Save the Children International est une organisation à « double mandat » et, en tant que telle, une priorité égale sera accordée au travail humanitaire et au développement. C’est la seule façon pour nous de garantir que certains des droits fondamentaux dont nous pensons que les enfants disposent, tels que la survie, la sécurité et un accès constant à la protection et à l’éducation, puissent être garantis. Dans le cadre de son engagement à travailler avec les enfants à travers des interventions humanitaires, Save the Children soutiendra des programmes dans les situations d’urgence soudaines et chroniques.
TITRE DU POSTE : Assistant administratif
ÉQUIPE/PROGRAMME : Administration
LIEU : Abuja
NOTE : 5
DURÉE DU CONTRAT : 2 ans
PROTECTION DE L’ENFANT : Niveau 3 – Les responsabilités du poste peuvent impliquer que le titulaire ait des contacts réguliers avec des enfants ou des jeunes et, dans le contexte d’outre-mer, tous les postes sont considérés comme des postes de niveau 3 compte tenu des situations potentielles qui peuvent permettre au personnel d’accéder sans surveillance à des enfants et des jeunes vulnérables.
PORTÉE DU RÔLE :
Sous la responsabilité de : l’agent administratif
Personnel directement rattaché à ce poste : Concierges.
DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ :
Administration générale :
- Surveiller l’utilisation de tous les équipements et fournitures de bureau en s’assurant qu’ils sont en bon état de fonctionnement. Signaler rapidement tout dysfonctionnement/réparation nécessaire/modification à effectuer dès qu’ils surviennent.
- Maintenir un système de suivi de l’équipement général du bureau.
- Planification et coordination d’événements – soutenir le personnel du programme lors d’ateliers et d’événements (locaux, internes et externes – par exemple, réservation de lieu/salle, organisation de conférences téléphoniques, etc.) et s’assurer que les points d’action sont partagés en temps utile.
- Assurez-vous que les salles de réunion destinées à recevoir les invités et le personnel sont maintenues propres et que leur utilisation est gérée.
- Procéder au dépôt des documents pertinents.
- Supervise les agents de nettoyage pour garantir que les locaux du bureau/les maisons d’hôtes et les environs sont propres et toujours entretenus.
- Assurez-vous que les articles de nettoyage et les articles de toilette nécessaires sont toujours disponibles.
- Aider à l’achat de petites fournitures de bureau diverses auprès de la Petite Caisse pour l’ensemble du bureau et traiter les factures et les demandes de remboursement des dépenses selon les besoins.
- Assurez-vous que le bureau de pays est bien équipé et dispose de niveaux suffisants de fournitures (consommables, papeterie et équipement, etc.).
- Accompagnement dans le traitement des renouvellements de loyers et des contrats de location.
- Tenir à jour un registre de tous les GPE (équipements généraux du programme) dans le bureau de pays, les maisons d’hôtes et la maison du personnel international.
- Identifier et coordonner les réparations des éléments suivants : plomberie, mécanique, électricité et menuiserie, etc. Au bureau de campagne, dans les maisons du personnel et dans la maison d’hôtes.
- Accomplir d’autres tâches et responsabilités assignées par le supérieur hiérarchique.
- Assurer le respect des normes de qualité, des politiques mondiales et des directives de Save the Children.
Gestion de la réception :
- Assurez-vous que la réception est toujours bien rangée et présentable avec tout le matériel nécessaire (stylo, papier, formulaire de visiteurs, etc.)
- Accueillez correctement les visiteurs/clients et faites-leur toujours sentir les bienvenus.
- Gérer le courrier et la correspondance entrants et sortants.
- Rédigez le compte-rendu de la réunion bimensuelle de l’ensemble du personnel selon les instructions du responsable hiérarchique. Préparez les ordres du jour des réunions, suivez les actions et les notes clés.
Réserver des salles de réunion :
- Préparer le rapport mensuel pour l’unité administrative.
- Assurer le suivi auprès des membres de l’équipe afin de s’assurer que les invités externes sont pris en charge rapidement. En d’autres termes, éviter un séjour prolongé des visiteurs à la réception.
