Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité des filles. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant, mais nous savons qu’il est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
OBJECTIF DU RÔLE :
Le (la) Coordonnateur(trice) des achats rend compte au (au Directeur) des Achats et agit au nom de Plan International Guinée pour fournir une large gamme de services de gestion des achats demandés par le Bureau de pays afin de faciliter la bonne mise en œuvre des projets. Le coordonnateur de l’approvisionnement veillera à ce que toutes les activités d’approvisionnement soient menées dans le strict respect des principes, des règles et des procédures énoncés dans les lignes directrices du Plan d’approvisionnement.
Il/elle devra coordonner avec le personnel de Plan International, en particulier les responsables de la logistique, de l’approvisionnement, des finances et des projets, afin d’assurer une livraison rapide et opportune des contributions au projet. Il/elle devra assurer la supervision, le suivi et la gestion de la fonction d’achat du bureau de pays.
DIMENSIONS DU RÔLE :
Mesures financières ou statistiques pertinentes pour la publication, telles que le budget ; Liste des rapports directs et indirects
- Rend compte au Responsable des Achats, Plan International Guinée avec des lignes hiérarchiques pointillées au Directeur Pays Adjoint des Opérations ;
- Systèmes d’approvisionnement et d’approvisionnement (SAP) et processus d’information de conformité et de gestion ;
- Gestion des risques dans les achats et les fournitures pour le programme thématique ;
- L’agent des achats relève de ce rôle ;
- Zone de responsabilité – CO, avec déplacements vers les AIIP si nécessaire.
RESPONSABILITÉS :
- Analyser les tendances de l’offre et de la demande et soutenir le responsable des achats dans l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies d’approvisionnement
- Exécuter le plan d’approvisionnement et travailler en étroite collaboration avec le gestionnaire des achats, les gestionnaires de projet et les finances dans le processus de planification des projets et des exigences d’achat spéciaux ou complexes.
- Exécuter les activités quotidiennes d’approvisionnement et d’administration des contrats des projets conformément aux procédures, au manuel, au modèle et aux lignes directrices établis.
- Gérer, exécuter et coordonner les tâches liées à l’approvisionnement en biens, services et travaux
- Surveiller l’avancement de la mise en œuvre des contrats pour s’assurer qu’elle respecte les normes, les procédures et le calendrier d’approvisionnement prévus.
- Aider les gestionnaires de projet et les autres membres du personnel à planifier, à établir et à hiérarchiser les fonctions d’approvisionnement, y compris les plans pour l’approvisionnement efficient et efficace des biens, des travaux et des services.
- Collaborer à la gestion de l’ensemble du processus d’approvisionnement et exécuter les fonctions d’approvisionnement quotidiennes telles que :
- Analyser les conditions du marché
- Vérifier les spécifications techniques ou les termes de référence
- Préparer et lancer les documents d’appel d’offres
- Organiser et faciliter les visites des fournisseurs
- Effectuer une analyse du caractère raisonnable du prix
- Participer aux négociations contractuelles, à la préparation, à l’attribution et à la notification de l’adjudication, et faire le compte rendu avec les soumissionnaires.
- Fournir des services d’administration des contrats d’approvisionnement, y compris l’organisation d’une inspection appropriée, la conformité aux conditions générales des contrats, la résolution des retards, le dépannage des problèmes, l’aide aux modifications aux contrats et l’achèvement des travaux et la livraison des biens.
- S’assurer que tous les registres d’approbation et d’approvisionnement sont conservés en toute sécurité et archivés électroniquement au besoin.
- Préparer et partager des rapports mensuels et trimestriels sur l’avancement des achats et l’état du marché, y compris les mouvements de prix.
- Surveiller le rendement du fournisseur pour s’assurer qu’il est conforme à la proposition originale et maintenir un examen continu pour s’assurer que toutes les conditions sont respectées et que les contrats sont conformes aux exigences légales, aux spécifications standard, aux procédures du Plan et aux règlements gouvernementaux
- S’assurer que toutes les activités d’approvisionnement sont exécutées de manière professionnelle, transparente et éthique, conformément aux règlements d’approvisionnement et aux conditions de l’accord de subvention et de mise en œuvre.
- Collaborer avec les demandeurs d’achat et le personnel pour s’assurer que l’achat des biens et des matériaux est correctement planifié, livré en temps opportun dans la quantité et la qualité requises à un coût efficace.
- Participer aux processus de dédouanement des marchandises importées depuis les aéroports ou les ports maritimes, en veillant à ce que les réglementations douanières et les exonérations fiscales nécessaires soient obtenues, en fournissant à l’administration et à la logistique des informations adéquates sur les marchandises à importer.
- Participer à l’évaluation régulière des risques susceptibles d’entraver la livraison continue des activités d’approvisionnement et suivre les actions d’atténuation qui auront été conçues
- Mettre en place un mécanisme pour fournir aux demandeurs des mises à jour sur l’état de leurs demandes ou mettre en place un mécanisme de suivi des demandes
- S’assurer que les relations entre le Plan et les fournisseurs/prestataires de services sont bien entretenues et exemptes de tout conflit d’intérêts
- Participer à l’analyse du marché et des systèmes de livraison afin d’évaluer la disponibilité actuelle et future des matériaux
- Recommander l’amélioration des stratégies d’approvisionnement grâce à une analyse fondée sur des données probantes pour la direction, y compris le prix, la qualité et le service
- Mettre en œuvre les contrats assignés et les accords de niveau de service et d’entente avec les fournisseurs de services pour s’assurer que les ententes sont respectées et que les lacunes contractuelles sont éliminées, en consultation avec le gestionnaire des achats.
Protéger l’activité d’approvisionnement contre la fraude, le gaspillage et les abus.
