Créé en 1976, le Geres est une ONG de développement internationale qui œuvre à l’amélioration des conditions de vie et lutte contre les changements climatiques et leurs impacts. En tant qu’acteur de terrain, la transition énergétique est un levier majeur de son action.
MISSIONS ET OBJECTIFS DU POSTE
Le/la responsable Logistique agit sous la responsabilité directe de la représentante Pays (RP). Il/Elle assure le bon fonctionnement de la logistique, des inventaires, des achats et de la sécurité en support à la mise en œuvre des programmes de Geres au Mali. Il/Elle est en charge de :
- La gestion logistique des programmes et du bureau de Bamako
- La supervision et encadrement des équipes logistiques des antennes en lien avec les Responsables
d’antenne - L’appui à la gestion de la sécurité sur la mission Mali en lien avec la Représentante Pays
Il/Elle travaille en lien étroit avec la représentante Pays (RP), les responsables d’antenne, le coordinateur des
programmes, les chefs de projet, et les équipes logistiques, administratives et comptables (SAF) au Mali. Il/Elle
participe à la capitalisation des savoir-faire liés aux différentes fonctions de son poste.
LOCALISATION
Le/la responsable Logistique est basé/e à Bamako, dans les bureaux du Geres. Il/Elle est amené/e à intervenir régulièrement sur le terrain dans les zones d’intervention des projets, en particulier dans les antennes.
Supérieur hiérarchique : la Représentante Pays et en son absence le Coordinateur des Programmes
Supervision hiérarchique : l’Assistant logisticien et son équipe de Bamako
Lien fonctionnel : les responsables d’antenne, les chefs de projets, le coordinateur des programmes, le
responsable administratif et financier (RAF), la Coordinatrice financière opérationnelle (CFO), les chauffeurs
logisticiens et chauffeurs, les gardiens, l’agent d’entretien.
PRINCIPALES ACTIVITÉS DU POSTE
GESTION LOGISTIQUE DES PROGRAMMES ET DU BUREAU DE BAMAKO
1/ Assurer le bon déroulement de la chaine d’approvisionnement
- Assurer l’établissement des plans d’achat et d’approvisionnement pour les projets ;
- Gérer, en étroite collaboration avec le Coordinateur des programmes, les Chefs de projets, les équipes
SAF et les équipes logistiques les achats des projets ; - Garantir le respect des procédures d’achat, de l’achat direct à l’appel d’offre international, et
superviser l’efficacité des processus d’achats de l’ensemble des antennes : regroupement des achats,
référencement des fournisseurs, gestion des achats récurrents, étude des prix référentiels du marché,
archivage des dossiers d’achats ; - Constituer tous les dossiers originaux des achats réalisés ;
- Tenir à jour le suivi des achats réalisés ;
- Assurer la mise en place d’un réseau de fournisseurs locaux pour son approvisionnement comme pour
ses besoins en services. Il/elle connaît le marché local, élabore et tient à jour une base de données sur
les fournisseurs et une liste de prix locaux ; - S’assurer du respect des procédures logistiques mises en place par le Geres (procédures achat,
procédures de gestion des stocks, etc.) et de leur bonne compréhension par les équipes ; - Gérer, en collaboration avec le SAF et la Représentante pays l’ensemble des contrats avec les
prestataires (type de contrat, délai, renouvellement, etc.) ; - Superviser l’acheminement efficace des marchandises et matériels jusqu’à leur destination finale, et
leur documentation ; - Superviser la bonne gestion et le suivi des stocks et inventaires, selon les procédures et outils du Geres,
et s’assurer que ceux-ci soient connus, compris et appliqués sur toutes les antennes de la mission ; - Appuyer l’organisation logistique des missions et ateliers sur le terrain : transports des
équipements/consommables et des personnes, réservations diverses, etc. ; - Organiser les mouvements des équipes dans le cadre des activités ;
- Archiver conformément aux procédures tous les documents liés à la logistique (dossier d’achat, état
des stocks, etc.)