- Recevez le personnel du SCI en visite au bureau d’Abuja et fournissez des espaces de travail et des fournitures pertinentes selon les besoins.
Supervision de conciergerie :
Le titulaire du poste supervisera les opérations quotidiennes du personnel d’entretien, en veillant à ce que la propreté et les normes soient respectées et maintenues.
- Superviser et coordonner les concierges, attribuer les tâches et surveiller les performances.
- Effectuez des inspections régulières pour garantir des normes de nettoyage élevées et résoudre tout problème pouvant survenir.
- Créez et gérez des horaires, assurez une couverture adéquate et l’achèvement en temps opportun des tâches assignées.
- Fournir des conseils, une formation et un soutien aux concierges nouveaux et existants.
- Effectuer les demandes de fournitures nécessaires au nettoyage et maintenir un inventaire adéquat.
- Assurer le respect des protocoles de sécurité et des réglementations contenues dans les politiques du SCI.
Gestion du magasin :
- Aider efficacement et efficientement l’agent administratif à gérer les articles de papeterie et les consommables du magasin.
- Soutenir la réception et l’inspection des marchandises, s’assurer qu’elles sont dans la bonne quantité et dans le bon état.
- Aider à recevoir les demandes de stock et à distribuer les fournitures au personnel concerné.
- Distribuer et soutenir les articles demandés pour la formation/l’atelier/la réunion sur la base du formulaire de formation rempli.
- Organiser correctement le magasin et suivre tous les inventaires.
- Assurer une utilisation efficace de l’espace de stockage et maintenir un environnement propre et sûr.
- Gérer le registre des cadeaux.
Gestion de la maison des invités et du personnel international :
- Le titulaire du poste devra offrir une expérience confortable, pratique et accueillante aux clients du personnel tout en maintenant des opérations efficaces et en adhérant aux normes organisationnelles.
- Superviser les opérations quotidiennes de la maison d’hôtes.
- Assurez-vous que les clients (personnel) passent un séjour agréable, notamment en gérant les enregistrements et les départs et en répondant à toute préoccupation ou problème pouvant survenir.
- Assurez-vous que la maison d’hôtes est toujours bien rangée avec les fournitures nécessaires (articles de toilette, boissons, consommables, etc.)
- Gestion et formation du personnel de nettoyage aux services d’entretien ménager, de cuisine et de blanchisserie.
- Gérer l’inventaire des chambres et assurer une utilisation efficace de l’espace.
- Fournir une assistance et un soutien au personnel, gérer les demandes et résoudre les problèmes de la maison d’hôtes.
- Superviser le nettoyage, la lessive et l’entretien de la maison d’hôtes pour maintenir des normes élevées.
- Surveiller et s’assurer que les politiques organisationnelles, les politiques, les procédures et les règlements de la maison d’hôtes sont strictement respectés.
- Suivre et améliorer l’expérience client en collectant et en agissant sur les commentaires des clients pour améliorer la prestation et la qualité du service.
- Assurer un environnement sûr et sécurisé pour les clients du personnel.
- Gestion des tâches administratives, telles que la tenue de dossiers, les rapports et la correspondance.
- Identifier et coordonner les réparations des éléments suivants : plomberie, mécanique, électricité et menuiserie, etc. Dans les maisons d’hôtes et les maisons du personnel.
- Coordonner le traitement des factures de services publics pour la maison d’hôtes et les maisons du personnel international.
- Coordonner l’achat de gaz de cuisine pour les maisons d’hôtes et les maisons du personnel.
Autres responsabilités :
Le titulaire du poste peut se voir confier d’autres responsabilités selon les besoins, notamment, mais sans s’y limiter, les suivantes :
- Soutenir d’autres domaines fonctionnels de l’administration dans le bureau national et dans les bureaux extérieurs.
- Aider à la collecte et à l’analyse des données.
- Assurer la couverture lorsque d’autres membres du personnel administratif sont absents, en congé ou en raison d’un niveau accru d’activités du bureau de pays.
