L’ONG de développement et humanitaire PLAN INTERNATIONAL recrute pour ces 2 postes (04 Décembre2023)

L’ Organisation

Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante (organisme caritatif/à but non lucratif/de bienfaisance – sélectionnez le terme approprié pour votre public clé) qui fait la promotion des droits des enfants et de l’égalité des filles.

PROFIL DE POSTE

POSTE 1	LOGISTICS & PROCURMENT OFFICER
Département	Supply Chain /Emergency
Superviseur	Chef de projet
Lieu d ’affectation:	Mopti	Voyage requis	Oui
Date de prise de service	01/01/2024	Catégorie	12
Type de contrat :	CDD (12 mois)

 

 

 

 

 

 

Contexte et justification :

Le développement de la petite enfance, le droit sexuel et la sante de reproduction des adolescents et l’Emploi pour les jeunes sont les trois thématiques prioritaires de Plan International Mali (Stratégie de pays 2019 -2023). Les interventions en situation d’urgence dans un contexte humanitaire et de crise au nord et au centre du Mali constituent également des axes prioritaires pour Plan. C’est dans cette optique que nous comptons recruter un.e Logistics officer basé.e à Mopti pour renforcer le département des Opérations/ Administration du Bureau National Bamako.

RESPONSABILITÉS

1. Responsabilités principales

Sous la supervision directe du Chef de projet et fonctionnelle du Logistic and Procurement Emergency Specialist, le/la titulaire du poste doit faire la gestion et coordination efficace et efficiente des activités logistiques et achats des programmes d’urgences dans la région de Mopti et toutes autres activités qui lui seront confiées par la hiérarchie.

2. Principales Spécifiques

• Approvisionnement :

• S’assurer de la validation des documents logistiques (Réquisitions ; Bon de commandes ; Contrat) au niveau du Bureau de Mopti ;
• Organiser la gestion des achats d’articles sur la base des réquisitions autorisées, conformément aux procédures de Plan International Mali ;
• Assurer la compréhension et le respect des procédures d´achats de Plan International Mali et des nouveaux outils ; la politique éthique d´achat ; la politique de gestion de conflits d´intérêts et de la politique d´approvisionnement ;
• Coordonner l’ensemble des achats réalisés au niveau du bureau pour le projet GFFO/BMZ en respectant les procédures de Plan et des Bailleurs ;
• Organiser les transports secondaires des biens sur les sites de distribution ou site projets ;
• Appuyer les équipes programmes dans la distribution de CASH, des kits FI et NFI ;
• Appuyer les équipes programmes dans toutes les activités ;
• Assister les équipes projets pour l´élaboration des plans d´approvisionnement ;
• Former son équipe et assurer l´implémentation des différents outils de gestion des approvisionnements ;
•  En collaboration avec l’équipe logistique de coordination, gérer les commandes locales ;
•  S´assurer que des études de marché soient réalisées régulièrement pour avoir une base de données fournisseurs et prix à jour ;
•  Elaborer et suivre les contrats d´achats/Protocoles de collaboration, services et travaux édités sur les sites ;
• Appuyer les différents chefs de Projet des Bureaux d’urgences dans l´élaboration et le suivi des procédures d´appels d´offres selon la Politique de Plan ;
• S´assurer que tous les procès de gestion anti-fraude sont en place

• Gestion du parc (automobile/motos et générateurs) et Communication :

• En collaboration avec le Logistic and Procurement Specialist, s’assurer que les politiques et pratiques de gestion des véhicules soient respectées (pour plus de détails, voir le manuel de logistique, approvisionnement et achat, ) pour une flotte de véhicules répartis dans tout le pays ;
• S´assurer que tous les véhicules utilisés par Plan Mali dans la zone d’intervention respectent la législation nationale en vigueur (Carte grise, assurance, visite technique, etc.) ;
• S´assurer de la planification optimisée et sécurisée des mouvements ;
• Assurer l´organisation et la sureté des transports de marchandises sur les projets ;
•  Organiser l’attribution des véhicules afin de répondre de manière optimale aux besoins du programme ;
•  Assurer le suivi de la consommation de carburant et de la maintenance des véhicules, motos et générateurs et des compétences des chauffeurs ;
• Organiser l’installation, la programmation, l’utilisation légitime et la maintenance des équipements et matériels du bureau.

• Gestion des actifs & équipements, Gestion de stocks et gestion de l’inventaire :

 

• Assurer une bonne gestion des actifs et équipements conformément aux politiques et procédures Plan International Mali et bailleurs (enregistrement, suivi, inventaires et plan de cession) ;
•  Préparer les certificats de donation ;
• Appuyer l’équipe programme pour les rapports de distribution ;

• Gestion de l’équipe 

• Superviser et surveiller tous les chauffeurs dans leurs tâches quotidiennes telles que les inspections/vérifications quotidiennes des véhicules, les rapports d’entretien préventif, les journaux de bord, le nettoyage des véhicules et le respect de la sécurité ;
• S’assurer que les chauffeurs connaissent leurs rôles et responsabilités dans le cadre de leurs profils d’emploi individuels et leur fournir tout l’encadrement et le soutien nécessaires pour renforcer leurs capacités ;
• Effectuer l’évaluation des performances Chauffeurs ;
• S’assurer que les carnets de bord sont dument remplis et archivés ;

EXPERTISE TECHNIQUE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES

• Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique (Excel, Word, Excès, Power Point, etc.)
• Être rigoureux (se) et avoir une excellente moralité, savoir bien communiquer en français et rédiger à l’aise toute correspondance administrative ;
• Avoir un haut degré d’engagement professionnel et une motivation avérée pour le poste.
• Avoir un très bon niveau en Français (écrit et oral)
• Avoir un niveau acceptable en Anglais ;
• Avoir une bonne capacité de rédaction de rapport
• Avoir la capacité d’effectuer des recherches sur internet explorer et Outlook
• Être engagé à lutter contre la corruption, tolérance zéro vis avis de la fraude et de la corruption

Formation

• Au moins un diplôme universitaire de niveau Licence en logistique, transport, ou autres disciplines liées à la logistique.

