Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante, une organisation caritative et à but non lucratif qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité des filles. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant, mais nous savons qu’il est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
DIMENSIONS DU RÔLE
Le coordonnateur du développement des affaires travaillera en étroite collaboration avec diverses fonctions pour s’assurer que tous les budgets des projets sont entièrement financés, que les subventions sont correctement établies, que les dépenses en subventions sont surveillées et que les exigences des donateurs sont connues et appliquées par les différents départements.
Il/elle sera responsable de la mise en place en temps opportun de tous les enregistrements et de la cartographie liés aux subventions dans le module de subvention SAP et veillera à ce que les données SAP soient mises à jour et exactes pour les fonds approuvés.
Il/Elle est responsable de s’assurer que tous les rapports narratifs et financiers sont logiques et parlent le même langage avant d’être envoyés aux donateurs et aux organisations nationales. Le spécialiste du développement des affaires tient à jour le calendrier des rapports, rappelle à ses collègues et s’assure que tous les rapports sont soumis à temps.
RESPONSABILITÉS
Acquisition
- En étroite collaboration avec le BDM, il/elle développe des initiatives à fort potentiel pour accéder aux financements des bailleurs de fonds au niveau local, régional et international.
- Travailler main dans la main avec le BDM pour identifier les opportunités de subventions existantes et potentielles avec les donateurs locaux et les organisations nationales.
- Aider à l’identification des possibilités de financement, au processus d’acceptation et de non-adoption et à l’élaboration des propositions.
- Élaborer et tenir à jour une base de données de donateurs, de notes conceptuelles de projet et de propositions de projet.
- Mettez régulièrement à jour le suivi des pipelines.
Subventions et gestion de fonds
- Élaborer le budget du donateur en fonction du budget du projet.
- Servir de point focal pour la planification, la mise en œuvre et l’évaluation des propositions de subvention et orienter les accords de coopération, les accords de partage des coûts / partage des matchs, les accords de participation, les accords de collecte, les accords inter-agences (dans le cadre du Plan) et intra-agences et les mémorandums d’accord.
- Travailler en étroite collaboration avec le BDM et les chargés de projet pour organiser l’atelier de démarrage.
- Travailler avec le MVP à l’élaboration de procédures et de lignes directrices pour assurer la qualité et la soumission en temps opportun des rapports des donateurs.
- Collaborer avec les chefs de projet, les équipes financières et les autres parties prenantes pour recueillir les informations nécessaires à la gestion des subventions et à la production de rapports.
- Fournir et recueillir des mises à jour régulières au gestionnaire de projet sur l’avancement et les jalons des subventions.
- Travailler en étroite collaboration avec le BDM pour mettre à jour régulièrement le pipeline de subventions et partager des rapports trimestriels à ce sujet.
Conformité
- Soutenir l’élaboration du cadre de conformité, en maintenant un système structuré de politiques, de procédures et de contrôles qui garantit que les fonds sont utilisés conformément aux règlements et aux conditions établis par le donateur.
- Soutenir le PM dans la mise en place du projet conformément aux exigences des bailleurs de fonds.
- S’assurer que tous les projets (subventions et fonds (commandite)) sont conformes aux politiques, procédures et processus opérationnels internes établis.
- Communiquer les exigences et les règlements des donateurs au personnel concerné.
- Travailler avec diverses équipes pour assurer le respect de la conformité des donateurs.
- Identifier les risques de conformité dans le portefeuille de subventions.
- Assurez-vous que les rapports financiers sont préparés sur le bon modèle de donateur, que toutes les formules et le contenu sont corrects et qu’ils sont recoupés avec la narration.
- Assurez-vous que les rapports narratifs sont préparés dans le bon modèle de donateur, qu’ils rendent compte des progrès adéquats et qu’ils sont recoupés avec le rapport financier.
Gestion du système
- Agir en tant qu’expert en la matière pour le module de gestion des subventions et des fonds du système.
- Assurez-vous que tous les documents d’approbation de financement (DAF) approuvés sont administrés correctement dans le système en tant que regroupements de financement et correctement classés.
- Assurer la bonne tenue à jour de toutes les subventions, fonds, SPAD et GMFAD du système.
- Assurez-vous que les données de base de la subvention et du fonds sont correctement configurées en temps opportun, y compris en liant la subvention ou le fonds au projet.
- Télécharger et tenir à jour les budgets des subventions et des fonds.
- S’assurer que tous les aspects de la conformité sont correctement configurés dans le système ; Il s’agit notamment des taux de change du budget, des règles de taux de change des subventions, des proportions de partage des subventions, des coûts illisibles, etc., sur la base de la DAF.
- Mettre à jour et maintenir la réserve de subventions dans le système approprié.
- Responsable d’assurer l’intégrité des données pour les subventions et les fonds.
- Fermez la subvention dans le système une fois que les processus nécessaires ont été entrepris et que la notification a été reçue du NON ou du donateur.
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de financement du projet pour s’assurer que les revenus sont reflétés dans les subventions.
- Assumer toute autre responsabilité relative à la mise à niveau ou à l’amélioration du système.
Formation et développement
- Former le personnel sur la conformité des donateurs.
- Faciliter la gestion des connaissances autour des donateurs, l’élaboration de propositions.
- Intégrer tous les nouveaux membres du personnel au système dans les domaines du module des subventions et des fonds.
Responsabilités supplémentaires
- Soutien dans le processus annuel de planification et de budgétisation.
- Soutenir les processus d’audit.
- Soutenir le rapport final.
- S’assurer que le système BD SharePoint est mis à jour régulièrement, ainsi que tous les documents à l’appui et les rapports soumis, afin d’assurer l’accessibilité et le partage de l’information entre tout le personnel concerné.
- La politique mondiale de sauvegarde et de PSHEA est entièrement intégrée conformément aux normes de mise en œuvre du CPP, le cas échéant. Il s’agit, sans toutefois s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu du RPC et du Code de conduite, sa pertinence par rapport à leur domaine de travail et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément aux procédures appropriées.
Expertise technique, compétences et connaissances
Essentiel
- Au moins un diplôme universitaire dans un domaine de développement connexe.
- Un minimum de 3 à 5 ans d’expérience professionnelle pertinente dans un domaine connexe de la mobilisation des ressources et/ou de la gestion des subventions.
- Compétences informatiques avérées et connaissance de Microsoft et de l’utilisation des progiciels de gestion intégrés (ERP).
- Connaissance des diverses règles et réglementations des donateurs.
- Aptitude avérée à élaborer et à rédiger des propositions et des concepts de subventions.
- Capacité avérée à rédiger des rapports narratifs et financiers.
- Capacité avérée à travailler en collaboration dans un environnement d’équipe multidisciplinaire.
- Capacité à documenter correctement et compétence à remplir des documents.
Souhaitable
- Une maîtrise en développement, en gestion ou dans un domaine de développement connexe est souhaitable.
- Une forte prise de conscience des enjeux actuels du secteur du développement et du paysage des bailleurs de fonds.
- Connaissance approfondie de la conception et de la gestion de projets.