- Toute autre tâche assignée par le supérieur hiérarchique.
Contacts de travail :
Interne : Liaison régulière avec différentes équipes du CO et d’autres bureaux de l’État.
Externe : Contact avec les visiteurs, les hôtels, les compagnies aériennes/agences de voyages et les fournisseurs, etc.
COMPÉTENCES ET COMPORTEMENTS :
Fournir des résultats (compétent )
- Fournit des résultats opportuns et appropriés en utilisant les ressources disponibles.
- Assume la responsabilité de son travail et de son impact sur les autres.
- Planifie, hiérarchise et exécute bien les tâches sans avoir besoin de supervision directe.
- Comprend le lien entre son travail et les objectifs de l’organisation.
Innover et s’adapter (compétences)
- Suggère des améliorations créatives et de meilleures méthodes de travail.
- Recherche et applique les idées réussies des autres pour surmonter les défis.
- Modifie les tâches, les rôles et les priorités pour travailler efficacement dans des conditions changeantes ou peu claires.
- Applique les leçons apprises pour améliorer les méthodes de travail futures.
Application de l’expertise technique et professionnelle (qualifiée)
- Fournit un travail qui reflète une bonne connaissance et une bonne application des normes techniques et professionnelles.
- Se tient au courant des tendances dans son domaine de travail.
- Maintient un comportement éthique et professionnel conformément aux codes de conduite pertinents.
Travailler efficacement avec les autres (compétences)
- Écoute activement les perspectives et expériences nouvelles et différentes de ceux avec qui il travaille
- Soutient de manière proactive les membres de l’équipe et fait confiance à leurs capacités.
- Démontre une compréhension de ses compétences et de la manière dont elles complètent celles des autres au sein d’équipes et de groupes divers.
- Clarifie leur rôle et leurs responsabilités au sein de l’équipe pour maximiser l’impact.
Communiquer avec impact (compétence)
- Écoute activement et cherche à comprendre avant d’être compris.
- Assure que les communications sont concises et bien structurées.
- Partage des informations appropriées, pertinentes et opportunes avec les autres.
- Prépare efficacement les réunions.
Sauvegarde
- Assurez-vous que les fournisseurs se conforment à leurs responsabilités en matière de protection telles que contenues dans leur FWA.
- Aider à organiser et à faciliter l’initiation à la protection du personnel nouvellement recruté, des bénévoles, des bénéficiaires, des parties prenantes et des partenaires du CO.
COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE :
Compétences administratives et générales
- Niveau d’études – HND/B.Sc. en sciences sociales/domaine d’études pertinent.
- Au moins un an d’expérience professionnelle pertinente.
- Doit avoir un certificat de décharge/certificat d’exemption du NYSC.
- Excellentes compétences en matière de planification et d’organisation, avec des compétences administratives avérées.
- Capacité à gérer efficacement des priorités concurrentes dans un environnement en constante évolution, à respecter les délais et à travailler calmement sous pression.
- Capacité à gérer son temps et son agenda.
- Capacité à gérer les fournisseurs.
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication ; communication écrite et verbale ; anglais courant.
- Comprendre la langue locale est un plus.
- Solide esprit d’équipe, avec la capacité de soutenir ses collègues et de demander de l’aide au besoin.
- Engagement envers la mission, la vision et les valeurs de Save the Children.
- Connaissance de l’informatique et des logiciels Word, Excel et Outlook.
Responsabilités supplémentaires du poste
Les tâches et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires dans la mesure raisonnable de son niveau de compétences et d’expérience.
Égalité des chances
Ce rôle est conforme aux politiques et procédures d’égalité des chances et de diversité du SCI.
Protection de l’enfance
Nous devons assurer la sécurité des enfants. C’est pourquoi notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement envers la protection des enfants contre les abus.
Santé et sécurité
Le titulaire du poste est tenu d’exécuter ses tâches conformément aux politiques et procédures de santé et de sécurité du SCI.