Expérience

• Avoir 2 à 3 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la logistique dans une institution internationale ou une ONG internationale,

 

Date limite: Dimanche, 17 décembre 2023

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Poste 2	Logistic Officer, Global Fund
Département	Administration
Sous l’ordre de	Supply chain Manager, Global Fund
Lieu de Travail	Bamako, Mali	Voyage requis	Oui
Date	1er janvier 2024	Grade	12

Dimensions du Rôle

• Assurer le suivi correct de l’agenda du Directeur du projet ;
• Assurer le suivi et la traçabilité des immobilisations du projet ;
• S’assurer que les documents du projet (courriers, conventions, contrats….) sont bien archivés ;
• Veiller sous le lead du Directeur du projet à donner l’appui adéquat à l’équipe de coordination et de gestion du projet FM dans l’exécution, la conduite des aspects administratifs planifiés de façon mensuel, trimestriel et annuel dans le cadre de la mise en œuvre du projet TB-VIH Fonds mondial (FM).

Responsabilité

1. Rôles et Responsabilité :

• Partager les responsabilités du plan de travail avec le chef de projet et servir de lien avec le reste des membres de l’équipe sur les aspects opérationnels du plan de travail ;
• Assister le service de la logistique dans le marquage et le suivi de la traçabilité des immobilisations du projet ;
• Centraliser les documents du projet (courriers, conventions, contrats….) à la signature du Directeur Pays ;
• Veiller à la bonne tenue de l’agenda du Directeur ;
• Recevoir les visiteurs et organiser les rencontres chaque fois que c’est nécessaire ;
• Travailler avec les éléments constitutifs de l’unité de gestion du programme du Fonds mondial afin de coordonner la présentation en temps opportun les rapports de qualité au Fonds mondial;
• S’assurer que les minutes des réunions sont prises afin de capturer les actions et les résultats attendus et partagé avec le personnel de l’équipe ;
• La coordination des voyages pour le personnel de subvention ainsi que les visiteurs au bureau de pays liés aux activités du Fonds mondial ;
• Veiller à ce que les systèmes de classement appropriés sont créés et gérés au fil du temps et que les systèmes d’archivage appropriés son construits pour le projet ;
• Agir comme point focal pour administrer les services de courrier et de messageries quotidiennes pour l’équipe ;
• Faciliter l’organisation des ateliers de formations et réunions de l’équipe du Projet ;
• Agir en tant que liaison entre l’équipe du Fonds mondial et d’autres unités administratives du bureau de pays ;
• Superviser les chauffeurs et coursier du Projet ;

Connaissances, compétences & comportement requis

Essential

Connaissances

• BAC +3 minimum Gestion ou administrative et ou logistique ;
• Minimum de trois (3) ans d’expérience comme chargé de la logistique, de préférence d’un projet de développement ;
• Excellente maitrise de l’outil informatique ;
• Bonne connaissance des logiciels de comptabilité ainsi qu’Excel, Outlook, Word et PowerPoint ;
• Etre un excellent travailleur en équipe ;
• Bonne communication écrit et oral ;
• Être capable de travailler sous pression.

Capacité spécifique pour le poste

• Capacité de planification du travail ;
• Capacité entreprenariat, et initiative
• Maîtrise de la rédaction ;
• Capacité à centraliser les informations ;
• Excellente maîtrise de la langue française.
• Bonne maîtrise de la langue anglaise est un atout.

Attitudes

• Défenseur des valeurs d’intégrité et de probité morale
• Ouverture d’esprit, et écoute attentive ;
• Forte capacité d’adaptation et esprit d’équipe ;
• Excellentes qualités en communication écrite et orale ;
• Être capable de travailler à un rythme soutenu ;
• Être capable de garder des informations confidentielles ;
• Être disposé à travailler en dehors des heures de service ;
• Être ordonné et méthodique ;
• Bonne capacité de communication orales et écrites ;
• Être engagé au bien-être des enfants et en mesure d’adhérer à la vision et la mission de Plan International, y compris l’engagement à l’égalité des sexes ;

Environment Physique

• Le poste sera basé au Bureau National et si nécessaire, le détenteur ou de la détentrice du poste effectuera des déplacements, pour un accompagnement de proximité, des renforcements de capacités des partenaires ainsi que la vérification de la qualité des données transmises par les acteurs entre autres avec des voyages à l’intérieur du pays.

Niveau de contact avec les enfants  

Moyen : Interaction occasionnelle avec les enfants

Lieu de travail: Bamako, Avec des déplacements sur le terrain

  

Type de role: Sous la supervision du Supply Chain Manager, le/la Logistic Officer, assurera la mise en œuvre de qualité des activités administratives et logistiques du projet pour contribuer efficacement dans le respect des délais appropriés à la facilitation des requêtes soumises par les autres collègues programmatiques et financiers du projet

 

Se rapporte au: Supply Chain Manager,

 

Niveau: 12

 

Date limite: Les candidats intéressés peuvent faire acte de candidature en cliquant sur le lien au plus tard le 05 Décembre 2023.

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