2/ Superviser la gestion des équipements durables de la mission : informatiques, télécoms, énergie, parc
automobile
- Définir les besoins techniques de la mission sur chaque antenne, et conseiller sur les choix
d’équipements ; - Valider, en lien avec la Représentante pays, l’affectation des équipements, élaborer les procédures
d’utilisation et former à leur manipulation ; - Superviserle suivi des équipements (état, localisation, propriétaire/bailleur, consommation, entretien,
réparations, planning d’utilisation des équipements partagés, …), et veiller à la mise à jour régulière
des outils de suivi et la tenue d’inventaires physiques ; - Assurer le transport des visiteurs et personnel du Geres en mission, et veiller en particulier aux
questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions
particulières, équipements de sécurité…).
3/ Assurer la circulation de l’information, la coordination et la représentation sur les questions logistiques - Assurer la mise en place d’outils de programmation de la logistique courante et ponctuelle (plan
d’achat annuel, etc.) ; - Assurer une circulation efficace de l’information logistique aux équipes terrain et capitale ;
- Assurer la coordination logistique à l’échelle du Geres Mali par des visites régulières des bases, des
contrôles, du suivi et des formations ; - Superviser la gestion logistique des événements organisés par le Geres (ateliers, formations…) et des
déplacements nationaux et internationaux.
4/ Assurer la gestion logistique du bureau de Bamako - Gérer le suivi des besoins en intendance du bureau : (eau/consommables/fournitures de
bureau/maintenance,), entretien général, réparations diverses ; - Effectuer les commandes régulières pour le fonctionnement du bureau (produits d’entretien,
papeterie, etc.) ; - Gérer, en collaboration avec l’Assistant Logistique et le SAF, l’ensemble des contrats logistiques du
bureau avec les prestataires (type de contrat, délai, renouvellement, etc.) ; - Gérer le parc véhicule (voiture, et groupe électrogène etc.) et s’assurer du respect des procédures de
gestion du parc véhicule ; - Gérer les équipements du bureau pays (ordinateurs, imprimantes, meubles, climatiseurs, etc.),
s’assurer de leur inventaire et de leur entretien ; s’assurer du respect des procédures de gestion des
équipements ; - Suivre les assurances infrastructures et véhicules ;
- Suivre les travaux de construction et de réhabilitation commandités ;
- Archiver conformément aux procédures tous les documents liés à la logistique bureau (dossier d’achat,
Loogbook des véhicules, etc.) - Effectuer et analyser le suivi des consommations ;
- Veiller à la maintenance et aux réparations des équipements (véhicule, climatisation, etc.) ;
- Assurer l’organisation et la mise en œuvre de la maintenance et de l’entretien du local occupé par le
Geres (électricité, plomberie, maçonnerie, etc.) ; - Contribuer à l’accueil et à l’organisation des séjours des équipes en mission à Bamako.
Supervision et encadrement des équipes logistiques des antennes en lien avec les
Responsables d’antenne
1/Superviser et encadrer les équipes des services logistiques
- Assurer l’encadrement des équipes de la logistique et développer les capacités au quotidien et par la
formation ; - Faire évoluer les pratiques du Geres au Mali en matière de logistique ;
- Mettre en œuvre les outils nécessaires à une gestion efficace de la logistique, dans un esprit de
renforcement des capacités des équipes existantes ; - Être force de proposition pour améliorer les pratiques et les outils logistiques au sein du Geres.
Appui à la gestion de la sécurité sur la mission Mali en lien avec la Représentante
Pays
1/ Accompagner la RP dans la gestion de la sécurité des biens et des personnes - Participer à la mise à jour et l’amélioration des outils et procédures de gestion de la sécurité ;
- Mettre en œuvre, sous la responsabilité de la RP et s’assurer du respect des règles générales et des
plans de sécurité, et former les salariés à ces outils et procédures ; - S’assurer que les moyens matériels et humains en place soient adaptés au niveau de sécurité jugé
optimal des antennes et des équipes sur le terrain, et que les informations sécuritaires sont collectées
et diffusées ; - Seconder la RP dans la veille sur le contexte et les conditions de sécurité sur la mission, notamment en
participant aux réunions sécurité organisées par les collectifs d’ONG ou autres, alerte et émettre des
recommandations à la RP sur d’éventuels changements quant aux risques et mesures à mettre en
œuvre ; - Communiquer sur une base régulière avec les gardiens et chauffeurs sur les incidents, risques et
attitudes à observer (réunions régulières et formations si nécessaire).
