de haute qualité, livrés à temps et étayés par des documents vérifiables. Cela comprend l’évaluation et la formulation de recommandations pour améliorer le processus de rapprochement (mécanisme d’assurance de reporting) entre les services Finances, Achats, Chaîne d’approvisionnement, Distribution, S&E, qui garantira un reporting responsable aux donateurs.
- Maintenir une communication efficace avec les membres de Save the Children, en leur fournissant des mises à jour en temps opportun sur leurs récompenses et en signalant rapidement les problèmes potentiels.
- Fournir régulièrement des informations de gestion au SMT sur la performance du portefeuille des bureaux de pays.
Conformité des donateurs
- Soutenir toutes les fonctions pour garantir que les exigences des donateurs sont comprises et respectées.
- Assurez-vous que tous les formats appropriés pour les donateurs sont disponibles dans le pays et que le personnel clé contributeur a une compréhension claire des exigences et des attentes des donateurs au stade de la proposition, du lancement, de la modification, de l’établissement du rapport, de la clôture et de l’audit des subventions.
- Assurez-vous que les problèmes potentiels et les demandes de modification sont rapidement signalés aux donateurs par l’intermédiaire du membre Save the Children concerné. Cela peut inclure l’élaboration d’analyses de rentabilisation dans lesquelles les demandes de dérogation/renonciation des donateurs doivent être formulées de manière plus approfondie ou négociées avec eux.
- Travailler avec les auditeurs internes et externes si nécessaire.
Partenariats
- Travailler avec le responsable des partenariats et le personnel du programme concerné pour s’assurer que tous les partenaires de mise en œuvre subissent un contrôle juridique et une évaluation des capacités avant de commencer à travailler avec Save the Children, qu’ils sont engagés dans des accords appropriés et que des systèmes de suivi efficaces sont en place afin que la prestation des partenaires réponde aux attentes et aux exigences des donateurs.
- Travailler avec le personnel du programme pour garantir que les exigences pertinentes des donateurs sont efficacement communiquées et comprises par les partenaires de mise en œuvre.
Système de gestion des récompenses (AMS)
- Assurez-vous que toutes les opportunités, propositions, contrats et amendements avec les donateurs sont traités et approuvés via AMS et que le système reflète à tout moment avec précision l’état actuel des récompenses.
- Assurez-vous que tous les partenaires et les accords de sous-attribution sont saisis dans AMS.
- Assurez-vous que toutes les pièces jointes adéquates apparaissent sur AMS et sont conservées dans le cadre de la piste d’audit de la récompense.
Renforcement des capacités :
- Assurer l’orientation et la formation du personnel sur les procédures de gestion des récompenses, les exigences des donateurs, etc.
QUALIFICATIONS
Essentiel
- BAC+3, en administration des affaires, en sciences économiques et sociales, en finances, en gestion de projet ou autre domaine connexe.
- Au moins cinq (5) années d’expérience en renforcement des capacités, en développement organisationnel et en gestion du changement.
- Très bonne expérience en gestion de subventions et connaissance approfondie des règles et procédures.
- Expérience des approches de partenariat dans le cadre d’un processus de localisation.
- Une expérience avec les approches d’évaluation des capacités organisationnelles et les outils d’indice de performance organisationnelle est préférable.
- Solides compétences en communication interpersonnelle, y compris la gestion et la coordination de l’influence, la négociation et le coaching.
- Capacité à établir et à entretenir des relations collégiales et à agir efficacement en tant que membre de l’équipe.
- Excellentes compétences en organisation et en gestion de documents.
- Capacité à identifier de manière proactive les problèmes et compétences en résolution de problèmes.
- Excellentes compétences en gestion du temps et en planification.
- Compétences analytiques et conceptuelles et capacité à penser et à planifier de manière stratégique.
- Bonnes capacités de travail en équipe.
RESPONSABILITÉS
Gestion des récompenses
- Comprendre et assurer le suivi des exigences de l’accord avec le donateur et des conditions de l’accord de sous-traitance avec les sous-bénéficiaires.
- Veiller à ce que les exigences pertinentes des donateurs soient efficacement communiquées/partagées et comprises par les sous-bénéficiaires.
- Assurer la soumission de divers rapports et autres livrables par les sous-bénéficiaires, y compris la coordination de leur examen, le partage des commentaires, la finalisation et l’archivage.
- Réviser les rapports narratifs et financiers conformément aux obligations contractuelles, à la conformité et à la qualité des rapports.
- Analyser les états financiers des sous-bénéficiaires en collaboration avec le responsable financier et identifier clairement les risques associés. Proposer des solutions aux problèmes identifiés en étroite collaboration avec les collègues des services comptables et financiers.
- Préparez les amendements aux sous-accords et enregistrez tout changement lié aux exigences des donateurs.
- Assurez-vous que tous les documents contractuels, rapports, etc., y compris les communications clés (par exemple les courriers électroniques) sont enregistrés sur la plateforme de gestion électronique des subventions (AMS).
- Coordonner et suivre l’analyse des informations relatives aux sous-bénéficiaires (évaluation des partenaires, vérification, plans de renforcement des capacités, rapports, planification annuelle, etc.).
- Contribuer à la mise en œuvre des procédures du SCI et des autres exigences clés des donateurs. Veiller à ce qu’elles soient partagées avec les autres membres de l’équipe dans le strict respect des réglementations du SCI.
- Veiller à ce que les demandes des sous-bénéficiaires soient traitées dans les meilleurs délais.
Partenariats
- Établir et entretenir de bonnes relations avec les partenaires de mise en œuvre.
- Faciliter le processus d’évaluation des capacités organisationnelles avec les partenaires du projet en étroite collaboration avec le spécialiste du renforcement des capacités locales. Documenter et rendre compte des résultats.
- Identifier et évaluer les besoins de développement organisationnel et de renforcement des capacités des partenaires, analyser les résultats et collaborer avec les partenaires et l’équipe du projet pour formuler des plans d’action.
- Coordonner l’assistance technique pour soutenir le renforcement des capacités des partenaires, en identifiant les besoins et les personnes ressources pour un soutien interne ou externe à l’organisation (par exemple, consultant).
- Organiser des sessions de formation, des séances de coaching, des réunions d’échange et d’autres activités de renforcement des capacités axées sur la gestion des finances et des fonds, les structures de gouvernance, la formulation des politiques organisationnelles, la gestion des sous-subventions, les systèmes de ressources humaines et les meilleures pratiques, les systèmes de technologies de l’information, les systèmes de planification et de mobilisation des ressources de l’entreprise, les achats, le suivi systématique des performances du personnel.
- Disponibilité et volonté de travailler des heures supplémentaires.
POSTE 3 : Chef de projet en changement social et comportemental – PLANE, Kano (nouvelle annonce)
