Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante (organisme caritatif/à but non lucratif/de bienfaisance – sélectionnez le terme approprié pour votre public clé) qui fait la promotion des droits des enfants et de l’égalité des filles.
Nous sommes convaincus du pouvoir et du potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
Poste 1 : Archiviste
DIMENSION DU POSTE
1. Scanne et archivage des pièces comptables
- S’assurer que toutes les liasses de paiement sont complètes et correctes avant le scanne et classement sur le serveur et disque dur des finances ;
- Effectuer la révision des liasses comptables des documents du support tout en s’assurant de l’existence de la décharge du/des bénéficiaire/s avant de valider les enregistrements sur le server et disque dur des finances et informer le chef comptable de toutes anomalies ou irrégularités relevées ;
- S’assurer que la structure de l’archivage électronique est unique et continue pour le serveur et disque dur des Finances ;
- S’assurer que les dossiers scannés sont enregistrés par projet Exp. : (CAF100224, CAF100237), par date par et leur bon numéro de voucher ;
- S’assurer que chaque voucher et pages des pièces comptables contient tous les justificatifs et par conséquent ont été annuler avec le cachet PAYE, la date, le numéro du CHEQUE/OV/RECU et le numéro du voucher avant le scanne et classement sur le serveur et disque dur des finances.
2. Classer toutes les pièces comptables et financières par projet.
- S’assurer que toutes les pièces comptables et financières non encore scannées sont conservées dans une boite archive de transit avant le scanne ;
- S’assurer que toutes les liasses de paiement sont complètes et correctes et procéder à la régularisation des manquements avant d’accepter le dossier dans la boite archive de transit ;
- Réceptionner et vérifier tous les dossiers de GNO en provenance des bureaux de l’intérieur du pays pendant toute la période de la prestation ;
- S’assurer que toutes les liasses de paiement reçues des bureaux de l’intérieur sont complètes et correctes. Signaler/mentionner tous les cas d’irrégularités au Chef Comptable avant de signer le document d’envoie (Waybill) dans un délai de 24h au plus tard à l’expéditeur ;
- S’assurer que le document d’envoie (waybill) soit renvoyer à l’expéditeur par mail en mettant le chef comptable en copie pour information et suivi dans un délai de 72h après la réception des dossiers ;
- S’assurer que toutes les liasses de paiement reçu des bureaux de l’intérieur portent la mention SC (scanne) sur le voucher et signaler au cas contraire ;
- Classer et ranger les différents dossiers de GNO en provenance des sous bureaux dans leurs boites archives respectives dans un délais de 72h au plus tard ;
- Classer toutes les autres pièces comptables et financières à la demande de chef comptable selon les recommandations de Plan International ;
- Veiller au respect de bon fonctionnement du système d’archivage de l’organisation en étroite collaboration avec l’archiviste et proposer des solutions d’amélioration ;
3. Mettre à la disposition du chef comptable, du CFM, du CI des auditeurs et bailleurs, les documents physiques et scanne à leur demande durant toute la période de la prestation.
- Mettre à la disposition aussitôt que possible, les documents physiques et scannés (si nécessaire) dans un délai de 5 minutes qui suive la demande ;
- Tenir un registre de suivi de traçabilité pour tous les documents comptables emprunter à l’archive pendant toutes la période de prestation pour des besoins de contrôle ou vérification ;
- S’assurer que tous les documents physiques sortis pendant toute la période de la prestation durant les différentes missions d’audits et contrôles sont ramenés à leur place respective aussitôt à la fin de la mission.
Autres responsabilités :
- Le titulaire du poste doit comprendre les procédures financières en matière de constitution de dossier ;
- Le titulaire du poste doit travailler en étroite collaboration avec les différentes équipes du bureau afin d’assurer la qualité des informations financières produites et partagées ;
- Faire toute autre tâche qui lui sera confiée par la hiérarchie, en lien avec le travail demandé.
Profil Requis et Expérience Professionnel
- Titulaire d’un diplôme niveau bac+2 ou plus dans l’un des domaines suivants : Comptabilité-Gestion, Sciences de Gestion, Science Economique ;
- Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels informatiques de base (Excel, Word, PPt) ;
- Excellentes capacités rédactionnelles ;
- Engagé, enthousiaste, organisé, motivé, rigoureux et autonome, ponctuel ;
- Avoir des fortes capacités à travailler sous pressions avec plusieurs demandes à la fois ;
- Avoir un équilibre personnel et avoir une bonne moralité ;
- Maîtrise de l’anglais parlé et surtout écrit est un grand atout ;
- Capable d’apprendre le travail en équipe et sous pression
- Volontaire pour renforcer ses compétences techniques et acquérir une expérience de travail au sein d’une Organisation Internationale ;
- Avoir effectué un stage au sein du département de la Finance de Plan International constituerait un grand atout.
Lieu de travail : Bangui.
Sous la supervision de : Comptable National.
Grade : 9, avec un salaire de base entre 187.427 – 281.136 XAF (+primes et indemnités).
Date limite : 30 janvier 2025.
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