PROFIL RECHERCHÉ
FORMATION/EXPERIENCE
■ Formation supérieure en logistique : Minimum Bac + 3
■ Expérience de 5 ans en suivi de la gestion logistique en ONG, incluant une expérience avec un niveau
de responsabilité similaire en gestion logistique.
■ Expérience obligatoire en ONG de solidarité internationale.
■ Expérience de management d’équipes pluridisciplinaires et multiculturelles obligatoire
■ Expérience en Afrique de l’Ouest indispensable
■ Expérience d’évolution en pays au contexte sécuritaire complexe souhaitée
APTITUDES ET COMPETENCES
Aptitudes et compétences exigées
■ Compétences polyvalentes et organisationnelles avec un intérêt confirmé pour les fonctions liées à la
gestion logistique.
■ Maitrise de la gestion des opérations et des ressources
■ Capacité à animer une équipe multiculturelle, capacités à conduire et animer des temps de travail
collectif, à s’inscrire dans une dynamique de renforcement de compétences des équipes. Capacité
d’analyse, de synthèse et de compte rendu.
■ Proactivité dans la résolution des problèmes
■ Sens de la responsabilité
■ Adhésion aux valeurs du Geres
■ Maîtrise impérative du français lu, écrit et parlé, la connaissance des langues locales est un atout
■ Pragmatisme, flexibilité et capacité d’adaptation
■ Sensibilité, diplomatie, patience, pédagogie, capacité d’écoute
■ Méthode, esprit d’équipe, flexibilité, rigueur
■ Intérêt pour les valeurs associatives
■ Intelligence situationnelle
■ Maîtrise des outils informatiques classiques (bureautique, outils internet)
■ Capacités rédactionnelles en français pour l’appui à la rédaction et la relecture de rapports et de notes
de projet et DAO.
Aptitudes et compétences souhaitées
■ Maitrise de l’anglais lu, écrit et parlé
CONDITIONS
- Statut : Contrat à Durée Déterminée (CDD) de 12 mois renouvelable – statut cadre malien ou sous
régional - Poste à temps plein
- Début souhaité : Octobre 2024
- Rémunération selon grille Geres
- Congés payés : 25 jours/an
- Autres avantages : indemnité d’expatriation versée sur place, prime sécurité, sécurité sociale,
assurance santé et rapatriement, deux voyages aller/retour par an
Poste basé à Bamako, avec déplacements dans le pays. Le Geres dispose d’une Politique Générale de Sécurité
(PGS) et de procédures de sécurité propres au contexte du Mali. Par ailleurs, le Geres dispose d’une politique
interne de lutte contre les agissements sexistes et le harcèlement sexuel. Le/la titulaire du poste sera briefé.e
sur ces procédures à son arrivée au Geres.
POSTULER À CETTE OFFRE
Merci d’adresser votre candidature (CV 2 pages maximum et lettre de motivation) à l’adresse [email protected] et [email protected] au plus tard le 31 aout 2024 en précisant « Responsable
Logistique – Nom & Prénoms » dans l’objet de l’email.
Veuillez pré-remplir obligatoirement le formulaire en ligne : https://forms.gle/tHEJBHeSWAQxoUDd9
(toute candidature n’ayant pas rempli ce formulaire ne sera pas étudiée).
Seul.e.s les candidat.e.s présélectionné.e.s seront contacté.es.
Les candidatures seront traitées au fur et mesure. Le Geres se réserve le droit de clôturer le recrutement avant la date limite de réception des candidatures.
