Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait progresser les droits de l’enfant et l’égalité pour les filles. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Cependant, ce potentiel est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination, surtout celles de la jeune fille.
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Description du poste :
Le/la chargé-e de la gestion financière des subventions est responsable du suivi des subventions conformément aux exigences de Plan et des bailleurs.
Il/elle fournit des informations financières ponctuelles et précises sur les subventions et s’assure que les informations financières dans le système sont fiables et en conformité avec les exigences des bailleurs.
Il/elle accompagne les projets dans leurs élaborations et mises en œuvre (budgétisation, gestion des flux de trésorerie, établissement de rapports, audit, etc.).
. Dimension du rôle
- Il/elle ne gère pas de budget spécifique mais assure le suivi de l’exécution du budget des Subventions dans son portefeuille ;
- Il/elle a une responsabilité financière directe en matière d’enregistrement et de documentation des opérations financières effectuées dans le cadre des subventions ;
- S’assure du respect des exigences financières et comptables du pays en matière de subventions, conformément aux exigences du manuel des opérations, des autres politiques et procédures organisationnelles visant à soutenir une saine gestion financière des projets liés aux subventions au sein de l’organisation ;
- Encadre et forme le personnel en matière des bonnes pratiques en matière de gestion financière des projets ;
- Appuie le management dans les prises de décision à travers la mise à disposition de rapports périodiques sur la situation financière et comptable sur les subventions ;
- Il/Elle ne supervise pas une autre personne.
RESPONSABILITES
- Assurer la qualité des données financières des Subventions dans le Système Financier et Comptable pour répondre aux exigences de Plan,
- Créer / modifier les budgets des subventions dans le Système Comptable et Financier,
- Faire les dérivations des lignes budgétaires créées dans le module Grant et celles qui sont créées dans le module Programme du SAP,
- Préparer les rapports financiers énumérés ci-dessous pour soutenir Plan et la conformité financière des bailleurs.
- Préparer les rapports financiers des subventions suivant les deadlines convenus avec le bailleur de fonds,
- Préparer les Rapports Financiers mensuels des Subventions du Pays suivant les deadlines retenus,
- Préparer et partager les rapports de dérivations tous les mois,
- Soumettre tout autre rapport exigé par l’organisation dans le cadre du suivi et contrôle des informations financières des subventions,
- Assurer un système d’archivage des rapports financiers des subventions,
- Contribution à la performance du département,
- Répondre à toute requête relative aux demandes de financement en lien avec le directeur des finances et du directeur des mobilisations des ressources,
- Former et coacher le personnel des finances et partenaires dans la livraison des exigences de travail pour soutenir les subventions,
- Préparer des listes d’actions d’audit pour les audits de subventions et assurer le suivi de leur mise en œuvre,
- Créer des modèles de rapportages financiers au besoin et Partager les bonnes expériences et les bonnes pratiques,
- Effectuer toutes les autres tâches qui peuvent être assignées de temps en temps pour soutenir les objectifs organisationnels atteints.
Implémentation de la sauvegarde des enfants et des jeunes
- Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées :
- Les exigences en matière de sauvegarde sont incluses dans les critères d’attribution et les processus d’approbation.
- Les activités de sauvegarde et les mesures d’atténuation des risques sont dotées de ressources appropriées dès la phase de conception.
- Dans la mesure du possible, les donateurs bénéficient d’un soutien afin de mieux comprendre les engagements en matière de sauvegarde.
- Effectue des contrôles de conformité sur la prise en compte de l’éventail des risques menaçant les enfants et les jeunes dans toute leur diversité dans l’ensemble des programmes/projets incluant la mise en œuvre des mesures efficaces de réduction et de mitigation des risques.
- Les organisations partenaires bénéficient d’un soutien pour développer une culture organisationnelle, des systèmes, des processus et des compétences appropriés afin de mettre en œuvre les mesures de sauvegarde convenues.
Contacts et relations de travail
- A des contacts étroits avec le personnel du département Business Development et ceux travaillant sur des projets de subvention pour faciliter la mise en œuvre des fonctions financières et comptables,
- Maintien des contacts moyens avec d’autres membres du personnel du Bureau National et des bureaux terrains.
Expertise technique, Competences et Connaissances
- Au moins une licence (BAC+3) en comptabilité,
- Au moins 3 ans d’expérience dans un rôle similaire,
- Bonne connaissance des subventions et de la gestion de projet,
- Bonne connaissance des outils de planification, de gestion, de supervision, de suivi et d’évaluation du projet,
- Bonnes compétences en informatique, y compris la maîtrise du traitement de texte et des tableurs et l’utilisation du module de financement et de subventions SAP,
- Communique clairement et efficacement,
- Capacité à faciliter les processus participatifs pour toutes les parties prenantes pour la mise en œuvre des projets de subvention,
- Capacite de recherche active de soutien pour résoudre les difficultés dans l’exécution des tâches,
- Autonome, objectif et intègre,
- Organisé, méthodique et méticuleux,
- Bonnes capacités de communications orales et écrites,
- Aptitudes à travailler en équipe,
- Bonnes compétences en comptabilité et en analyse,
- Bonnes compétences de coordination,
- Bonnes capacités de jugement et de négociation,
- Capacité à travailler dans des délais serrés,
- Capable de mettre en œuvre les exigences en matière de sauvegarde dans leurs domaines de compétences,
- Capable de servir de modèle à l’organisation dans sa mission de lutte contre les discriminations, de sauvegarde et de promotion de normes de sauvegarde.
LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE
- Nous sommes ouverts et responsables,
- Promouvoir une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parrains et les donateurs,
- Etre soi-même redevable et tenir les autres redevables pour atteindre les standards les plus élevés d’intégrité,
- Etre cohérent et juste dans la manière de traiter les gens,
- Etre honnête sur les erreurs et désireux d’apprendre de nos erreurs,
- Assurer notre redevabilité que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles e,t les jeunes,
- Nous œuvrons pour un impact durable,
- Articuler un objectif clair pour le personnel et définir des attentes élevées,
- Créer un climat d’amélioration continue, ouvert au défi et aux nouvelles idées,
- Favoriser une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parties prenantes,
- Respecter tout le monde, apprécier les différences et remettre en question les inégalités dans nos programmes et notre milieu de travail,
- Aider les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur vie,
- Permettre à notre personnel de donner le meilleur de lui-même et de développer son potentiel,
- Environnement physique,
- Le poste est basé au sein du Bureau National à Niamey, qui est un environnement de bureau typique,
- Niveau de contact avec les enfants,
- Contact Faible : Contact occasionnel ou fréquence rare d’interaction.
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